Når en borger er arbejdsløs, ved at blive smidt ud af sin bolig, har psykiske problemer og kæmper med misbrug, så er der ofte mange fagpersoner inde over.

Men hvordan får en kommune arbejdet smart sammen om en borger med så komplekse problemstillinger? I Esbjerg Kommunes Borger & Arbejdsmarked var man nysgerrig på, om relationel koordinering kunne gøre en forskel for at imødekomme de åbenlyse problemer, der er, når mange aktører og fagpersoner skal arbejde på kryds og tværs.

Derfor satte man i 2016 et pilotprojekt i søen, som skulle teste, om det tværfaglige samarbejde mellem de tre enheder – borgerservice, jobcentret og sociale tilbud - kunne styrkes. Og tilbagemeldingerne fra både borgere og medarbejdere var så positive, at man besluttede at arbejde videre med relationel koordinering ved at udvikle sin egen Esbjerg-model. Men inden, vi løfter sløret for kommunens erfaringer og de konkrete resultater, skal vi lige blive klogere på, hvad relationel koordinering er.

Relationel koordinering skal skabe sammenhæng og helhed

Relationel koordinering tager udgangspunkt i en række principper, som handler om at skabe fælles viden, mål og plan i en gruppe, der arbejder på tværs af fagligheder og forvaltninger.

- Det er med til at styrke koordineringen af og kommunikationen i de arbejdsprocesser, der går på tværs af faglige funktioner, enheder og organisationer. Og det er med til at skabe en helhedsorienteret retning, som giver et sammenhængende forløb for borgeren, siger læringskonsulent Gitte Walther Petersen.

Hun var tovholder på pilotprojektet med relationel koordinering i Borger & Arbejdsmarked og er nu ved at implementere en tilpasset metode i Børn & Kultur.

LÆS OGSÅ: Esbjergs ABC til relationel koordinering i praksis

Forskellen mellem samarbejde og relationel koordinering

De fleste medarbejdere siger til at begynde med, når de bliver præsenteret for relationel koordinering, at ”det gør vi da allerede”. Men der er nogle flere lag i relationel koordinering end ”blot” samarbejde og koordinering, fortæller Bo Vestergaard, der er forfatter til bogen ”Relationel koordinering i praksis”.

- I relationel koordinering skal man producere fælles viden og fælles mål - og prioritere dem. Hvad arbejder man hen imod det næste stykke tid, og hvad arbejder man hen imod først, hvis der er flere mål, siger han.

Udover fælles viden og fælles mål skal man have en fælles plan i gruppen af aktører.

- Den fælles plan skal beskrive, hvad gør vi konkret og hvornår, så alle ved, hvad hinanden arbejder med. Og så skal man koordinere, hvis der sker ændringer. Derfor skal man mødes tilpas hyppigt til at kunne handle i rette tid, siger Bo Vestergaard.

Så for den enkelte medarbejder i en forvaltning kræver det, at man får lejlighed til at integrere sin egen opgaveløsning i den store opgaveløsning, påpeger Bo Vestergaard. Når der er mange fagpersoner i en borgersag, så er det ikke let at gøre, selv om den enkelte medarbejder gerne vil.

Forhindringer og faldgruber for relationel koordinering

At se det samlede billede kan være rigtig vanskeligt af flere forskellige årsager.

- Hvordan hænger mine opgaver sammen med, hvad de andre render rundt og laver. Det er nogle gange rigtig svært, fordi man er delt op i forskellige siloer, hvor man tænker på hvert sit -  det kan være, man er underlagt forskellig lovgivning, forskellige pengekasser og forskellige fagligheder, siger forfatter Bo Vestergaard og fortsætter:

- De enkelte medarbejdere og forvaltninger kan blive målt på forskellige ting og har derfor ikke nogen særlig anledning til at arbejde på tværs. De fleste vil ofte gerne arbejde sammen, men strukturer og siloer gør, at det bliver svært, siger han.

En anden ting, som kan stå i vejen for relationel koordinering, er ledelsen. For der skal være opbakning gennem hele ledelsessystemet, hvis det skal kunne gennemføres, lyder det fra Gitte Walther Petersen fra Esbjerg Kommune.

- Det er supervigtigt med tidlig ledelsesopbakning, og det skal være helt oppe på topniveau, så alle har en grundlæggende forståelse for, at det skal prioriteres, siger hun.

Og sådan var det netop i Borger & Arbejdsmarked i Esbjerg, hvor direktør Lise Willer satte det hele i gang ud fra et ønske om at styrke den tværgående koordinering mellem de tre enheder – borgerservice, jobcentret og sociale tilbud.

Få timer sammen er mere effektive og giver bedre beslutninger

I pilotprojektet i Esbjerg Kommune havde man udvalgt 12 konkrete borgersager, som man ville arbejde med relationel koordinering med i tre måneder. Det var alle sager, som havde en stor kompleksitet, som man oplevede gik i ring, og som havde snitflader til alle tre enheder i Borger & Arbejdsmarked.

Det begyndte med en workshop-dag, hvor alle aktører i en udvalgt borgersag blev introduceret grundigt til tankerne bag relationel koordinering og de værktøjer og metoder, man kan benytte. Herefter gik man i gang med at arbejde konkret med sagen ved at bruge nogle af værktøjerne.

Og så begyndte det at rykke, fortæller Gitte Walther Petersen.

- Når man er samlet fysisk, så gør det, at man kan lave nogle kreative løsninger og hurtigt sætte nogle handlinger i gang. Flere aktører sagde, at de nåede meget længere på ét effektivt relationelt koordineringsmøde, end de havde gjort på en række møder førhen, fortæller Gitte Walter Petersen.

Projektet gav pote og spredes nu til andre forvaltninger

Arbejdet med relationel koordinering viste, at møder blev afholdt langt mere effektivt end tidligere, og der kom hurtig afklaring i forhold til forskellige indsatser for borgeren.

- Medarbejderne fik oplevelsen af, at man gør fremskridt i sagen, og at man kan løfte i flok. Det blev også tydeligt, at alle har en aktie i sagen. For når man har skrevet på en seddel, at man inden næste møde skal gøre en bestemt indsats ifølge den fælles plan, så gør man det også. Det er derfor motiverende for medarbejderne og bidrager til arbejdsglæde, siger Gitte Walther Petersen.

I pilotprojektet lavede man også nogle borgerinterview før og efter arbejdet med relationel koordinering, og her var tilbagemeldingerne markante.

- En borger sagde efterfølgende, at ”hvor er det rart, at I nu kan tale sammen, og at det ikke er mig, der skal koordinere mellem fagpersoner”, fortæller Gitte Walther Petersen.

Esbjergs model for relationel koordinering har indtil videre været brugt i omkring 50 borgersager i Borger & Arbejdsmarked, og modellen er i en tilpasset form ved at blive afprøvet i Børn & Kultur.