Få gode tips til den gode flytning

Få tips til den gode flytning

Da det psykiatriske bosted Ryttermarksvej i Kolding skulle flytte, gik en lang og grundig proces i gang. En flytning handler nemlig både om fysiske rammer og kultur.

Af Mia Dalby Larsen 10/08/2015

Da et psykiatrisk bosted for unge i Kolding Kommune skulle flytte fra gamle lokaler til nye og mere moderne lokaler, så tog flytningen ni måneder. Og det var bestemt ikke for meget, mener Marianne Kaalund Nøhr, der er administrativ medarbejder og var projektkoordinator for flytningen og Margit Jensen, der er medarbejderrepræsentant i det lokale MED-udvalg. De har begge været centrale deltagere i den store omvæltning, det er at flytte 12 beboere og 33 medarbejdere på bostedet og i et støtteteam fra Åhaven midt i Kolding by til Ryttermarksvej i den nordlige ende af byen.

For en flytning handler ikke bare om at pakke ned og transportere indbo, beboere og personale med mange forskellige fagligheder et nyt sted hen. Det handler i høj grad også om kultur, og nye måder at arbejde og bo på, og i sådan en forandringsproces er det vigtigt at have et højt niveau for inddragelse af medarbejdere, beboere og pårørende, lød ræsonnementet. Flytningen blev en succes, og Ryttermarksvej modtog sidste år Kolding Kommunes egen arbejdsmiljøpris.

Erkendelsen kom ledelse og personale frem til allerede, da det stod klart, at Åhavens beboere og ansatte skulle flytte til lokaler, som i højere grad kunne understøtte et selvstændigt liv for beboerne.

-  Vi snakkede meget om, hvilken kultur vi ville have, når vi kom op på det nye sted, fortæller Marianne Kaalund Nøhr, som tog sig af koordineringen og alt det praktiske før, under og efter selve flytningen.

LÆS OGSÅ: Forsker: Niveauer i MED kan noget forskelligt

MED-udvalget var omdrejningspunkt

Fra første færd blev det besluttet, at MED-udvalget skulle være med til at tage beslutninger og lave aftaler. En række grupper blev nedsat til blandt andet at diskutere byggeprojektet på det nye sted, indretningen og inddragelse af pårørende og ikke mindst til at finde ud af, hvordan flytningen skulle bringe en ny hverdag med sig for beboerne. Den gruppe fik navnet Husflidgruppen, og den undersøgte, hvordan beboerne i fremtiden skulle inddrages i at lave mad, købe ind og i det hele taget komme så tæt på en almindelig og selvstændig hverdag som muligt.

-  Meningen med, at beboerne er her, er at de på et tidspunkt skal ud og bo for sig selv, og de skal lære nogle færdigheder, så de kan det.  På vores tidligere sted, havde vi for eksempel ikke køkkener, der var store nok at lave mad til 12 beboere, så de fik aftensmaden udefra. Serviceniveauet var simpelthen for højt, fordi vi ikke havde andre muligheder, siger Marianne Kaalund Nøhr, og fortsætter:  

- Det var meget vigtigt at få solgt ideen om, at vi nu fik et køkken, hvor beboerne kunne tage del i det ved at have maddage og i planlægning af, hvad de skal have at spise, siger Marianne Kaalund Nøhr.

Husflidgruppen holdt løbende møder både med medarbejderne og med beboerne, og alle blev inddraget i at tænke nye tanker om, hvordan en fremtidig hverdag kunne se ud. De pårørende blev også inddraget i flytteplanerne, og der blev holdt to pårørendearrangementer med information om byggeri og flytteproces.

På selve flyttedagen var der vagtsat så meget personale som overhovedet muligt, og det var planlagt og kommunikeret helt ned i detaljer, hvornår der skulle pakkes ned, hvem der skulle deltage og hvordan modtagelsen af ting og beboere skulle foregå i den anden ende. Pårørende deltog også på flyttedagen, som sluttede med fælles grillfrokost på terrassen uden for de nye lokaler. 

LÆS OGSÅ: Ledere giver medarbejdere mandat til forandring

Inddragelse gjorde bekymringer til skamme

Den inddragende tilgang med udvalg og temadage for personale og beboere har været en succes hos medarbejderne, fortæller Margit Jensen.

-  Folk kunne komme med alle deres bekymringer for, hvad der kunne ske. Vi havde nogle fortrykte spørgsmål, for eksempel bekymringer omkring bemanding, eller det forhold, at beboerne selv skulle lave mad. Vi fik taget diskussionerne, og der kom ting frem, som vi ikke lige havde tænkt på. De værste bekymringer blev jo også gjort til skamme, fortæller Margit Jensen.

Både hun og Marianne Kaalund Nøhr nævner medarbejderens bekymringer som et vigtigt opmærksomhedspunkt hos ledelse og MED-udvalg.

-  Den typiske mennesketænkning er ofte, at med forandringer sker der noget dårligt, siger Margit Jensen.

Marianne Kaalund Nøhr siger, at hun i særlig grad er glad for, at det er lykkedes at samle alle 33 medarbejdere på samme adresse, hvor støtteteamet tidligere havde arbejdssted et andet sted. Det er sket, uden at man i dag kan mærke, at nogle medarbejdere ikke har haft deres daglige gang på stedet.

-  De er 100 pct. en del af den samlede personalegruppe i dag, og det synes jeg, er rigtig godt, siger hun.

Og så nævner hun, at beboernes glæde ved det nye sted, ikke bare var en succes men også en faglig tilfredsstillelse at se.

-  Vores beboere er psykisk sårbare unge mennesker, og det lykkedes os at flytte, uden at en eneste af dem fik det dårligere. Tværtimod oplevede vi en kæmpe opblomstring, siger hun.

 Margit Jensen nævner også arbejdet med beboerne som en succes.

-  Vi har fået en læringskultur i forhold til beboerne og set med mine øjne, er der kommet mere miljøterapi ind over, siger hun. 

Fem trin til en god flytning

Åhaven/Ryttermarksvejs opskrift på en god flytning handler om masser af inddragelse og masser af information. Her er fem vigtige elementer, der gjorde flytningen til en succes.

Tidslinjer
Et vigtigt redskab i flytteprocessen var tidslinjer. MED-udvalget udarbejdede tidslinjer for hele processen, som blev opdateret hver gang, der var nyt, og alle havde adgang til dem.

Opslagstavlen
Tidslinjerne kunne ses på en opslagstavle, og her kom referater, beslutninger og andet information op med det samme, så alt information var tilgængeligt for alle medarbejdere, beboere og pårørende hele tiden.

Grupper
En række grupper blev nedsat blandt medarbejdere med hver deres opgave. Nogle stod for indretningen, nogle for læring på det nye sted og nogle for byggeriet på Ryttermarksvej. De små grupper gjorde, at det var nemmere for medarbejderne at lufte deres bekymringer, end i en stor forsamling, vurderer Margit Jensen.

Temadage og seminarer
Der blev holdt temadage for personalet og temadage for beboerne. F.eks. handlede et helt seminar om kultur. En konsulent arbejdede med personalet i to dage, hvor centrale spørgsmål om fremtiden kom på bordet: Hvad vil vi, når vi kommer over på det nye sted? Hvordan kan vi gøre tingene bedre?

Detaljer på flyttedagen
På selve dagen vidste alle helt ned i detaljer, hvad der skulle ske, hvornår, og der var aftalt en plan med flyttemændene. Det gjorde, at beboere og pårørende kunne overskue flytningen, og at den forløb roligt.