Bro under opbygning

Tre skridt til at bygge bro mellem siloer

For at forbedre kvalitet, service og effektivitet er det vigtigt med struktureret arbejde på tværs af de såkaldte siloer, mener forfatter til ny bog. Her får du hans råd til de tre skridt, der skal til for at bygge bro mellem siloerne.

Af William Meyer 19/12/2016

Både kvalitet, service og effektivitet bliver højnet, når man arbejder på tværs af siloer. Det mener Bo Vestergaard, forfatter til den nye bog ”Byg bro mellem siloerne”.  Vi har spurgt ham, hvordan man gør, og du kan her blive inspireret af hans råd til at bygge bro mellem siloerne.

LÆS OGSÅTre råd til at samarbejde på tværs

Men hvorfor i det hele taget bygge bro mellem siloerne?

Det er der flere gode grunde til, mener Bo Vestergaard.

For det første er det ofte mere effektivt blot at bygge bro mellem siloer end at rive dem helt ned ved at omorganisere.

- Jeg anbefaler altid, at man starter med at undersøge, om man kan nøjes med at bygge bro mellem siloerne frem for at omorganisere. Når man bygger bro, kan det som regel klares på fire måneder. Og allerede i løbet af to måneder, vil borgerne typisk begynde at kunne mærke forbedringer, forklarer han. 

Omorganisering kan ikke klares på lige så kort tid, og de kan også være særligt besværlige, fordi ledere ofte skal skiftes ud, mener Bo Vestergaard.

For det andet bliver man mere helhedsorienteret, når man samarbejder på tværs af siloer. Det betyder ifølge Bo Vestergaard, at borgerne får en mere helhedsorienteret hjælp fra siloens fagpersoner og dermed en bedre service. Desuden vil organisationen set ud fra et større perspektiv ofte spare ressourcer, når borgeren hurtigere får den rigtige hjælp.

I de sager, jeg kender til, er kvaliteten for borgeren steget, og det samlede ressourcetræk er uændret eller mindre. Og det bliver lettere for medarbejderne at lykkes med at gøre en forskel for borgeren. Det er derfor, at broer mellem siloerne er en lovende vej frem

Bo Vestergaard

Første skridt: Undersøg, om der skal bygges bro

Før man går i gang med brobygningen er det vigtigt, at man gør sig det klart, om brobygningen overhovedet er relevant. Derfor er første skridt, at cheferne for de enkelte siloer sammen analyserer tværgående sammenhæng i borgerforløb, indtil de er helt sikre på, at de ønsker at støtte og bruge tid på sådan et projekt, fortæller Bo Vestergaard

- Ofte vil man inddrage specialister, der kan rådgive om, hvorvidt der er et særligt problem, som kan løses ved at arbejde på tværs. På den måde kan man også fornemme, om der er opbakning til projektet ude i praksis, siger han.

 Man skal i denne proces også finde ud af, om der er en bestemt gruppe af borgere, man skal rette sin indsats mod.

LÆS OGSÅ: Medarbejderne tager borger-briller på

- For eksempel kan det være, at en kommune gerne vil gøre noget for unge med særlige behov. Men så skal de også spørge sig selv, om der eksempelvis er nogle særlige aldersgrupper eller særlige underkategorier, som er vigtige at fokusere på. Ellers bliver forandringsprocessen ufokuseret og succesraten daler,  fortæller Bo Vestergaard.

Andet skridt: Udvikl og Afprøv løsninger

Når først man er helt sikker på, at man vil engagere sig i en brobygning, kan man begynde at udvikle og afprøve løsninger. Her bør man ifølge Bo Vestergaard inddrage både medarbejdere og ledere.

- Når man på chefniveau har afklaret, hvad det er, man vil med brobygningen, vil medarbejderne også gerne være med til at forandre, for så er det afklaret, hvordan det kan komme borgerne til gavn, fortæller han.

Og ud fra forskning i public service motivation kan man se, at det især er ønsket om at hjælpe andre, der motiverer medarbejdere i den offentlige sektor, understreger Bo Vestergaard. Det får de nu mulighed for ved at bygge bro.

LÆS OGSÅDerfor går vi på arbejde

Typisk starter man med at inddrage en mindre gruppe af medarbejderne, når man skal afprøve nye løsninger, og i takt med at løsningernes effekter bliver mere veldokumenterede inddrager man flere medarbejdere.

