Lean er en filosofi, der handler om, at udføre det samme stykke arbejde, men ved hjælp af færre ressourcer. På Akaciegården benytter personalet sig af Lean-tilgangen på flere planer, fortæller Akaciegårdens leder Henriette Wülser. De bruger blandt andet tilgangen i håndteringen af deres forbrugsartikler og i indretningen af plejehjemmet. Man er sågar ved at bygge plejehjemmet om efter leantankegange, så personalet får kortest mulige arbejdsgange. Konceptet er udviklet af firmaet Plustid.dk, der også har hjulpet Akaciegården med at komme i gang med det.

- Baggrunden for at indføre Lean var at få frigivet mere tid til det, der giver værdi for vores beboere, siger Henriette Wülser og fortsætter,

- Men det er ikke sådan, at vi Leaner vores beboere, siger hun grinende, det eneste vi ikke må Leane på, det er de varme hænder.

Før Lean-tiltaget havde personalet målt, at de havde op til 12 procents afbrydelser, når de om morgenen gik ind for at pleje beboerne. Efter Lean-tiltaget behøver beboerne ikke længere vente på, at personalet render efter rene håndklæder, bleer, handsker eller vaskeklude. Medarbejderne har nemlig en Lean-plejevogn, som de tager med sig om morgenen og afleverer om aften. 

Små kort hjælper med at få fyldt op

Overalt på plejecenteret ligger små kort gemt. I rækkerne af yoghurt, i stablerne af håndklæder og bleer. Kortet kaldes et Kanban kort, og er en slags ’husk-at fyld-op-kort’, der sørger for personalt altid husker at fylde op, så de aldrig løber tør for de ting de skal bruge til plejen.

- Når Kanban systemet kører, så løber vi aldrig tør for tingene. Så har vi heller ikke spildtid med, at man skal gå fra afdelingen for at hente tingene, siger Kirsten Jensen, der er Lean-koordinator og social- og sundhedshjælper på Akaciegården.

Noget så simpelt som de små kort har været med til at formindske arbejdsgangene på Akaciegården. Det sparer ikke kun personalet for renderiet, det vigtigste er, at det frigiver mere tid til nærvær hos borgerne.

Kirsten Jensen har været på Akaciegården i 13 år, og arbejdede også på stedet inden Lean blev indført. Det har været en tilvænningssag, men en god én af slagsen. For hende har den største forskel været, at de praktiske ting er blevet mere struktureret, og at der nu er bestemte måder tingene skal gøres på.

- Jeg synes, det er et godt system. Det fungerer i det store hele. Vi er jo kun mennesker, nogle gange kan der ske en smutter, siger Kirsten Jensen.

Mere tid til beboerne

Den større effektivitet har betydet, at der er mere tid til beboerne. Henriette Wüsler forklarer, at det som sådan ikke var på grund af sparehensyn, at de valgte at ty til Lean. At der sidenhen er kommet sparekrav på plejehjemmet, har givet Lean tilgangen et ekstra plus.

-  Vi har været glade for, at vi havde Lean-tilgangen, så vi ikke kom til at skære på det, der har værdi efter nedskæringerne. Vi har prøvet at se, om der var noget spild vi kunne spare i, siger Henriette Wülser.

Til spørgsmålet om det hele ikke kan blive lidt for effektivt, svarer Kirsten Jensen:

- Nej det synes jeg ikke. Beboerne mærker ikke til at vi bruger Lean. Det påvirker det ikke beboerne andet end at det gerne skulle frigive noget mere tid fra de praktiske opgaver, så vi har mere tid til dem.

Ugentlige tavlemøder til ideer

Arbejdet med Lean kræver, at en konstant opfølgning, men det gør de også på Akaciegården. Hver uge holder de såkaldte tavlemøder af 12 minutter, hvor de sørger for at vende nye og gamle tiltag. Her kan medarbejderne komme med ideer til ændringer. Ifølge Henriette Wülser er disse møder vigtige, da det er her medarbejderne, der til daglig arbejder med borgeren, kan komme med deres input.

Tavlemøderne foregår ved, at alle kan komme med et forslag eller en idé. Ideen skrives ned sammen med en vurdering af, hvad gevinsten kan være ved ideen.

- Det kan være små bitte ting, hvor man først tænker, at det kunne da være ligegyldigt. Men det er det ikke. For jo mere man kan forkorte afstanden med de ting, man skal bruge, jo bedre er det, for så har du tid til noget andet, siger Kirsten Jensen.

Ideen bliver testet, og hvis den viser sig at fungere, så vedtages ændringen i hele huset. På det praktiske område er alle afdelinger ens. Det sparer både forvirring og tid, når en medarbejder fra 3. sal skal afløse på 5. sal.

- Det eneste hun skal sætte sig ind i, er at det er andre beboere. Hun skal hverken sætte sig ind i hvordan plejevognen fungerer eller andre ting. For det er ens i hele huset. Så er der tid til at koncentrere sig om, at det er nye beboere og hvad de skal have hjælp til, siger Kirsten Jensen.

Lean er en livsstil - ikke et projekt

Henriette Wülser lægger ikke skjul på, at det kan være svært at holde kog i Lean-gryden. Der skal arbejdes med tilgangen hele tiden for at holde liv i det. Lean er en proces, der er i gang hele tiden. Eller en ’never ending story’ som Henriette Wülser kalder det. Kirsten Jensen er enig:

- Du bliver egentlig aldrig færdig, for du kan hele tiden finde på nye ting. Selvfølgelig skal man heller ikke lave om bare for at lave om. Det skal jo være sådan, at man tænker, at det er praktisk.

Ledelsen gør derfor meget ud af at introducere og fortælle, især de nye medarbejdere, at Lean også er til gavn for personalet selv.

- Det er ikke en forudsætning, at man kender til Lean, når man starter, men man skal ville det. Man skal sige ja til at arbejde med Lean, for at arbejde på Akaciegården. Det er en form for livsstilsændring.

Kirsten Jensen tilføjer, at alle skal have Lean-tankegange med sig i arbejdet. For de er afhængige af hinanden for at få det til at køre. Hvis en glemmer det, kører systemet ikke.

- Hvis der er folk, der er ligeglade med systemet. Så går systemet i stykker. Hvis en ikke går ind og gør tingene, så er de ikke i orden til den næste. Hvis plejevognen for eksempel ikke er blevet ordnet, som den skal. Så skal den næste bruge tid på at rette det op.