Når man taler om forandringer i folkeskolen, hører man ofte om, hvad det betyder for lærerne og pædagogerne. Men det betyder også noget for andre faggrupper, for eksempel skolesekretærerne.

På Nordstjerneskolens Helsinge afdeling er Lone Nygaard én af to skolesekretær. Hun har været på skolen i 12 år, og i den tid har hun været med til fire sammenlægninger, hvor skolen hver gang er vokset. De sammenlægninger har gjort, at hun har været med til mange organisatoriske forandringer, og der har bestemt også været forandringer i opgaverne. På nuværende tidspunkt er der tre sekretærer fordelt på Nordstjerneskolens to afdelinger.

- Det, der har forandret sig, er, at man stadig er den omsorgsfulde sekretær, når børnene er syge, men man er også den, der har styr på budgettet, så vi ikke overskrider det, siger Lone Nygaard og giver eksempler på ting, hun arbejder med i løbet af en dag.

- Som sekretær har man mange opgaver. Hvis der er en elev, der er blevet syg og skal ringes hjem, eller der er én, der er blevet sendt på kontoret, fordi eleven ikke kan være i klassen, så lander eleven her. Ringer der forældre, der skal spørge om noget eller klage, så er det også her. Der er koordinering af specialordninger med specialbørn, og vi er jo også koordinator for alle de udefrakommende gæster, der skal guides hen til lokaler, siger Lone Nygaard.

Hun arbejder med skolens daglige økonomi, og det er også hende og hendes sekretærkollega, der står for at finde vikarer.

Skoleleder på Nordstjerneskolen, Peter Brixen, har ligeledes set, hvordan roller og opgaver har ændret sig.

- De har også nogle strategiske opgaver nu, for eksempel kommunikation, som kræver mere end blot, at man er administrativt stærk. Så på den måde mærker jeg et pres på dem, for det er en bredere opgave end, det har været tidligere, siger Peter Brixen.

Blæksprutten i forkontoret

KL og HK Kommunal har for nylig lavet et projekt, hvor de kortlagde, hvilke opgaver og roller der i dag er kendetegnende for skolesekretærfunktionen Projektet identificerede følgende fem kompetencerprofiler med tilhørende opgaver.  Listen skal ikke ses som en facitliste, og den enkelte skolesekretær skal ikke kunne det hele, men formålet er, at skolen kan bruge den som inspiration og kigge på, hvordan den er dækket ind på de forskellige kompetencer. 

• Frontmedarbejderen, der er skolens ansigt udadtil.
• Økonomimedarbejderen, der arbejder med regnskab, løn og budgetopfølgning.
• Formidleren, der arbejder med hjemmesider, sociale medier og intrasider.
• Administratoren, der koordinerer med andet personale og arbejder med data i forskellige systemer.
• HR- og personalemedarbejderen, der håndterer opgaver i forbindelse med løn, ansættelser, afskedigelser og barsel.

Sekretæren har meget sjældent kun én af opgaverne, oftest sidder de på mange af dem og i tilfælde dem alle.

- Der er mange administrative opgaver, så man skal have flair for både IT og administration generelt. Der er mange administrative ting, der skal ordnes. Det er vi rigtig afhængige af som ledere, at de er stærke til, siger Peter Brixen.

Lone Nygaard er som nævnt ansvarlig for regnskaber og økonomi på skolen, og hendes kollega er ansvarlig for koordinering af eksaminer, men det betyder ikke, at de ikke skal vide noget om alt det andet, der foregår.

- Min rolle som sekretær er at være den frontfigur, der går forrest og ved det meste, og det kan godt være svært nogle gange at vide alt. Det giver en masse udfordringer og lidt frustrationer. Det gode ved at have været et sted længe er, at man KAN svare på tingene. siger Lone Nygaard.

Afbrydelser er en del af hverdagen

Når man som sekretær sidder på et forkontor, hvor alle kan komme ind, er det ikke meget arbejdsro, de oplever.

- Man skal kunne tåle at blive afbrudt. Når jeg kommer om morgenen, så bliver dagen ikke altid, som jeg havde tænkte mig. Da vi også sidder med vikardækning,  og der er akutte ting, der ikke kan vente, er min hverdag meget styret af andres behov, kan man sige. Ikke så meget min egen planlægning men mere, hvad de andre har brug for. Det skal man kunne rumme. Man skal kunne rumme, at andres behov er vigtigere, siger Lone Nygaard.

Tidligere var sekretærjobbet ikke så omfangsrigt, som det er i dag.

- Tidligere var man primært den, der tog telefonen og var et filter i forhold til ledelsen. De var også ansigtet udadtil. Derudover sørgede de for at købe for eksempel kladdehæfter ind samt nogle mindre administrative opgaver. Der var også noget piccolo i det, blandt andet at servicere i forbindelse med møder. Der er mere tyngde i opgaverne nu, siger Peter Brixen.

Lone Nygaard opsummerer forandringen sådan:

- Forandringen er, at man både skal være sagsbehandler som har sit eget specialeområde, men samtidig skal du være blæksprutte, der skal rumme alle, og det er et forkontor, der skal kunne svare på meget. Der stilles mange krav. Det er et vilkår i dag, siger hun.