- Det kan for eksempel være, at man vil afprøve netværksmøder. Så ser man først på, om det virker i mindre grupper. Hvis det gør det, skalerer man op, siger han. 

LÆS OGSÅ: Innovation i fem faser: Sådan kommer I igang

Når Bo Vestergaard rådgiver, får han blandt andet medarbejderne til at arbejde struktureret på nogle ”workcamps”.  Her veksles der mellem korte, praktiske oplæg og gruppearbejde, som omsættes til handling mellem workcamps.

- Medarbejderne skulle gerne gå derfra med en oplevelse af ”uhj, det var godt, vi var her! ”, fortæller han.

Tredje skridt: Få styr på økonomien

Når det er lykkedes at bygge broer mellem siloerne, kan der opstå en anden udfordring: Økonomien. Ofte vil der samlet set ske en besparelse, når man bygger bro mellem siloer, men hvis man fokuserer på siloerne enkeltvis, kan det være, at en bestemt afdeling bruger flere ressourcer i bytte for, at der så er nogle andre afdelinger, som bruger mindre.

- Derfor skal der være nogle med stjerner på skuldrene, som går ind og siger: ”Det er OK at bruge lidt flere ressourcer”. Ellers risikerer man, at broen mellem siloerne falder sammen, forklarer Bo Vestergaard.

LÆS OGSÅDirektør: Der er brug for en selvtillidsreform

Han giver et eksempel med en skole, der arbejder sammen med et dagtilbud, PPR og familiekontoret.

- Der er måske nogle børn, som pludselig kommer i større problemer, som alvorligt truer deres trivsel og læring. For eksempel begynder at ryge hash og begå butikstyverier. På grund af samarbejdet med skolen kommer man tidligere og helhedsorienteret ind i sagen og får forebygget, at sagen udvikler sig yderligere. På den måde sparer man nogle ressourcer samlet set. Skolen bruger dog måske lidt flere ressourcer.

Det forklarer Bo Vestergaard med, at skolen skal betale for indsatser, som kan betyde, at mere indgribende og dyre indsatser fra socialforvaltningen ikke bliver nødvendige. Det koordinerende samarbejde betyder ofte lidt mere mødeaktivitet i starten af forløbet, som så fører til, at anden mødeaktivitet og sagsbehandlerarbejde ikke bliver nødvendigt. 

Opsamling

Første skridt: Undersøg, om der skal bygges bro. Her skal silocheferne afklare, om de vil investere tid og ressourcer i et brobygningsprojekt.

Andet skridt: Udvikl og Afprøv løsninger. Her skal både medarbejdere og ledere arbejde med at udvikle de rette løsninger til at bygge bro. Løsningerne afprøves og justeres.

Tredje skridt: Få styr på økonomien. Hele projektet kan gå i vasken, hvis man ikke tillader, at enkelte siloer muligvis får et større ressourceforbrug efter brobygningen.

Hvad er en silo?

En silo kan for eksempel være en bestemt afdeling, en organisation eller en sektor. Når medarbejdere involveret i et borgerforløb har forskellige nærmeste ledere, er de i princippet i hver deres silo. En silo er kendetegnet ved et særligt fagligt fokus og ekspertise, juridisk grundlag og separat budget. Der opstår en særskilt logik og handlemåde i en silo. 

Hvad er en "bro mellem siloerne"? 

Bo Vestergaard mener, at for at hjælpe borgeren optimalt skal der bygges bro mellem siloerne i form af arbejdsgange med borgerfokuserede koordineringsmøder. Møderne skal integrere de forskellige siloers perspektiver i fælles handling med borgeren. Bo Vestergaard har i sin bog identificeret syv dimensioner, der kan justeres på, så "broen" virker optimalt.

 

Bo Vestergaard
Bo Vestergaard

Bo Vestergaard er konsulent og arbejder dels med, hvad en god forandring bør indeholde, dels med hvordan man leder forandringsprocessen. Udover bogen ”Byg bro mellem siloerne”, har han skrevet ”Fair proces – fra upopulære forandringer til medarbejdere, der udvikler løsninger”.

Byg bro mellem siloerne
Byg bro mellem siloerne

Bo Vestergaard

2016

Forlaget Fair Proces