Visitationen i Holstebro Kommune har fundet en metode til at nedbringe ventelisten til hjemmehjælp og hjælpemidler.

Metoden, der er udviklet i samarbejde med innovationsbureauet Hatch & Bloom, går ud på at visualisere ventelisten og sætte ansigter på en ellers lang og uoverskuelig liste med borgernavne.

- Vi havde billeder af over 300 mennesker, som selvfølgelig ikke var vores borgere, men stammede fra en billeddatabase. Vi satte navne på, så vi godt vidste, hvem de skulle visualisere, fortæller Poula Sangill, der er chef for Sekretariat og Myndighed i Kultur- og Sundhed, Holstebro Kommune.

Venteliste reduceret

Projektet, der hedder ”Humanising the waiting list” var i 2014-2015 et element i Visitationens bestræbelser på at bruge design til at skabe bedre kvalitet og service for borgerne.

Metoden viste sig så effektiv, at ventelisterne på hjemmehjælp og hjælpemidler blev reduceret med 78 procent på blot seks uger. 

- I det øjeblik, en venteliste ligger på et excel-ark, er den hurtig væk. Når den hænger på væggen, bliver det pludselig til ”mine borgere”. Der bliver en anden dynamik og et fælles overblik, siger Poula Sangill og understreger, at billederne for længst er taget ned – også selvom der stadig er venteliste.

- Det dur ikke at bruge det samme greb hele tiden. Så bliver dét bare hverdagen. Desuden kan vi ikke arbejde i det gear hele året rundt.

Vegetarisk chiligryde

Poula Sangill har brugt design som ledelsesværktøj siden 2007, hvor hun var med i projekt ”Det gode køkken” finansieret af den daværende Erhvervs- og Byggestyrelse.

Projektet, der varede halvandet år og ligeldes blev gennemført i samarbejde med innovationsbureauet Hatch & Bloom, gik bl.a. ud på lave bedre mad til borgere, der er visiteret til madservice.

- Mange ældre spiser for lidt, og det, ved vi, har indflydelse på deres ernæringstilstand og livskvalitet. Derfor arbejdede vi med forskellige løsninger, der kunne højne den samlede madoplevelse og kvaliteten af maden. Gennem projektet søgte vi at afdække de ældre borgeres behov, forventninger og krav til en moderne madservice, fortæller Poula Sangill.

Resultatet blev et køkken, der sætter gamle dyder, friske råvarer og god smag i højsædet og tilbyder sæsonbestemte menu-kataloger med op til hele 36 forskellige retter lige fra pandestegt karbonade til vegetarisk chiligryde.

Det projekt overbeviste Poula Sangill om værdien af designledelse.

- Værdien ligger i høj grad i den involvering, der sker af borgere og samspillet mellem borgere og professionelle omkring opgaven, siger hun.

Design til revisitering

Senest har Visitationen i Holstebro Kommune forsøgt sig med visualisering i forbindelse med et revisiteringsforløb, hvor 1700 borgere er omfattet. 

- For at skabe overblik har vi brugt det såkaldte GIS-system – Geo Informations System - hvor man kan lægge alle visitationerne ind på et kort, fortæller Poula Sangill.

Når visitatorene holder møde, kan de tage det digitale billede frem og snakke om, hvor langt de er nået.

- Nu har vi faktisk nået hele Vinderup. Fedt. Man får syn for sagen. Det er ligesom at gå op ad bjerget. Man kan begyndte at se enden på det hele, siger Poula Sangill.

Antropologiske studier

Designprocesser kræver nærværende ledelse og en vilje til samarbejde og inddragelse, understreger hun.

- Det er en strategisk tænkning om at bruge andre indgangsvinkler end det, der ligger i en mere klassisk ledelse. Det handler om at udforske problemrummet, skabe nye løsninger og gøre fremtiden konkret.

Når servicedesign i Poula Sangills øjne er både meningsfuld, begribeligt og håndterbart skyldes det, at metoden bygger på antropologiske studier.

- Man er ude og undersøge feltet, inden man begynder at udvikle det nye produkt. Dette forarbejde er vigtigt, idet vi her opnår en række indsigter om det felt, vi vil udvikle. Det erfarede vi i projektet "Det Gode Køkken". Det var et kæmpe innovationsprojekt, der byggede rent på designtænkning, hvor man skabte løsninger sammen med alle interessenter.

Flere kommuner bl.a. København, Kolding og Aarhus har etableret deciderede innovationsteams og centre som bl.a. anvender designmetoder til at involvere borgere og medarbejderne for at skabe bedre løsninger.

Det er en god ide, mener Poula Sangill.

- På den måde bliver design et ledelsesværktøj, der kan bringes i anvendelse mere bredt. Det ligger der energi i og resultater i. Det har jeg set, siger hun.