I Haderslev Kommune har softwearrobotter overtaget en række administrative opgaver som eksempelvis betaling af lægeerklæringer, opdatering af medicinlister og hele sagsgangen i forbindelse med tilbagebetaling af kontanthjælpskrav.

For at lykkes med sådan en digitalisering er fagmedarbejdernes viden om systemer og lovgivning vigtig at få med. Derfor bliver medarbejderne inddraget tidligt, når en ny administrativ opgave skal automatiseres af robotten, fortæller Rune Hedegaard, økonomimedarbejder i Økonomi & Løn i Haderslev kommune.

Han er sammen med sin kollega Nicolai Schultz blevet uddannet til at kunne kode rutineprægede opgaver, som softwarerobotten skal overtage.

- Vi sætter os ned ved siden af medarbejderen, som trin for trin viser os sin arbejdsgang, og vi spørger ind til alle mulige ting, så vi får det hele omkring processen med, siger Rune Hedegaard.

Derefter koder de softwarerobotten, så den automatisk udfører opgaven. Programmet får kort fortalt forskellige it-systemer til at arbejde sammen.

Medarbejderne skal være trygge

På lidt over et år har Haderslev Kommune lavet 20 automatiseringsprojekter i forskellige forvaltninger, og flere af dem har medarbejdere selv henvendt sig med. Og i alle processer er medarbejderne blevet inddraget fra start af.

- Vi fortæller altid først medarbejderne om, hvad robotten kan bruges til, og vi sætter ikke noget i gang, før de har godkendt det og er trygge ved, at robotten gør det, den skal, siger Rune Hedegaard.

Tidligt fokus på barrierer

Men hvorfor er det så vigtigt, at have medarbejderne med?

Det er det, fordi det er effektivt, fortæller Søren Skaarup, der er chefkonsulent i Rambøll og har arbejdet med digitaliseringsprojekter i årevis.

- Ved at inddrage medarbejderne tidligt, får man de barrierer, som altid er der, på bordet tidligt, og dermed kan man adressere dem tidligt, siger han og fortsætter:

- For det andet får man skabt en bedre forudsætning for en vellykket implementering senere hen, fordi medarbejderinddragelse er med til at skabe ejerskab.

Medarbejderinddragelse er innovativt

Ved at invitere medarbejderne ind i processen omkring digitaliseringen får man også medarbejdernes viden om arbejdsgange, deres idérigdom og indsigter i borgerne med.

- Der er en enorm innovationskraft i medarbejdernes dagligdagsviden, men også i deres modstand. For benspænd og forhindringer er vigtig for innovation, for bruger man bare sin magt til at tvinge noget igennem, bliver man ikke tvunget til at tænke nyt, siger Søren Skaarup.

Han fremhæver desuden, at inddragelse også er udviklende for medarbejderne. Derfor mener han ikke, at der er noget dårligt at sige om medarbejderinddragelse, selv om han fra tid til anden kan opleve skepsis på ledelsessiden, som kan være bange for øget ressourceforbrug og medarbejdernes modstand mod idéen.

- Det handler om ikke at se modstand som modstand, men som udtryk for at der er noget godt, man er bange for at miste, eller at man har viden og erfaringer, der ikke er inddraget, og det skal man tage hånd om helt fra starten af, siger han.

Fire faser, hvor medarbejderne skal tænkes med

Digitaliseringsprojekter kan være meget forskellige i størrelse og varighed, men ofte indgår fire elementer eller faser, hvor medarbejderinddragelse er helt nødvendig at tænke med, siger chefkonsulent Søren Skaarup.

Han har været med til at beskrive de fire faser - Idéudvikling, konsekvensvurdering, udvikling/anskaffelse og implementering/drift - i et nyt materiale "Digitalisering og det gode arbejde" fra BFA Velfærd og Offentlig administration.

Fra idé til drift

1) I idéfasen handler medarbejderinddragelsen rigtig meget om at få spillet faglighederne og indsigterne om borgerne med ind, fortæller Søren Skaarup

2) Dernæst skal man lave en konsekvensvurdering, altså se på de ønskede effekter og forventede konsekvenser.

- Her kan medarbejderne bidrage med at fortælle om forudsætningerne for, at det kan lykkes, siger han.

3) I tredje fase skal man beskrive kravene til den nye løsning, som enten skal udvikling eller anskaffes.

- Det skal ikke bare være en liste over funktionaliteter, men indeholde formuleringer om, hvad for noget arbejde, hvilke relationer og fagligheder, systemet skal understøtte, siger Søren Skaarup

4) Til sidst skal den nye løsning implementeres og køres i drift. Her skal medarbejderne være med til at kvalificere implementeringsplanen, da de skal lægge ryg til, og ledelsen skal understøtte inddragelsen ved at sætte de nødvendige ressourcer af, påpeger chefkonsulenten.

Når løsningen er i drift skal medarbejderne stadig kunne formulere problemer og komme med idéer til system og arbejdsgange, og de skal opleve, at deres input bliver lyttet til og har en effekt, lyder det fra Søren Skaarup.

Haderslevs erfaringer med inddragelse

I Haderslev Kommune har Rune Hedegaard og Nicolai Schultz også oplevet værdien af medarbejderinddragelse i flere af disse faser og oplevet den modstand, som opstår.

- Vi har oplevet, at vores kolleger er bange for, at robotten tager deres arbejde, eller ikke gør arbejdet godt nok, siger han og fortsætter:

- Derfor har vi brugt meget tid på at fortælle om, hvad teknologien kan, og at den kan hjælpe dem og frigive tid til andre opgaver, siger Rune Hedegaard og suppleres af Nicolai Schultz:

- Vi har kunnet vise, at robotterne kan lave mange flere kontroller, end de selv kan, og at den kan arbejde mere ensartet og på den måde gøre det lettere at undgå fejl, siger han.

De har selv som medarbejdere været inddraget i udvælgelsen af det software-program, som de nu er oplært i at kode, og ledelsen har bakket op ved at skabe tid og plads til opgaven, fortælle de.

Begge arbejder nu både som robot-kodere og med deres "gamle" opgaver i Økonomi & Løn.