Relationel koordinering handler om at højne kvaliteten af et tværfagligt samarbejde, så borgeren oplever en mere helhedsorienteret indsats.

I Esbjerg Kommune har man udviklet sin egen model i samarbejde med Bo Vestergaard, der er proceskonsulent og forfatter til ”Relationel koordinering i praksis”. Og noget af det absolut vigtigste i arbejdet med relationel koordinering er at facilitere processen. Altså under møder styre tiden, igangsætte faser, invitere til samtaler og holde gruppen på sporet.

For et godt og produktivt møde holder ikke sig selv.

En gruppe af facilitatorer står klar til de svære sager

Da man efter et succesfuldt pilotprojekt valgte at køre en model for relationel koordinering i drift i Borger & Arbejdsmarked, skulle der også uddannes nogle facilitatorer til at styre processerne. Og en af dem er Danni Zaar Madsen, som er uddannet pædagog.

Han arbejder til hverdag på Kraftcenter Esbjerg, hvor han støtter udsatte borgere til at kunne mestre eget liv bedst muligt. Men når en kompliceret borgersag har brug for noget mere koordinering, end den vanlige rundbordssamtale kan tilbyde, så står Danni Zaar Madsen klar til facilitere den proces. Nu som uddannet facilitator.

- Vi blev uddannet i nogle faciliteringsværktøjer, hvor der blandt andet var fokus på at forhøje den kollektive intelligens i en gruppe af aktører. Hvordan kan man få alle til at tale lige meget, hvordan kan de blive korte og præcise i deres udsagn, og hvordan kan vi få løftet en samtale op fra, at en enkelt person synes noget, til at hele gruppen synes det, siger Danni Zaar Madsen.

Det var Bo Vestergaard, som stod for undervisning og træning af facilitatorerne.

- Facilitatorens rolle er utrolig vigtig for, at man kan få det til at fungere. Hvis man trækker facilitatoren ud, falder det lidt sammen, for så får den sammensatte gruppe ikke koblet sig ind på hinandens viden eller styr på, hvad der egentligt skal arbejdes med og besluttes, og de før sjældent afsluttet til tiden, siger Bo Vestergaard.

LÆS OGSÅ: Esbjerg har lavet sin egen model til relationel koordinering

Relationel mapping giver aktørerne bedre overblik

Når en ny gruppe fagpersoner skal skabe relationel koordinering begynder det altid med et fire timers opstartsmøde, hvor en række principper for arbejdet præsenteres. Det handler blandt andet om at skabe fælles mål, fælles viden og fælles plan, vise gensidig respekt for hinandens faglighed og faglige indsats, kommunikere tilpas hyppigt til at handle rettidigt og kommunikationen skal være præcis og problemløsende.

Alle deltagere i den tværfaglige gruppe introduceres med navn, enhed og stilling, samt hvad de kan hjælpe med i deres funktion.

- Så går vi i gang med værktøjet relationel mapping på en flipover, som er placeret på bordet mellem aktørerne, så alle kan deltage på lige fod. Her skrives alle aktørerne op i bobler, hvorefter vi ser på, hvordan ser det så ud med kommunikationen mellem x og y? Hvad med den fælles viden? Har de fælles mål, har de gensidig respekt og taler de tilpas hyppigt sammen til at kunne handle i rette tid, og er deres kommunikation præcis og problemløsende?, siger Danni Zaar Madsen.

Herefter sætter faciltatoren eller aktørerne streger mellem de forskellige aktører. Rød kan bruges til at markere, hvor koordineringen kan forbedres, og grøn kan vise, hvor koordineringen fungerer fint.

- Når mappingen er lavet, så udpeger vi igennem metoden Fælles Dagsorden de områder eller handlinger, der skal arbejdes med for at opnå de fælles mål. Hvad er relevant at arbejde med på denne specifikke borger? Og så laver vi nogle punkter på, hvad de enkelte aktører kan gøre, siger Danni Zaar Madsen.

Storyboard skal synliggøre fælles mål og fælles plan

Det næste skridt i processen, som Esbjerg altid arbejder med, er værktøjet storyboard. Det er en metode, som skal gøre de kommende begivenheder og mål synlige.

- De ting, som vi har skrevet ned, trækkes over på et storyboard, eller hvad der kan beskrives som en tidslinje, hvor vi så skriver, hvad vores fælles mål er, og hvad der skal til af indsats fra de forskellige aktører til netop at opnå dette, fortæller Danni Zaar Madsen.

Hvis det er svært at udpege ét fælles mål, så kan man arbejde med at udpege nogle forskellige mål for, hvordan de enkelte aktører kan understøtte hinanden.

- Hvis du får hjulpet en borger med angst, hvordan kan det så understøtte, at han kommer i gang på jobcentret, så han kan komme i beskæftigelse. På den måde får man set den gensidige afhængighed, der er mellem aktørerne, for at nå et givent mål, siger Danni Zaar Madsen.

Det korte opfølgningsmøde – kaldet debriefing

Den tredje metode, som Danni Zaar Madsen og Esbjerg Kommune, altid arbejder med i forbindelse med relationel koordinering er debriefing.

- Det er et kort og struktureret opfølgningsmøde, som skal bruges til at lave justeringer og nå at handle i rette tid, siger Danni Zaar Madsen.

Mødet kommer lidt tid efter, at en handling er sat i gang, og det skal holdes kort, så det helst kun varer 15 minutter eller maksimalt en time, hvis der er mange aktører.

Man skal helt kort igennem tre punkter. Observation: Hvad skete der? Refleksion: Hvordan giver det mening at gå videre herfra? Og handleplan: Hvem gør hvad, hvornår?

Relationel koordinering er blevet en fast metode, som bruges i komplicerede borgersager i Borger & Arbejdsmarked og er nu ved at blive spredt til Børn & Kultur i Esbjerg Kommune.