Det nederste trin på trappen er grønt, det næste gult, det tredje orange og det øverste trin er rødt.

’Samarbejdstrappen’ står der øverst på den laminerede tegning af trappen, som ligger i personalerummet for Sorø Kommunes sosu-medarbejdere i Dianalund.

- Du kan se, der er kaffepletter på den, siger Helene Christensen, der er gruppeleder i hjemmeplejen, og smiler:

- Det er et klart tegn på, at den bliver brugt og ikke bare ligger i en mappe og samler støv.

Trappen giver et fælles sprog

Helene Christensen og en række andre ledere og medarbejdere i Sorø Sundhed og Omsorg har selv været med til at udvikle samarbejdstrappen, som er et effektivt redskab til at forebygge, løse og håndtere problemer i samarbejdet med både borgere og pårørende.

Trappen gør samarbejdet og konfliktniveauet meget konkret med spørgsmål som: ’Hvilken type tegn er der lige nu hos borgeren eller de pårørende?’, og ’hvad gør vi ved det?’

Spørgsmålene gør det nemt at se, hvis gensidig respekt og lytten til hinanden er blevet afløst af konflikt.

Når samarbejdet er rykket fra det grønne til det gule, orange eller røde trin, kan medarbejdere og ledelse håndtere det ved at se på de enkelte trin og hvilke tiltag og handlinger, de kan udføre for at rette op på dialogen og samarbejdet.

- Den giver os et stærkt og præcist fælles sprog, siger Helene Christensen.

Lytter og løser tingene

Jytte Wikke er social- og sundhedshjælper på Plejecenteret Mølleparken i Dianalund, hvor hun har arbejdet på demensafsnittet Blomstergården i over 20 år.

- Efter vi er begyndt at arbejde med samarbejdstrappen, er vores faglighed steget. Der er styr på, hvad der skal ske, hvis der opstår problemer fx i samarbejdet. Hvis vi sidder til møder, og nogen siger ’jeg oplever, at vi er helt oppe i rød’, så ved alle, hvad der skal gøres, siger hun.

Ideen med samarbejdstrappen er, at ledere og medarbejdere tager den frem og arbejder efter de trin, der er, hver gang der er noget, der minder om en sag eller en konflikt.

- Metoden sidder på rygraden. Lige så snart nogen begynder at øffe om noget, så bruger vi den. Det betyder, at vi får taget dialogen og samtalerne med de pårørende med det samme. Vi tager os tid til dem, lytter til dem, og så løser vi tingene. Og det har en rigtig god effekt, fortæller Jytte Wikke.

Færre misforståelser og færre konflikter

Det kan være svært at være pårørende til et dement menneske. Det er en stor sorg at se fx forældre eller ægtefæller helt forandrede. Det mærker Jytte Wikke og hendes kolleger. Samarbejdstrappen har gjort dem ekstra opmærksomme på de pårørendes perspektiv, så de sørger for at få taget en snak eller holde et ekstra møde, hvis de fornemmer frustration hos de pårørende.

Og det er netop dét, samarbejdstrappen kan, forklarer gruppeleder Helene Christensen:

- Ofte kan man få taget konflikterne i opløbet, fordi de beror på misforståelser.

Klager og sager i pressen gav afmagt

Inden medarbejdere og ledere i Sorø Sundhed og Omsorg begyndte at arbejde med samarbejdstrappen, havde der været flere konflikter og sager, blandt andet hvor pårørende gik til pressen.

- Sagerne var vanskelige at håndtere, og det var samtidig svært at finde ud af, hvor vi skulle henvende os for at få hjælp til at komme på sporet igen, fortæller Helene Christensen.

To af sagerne kørte i den lokale presse med skjulte optagelser af nogle medarbejdere, som oplevede, at de blev hængt ud.

- Mange af mine kolleger var meget påvirkede af konflikterne og af de sager, som de udviklede sig til. Man oplevede det som unfair, og der var meget afmagt i det, fordi vi blev anklaget på vores faglighed, fortæller Jytte Wikke, som også er arbejdsmiljørepræsentant.

Fælles om post-its og dialog

Som følge af sagerne gik Sorø Sundhed og Omsorg sammen med Arbejdstilsynet og udviklede samarbejdstrappen. Både ansatte og ledere udviklede redskabet sammen med kolleger i forvaltningen. Og netop det, at alle niveauer var med, har en kæmpe betydning.

- Vi har været med i processen, så redskabet er udviklet med afsæt i praksis. Den samarbejdstrappe, vi arbejder med i dag, udspringer af mange timers arbejde med post-its og labels og dialoger på kryds og tværs, siger Helene Christensen.

I dag er arbejdsgangene fuldstændig klare. Samarbejdstrappen viser blandt andet, hvornår man skal kontakte hvilke kolleger fx en overordnet, en visitator, en borgerrådgiver eller en jurist.

Lytte og forklare frem for at forsvare

I dag tager både medarbejdere og ledelse snakken med de pårørende langt før, end de tidligere ville have gjort. Ofte hvis Helene Christensen får klager fra pårørende på mail, prioriterer hun at få et møde med dem i kalenderen hurtigst muligt. Nogle gange allerede samme eftermiddag.

- Det giver noget andet at se hinanden i øjnene. Så jeg forsøger at mødes med folk, siger Helene Christensen, der er blevet endnu mere opmærksom på at lytte til de pårørende.

- Jeg prøver at sætte mig i deres sted, og jeg bortforklarer og forsvarer ikke. Jeg kan forklare, hvorfor tingene er, som de er, men først og fremmest lytter jeg.

Slut med at være ensom superhelt

Samarbejdstrappen har også betydet, at både medarbejdere og ledere er mere tilbøjelige til at søge støtte fra andre dele af organisationen. Det kan være alt fra en visitator til en konsulent eller en jurist.

- Vi er blevet bedre til at bede om hjælp og ikke bare forsøge at løse alt alene, siger social- og sundhedshjælper Jytte Wikke og bakkes op af sin leder:

- Før var vi mere vant til at klare os selv. Det er blevet meget mere legalt at bede om hjælp. Vi skal faktisk bede om hjælp, når vi ikke kan bunde. Nu ved vi, at resten af organisationen gerne vil tale med os og hjælpe os, forklarer Helene Christensen.

Finmasket sikkerhedsnet – også for lederne

Ældreplejen i Danmark er befolket af mange selvstændige og robuste medarbejdere, som er vant til at løse små og store udfordringer selv. Sådan er det også i Sorø Kommune, men samarbejdstrappen betyder, at medarbejdere på alle niveauer i højere grad end før beder om hjælp, når der er problemer.

- Jeg kan få trusselsmails og henvendelser, der tangerer psykisk terror, for vi har indimellem at gøre med mennesker, der er i sorg og i stor psykisk krise. Men det kan alligevel ramme hårdt. I dag er der et langt mere fintmasket sikkerhedsnet omkring os som ledere, hvor vi altid kan søge støtte hos ledelseskolleger og højere oppe i systemet, siger Helene Christensen.