Generativ AI er allerede en del af mange af vores hverdags-devices, platforme og programmer - både privat og i arbejdet.

Men hvad kan AI helt specifikt bruges til i kommunerne? Og hvordan sikrer vi, at ledere og administrative medarbejdere er klædt godt på til at arbejde med kunstig intelligens?

Det kommer en ny analyse (udgivet som e-bog) fra KL og HK Kommunal i regi af Fremfærd Borger med mange relevante bud på.

Meningsfuld kompetenceudvikling

Analysen viser blandt andet, at administrative medarbejderes forforståelse af AI er forskellig, og det kalder på "tilpassede kompetenceforløb" med plads til både de begejstrede og de kritiske.

Derfor anbefales det også, at kompetenceløft i forhold til AI skal være differentieret og målrettet målgruppens kerneopgaver, og hvad kunstig intelligens kan betyde for deres arbejde.

Og det er en vigtig læring i projektet, fortæller projektleder Søren Bregenov-Beyer fra KL.

- Medarbejderne vil på kompetenceforløb som hænger sammen med hverdagen, og så foretrækker de at lære sammen med kollegaer, der sidder med samme type af opgaver, fx byggesagsbehandling, siger han.

Det anbefales også, at kompetenceudvikling med fordel kan ske med inddragelse af hele afdelingen/arbejdspladsen – så det er noget, man lærer sammen.

Ledelse skal sætte retning for AI

En anden hovedpointe er, at kompetenceindsatsen rent faktisk skal hjælpe den administrative medarbejder med at frigive tid og øge kvaliteten.

Og her spiller ledelsen en central og vigtig rolle.

Lederne skal derfor sætte retningen for arbejdet med kunstig intelligens og kommunikere behovet for kompetenceudvikling, lyder det fra den anden projektleder, Lisbeth Eriksen Storm, der er udviklingskonsulent i HK Kommunal.

- Hvis lederen ved, hvor man skal hen, hvad formålet er, og hvad man skal bruge AI til, så kan medarbejderne godt se sig i det. Så ledelse er meget vigtigt, siger hun.

E-bogen beskriver også en række ledelsesdilemmaer, som kan opstå, og anbefalinger til, hvordan lederne kan agere. Anbefalingerne retter sig særligt mod de administrative medarbejderes nærmeste leder.

Hvilke opgaver skal AI hjælpe med?

Der dykkes desuden ned i, hvilke opgaver som AI med fordel kan hjælpe de administrative medarbejdere med.

Og her peges særligt på to overordnede opgavetyper: Den første er kommunikation, oplysning og vejledning og den andet er sagsbehandling, ansøgninger og tilladelser, fordi de administrative medarbejdere bruger markant mere tid i deres daglige arbejde på disse opgaver end på andre opgaver.

E-bogen oplister desuden hele 63 brugsscenarier for AI, som enten er taget i brug i kommunerne, er på tegnebrættet eller er en mulighed i fremtiden.

- Brugsscenarierne er et rigtig godt og konkret værktøj, der kan være med til at synliggøre AI's mange muligheder for medarbejdere og ledere og give dem en fornemmelse af, hvordan AI kan hjælpe dem i deres opgaveløsning, lyder det fra begge projektledere.

Anbefalinger og brugsscenarier skal inspirere

Anbefalingerne og brugsscenarierne skal gerne ud at inspirere ledere og medarbejdere.

- Vi forstiller os, at e-bogen med dens kortlægning af konkrete anvendelsesmuligheder for AI kan give kommunerne ideer til, hvordan man igangsætter dialoger om AI i opgaveløsningen, og hvordan man kan gribe kompetenceudvikling af medarbejdere an, siger projektlederne fra KL og HK Kommunal.

Parternes fokus på AI stopper ikke med rapporten her. KL og HK Kommunal har i OK24 aftalt at opstarte et fælles projekt om netop AI for administrative medarbejdere, som bygger videre på erfaringerne fra e-bogen.

Projektet vil tilbyde gratis introduktionskurser, der er tilpasset til den enkelte kommunes behov, samt moduler på akademi- og diplomniveau, hvortil der kan søges midler hos Kompetencefonden.

Dette projekt vil der komme mere information om på Viden på Tværs.