Fokuserer på afdelingens kompetencer

I Natur og Miljø i Hedensted Kommune har de udviklet et system, der giver et samlet overblik over alles kompetencer. Det giver mulighed for at sikre, at der hele tiden er de rette kompetencer tilstede til at løse opgaverne. Samtidig bliver den enkelte medarbejder skarpere på, hvad hun kan.

Af Rasmus Kremmer KLK 08/02/2013

Natur og Miljø i Hedensted Kommune stod som alle andre kommuner efter kommunalreformen med et krav om at implementere et kvalitetssystem. Dermed var der også et krav om styring af kompetencer. Ifølge Vibeke Volmers, der  er sagsbehandler i Natur og Miljø i Hedensted Kommune og ansvarlig for kompetencesystemet, var de meget bevidste om, hvordan de præsenterede systemet for medarbejderne.

- Kompetenceafklaring er en følelsesmæssig affære, for folk kan hurtigt få den opfattelse, at der bliver stillet spørgsmålstegn ved, om de kan deres arbejde. Derfor gjorde vi meget ud af, at udgangspunktet ikke var at kortlægge folks kompetencer, men at beskrive hvilke kompetencer, vi har brug for, hvis vi skal kunne løse vores opgaver. Vi flyttede fokus fra medarbejdernes kompetencebehov til afdelingens kompetencebehov, forklarer hun.

Den lille prins

Vibeke Volmers henviser i den forbindelse til forfatteren til historien om ’Den Lille Prins’, Antoine de Saint-Exupéry. Han sagde, at hvis man vil have bygget et skib, skal man ikke sige til folk: ”Her er tømmer og værktøj, byg mig et skib”. Man skal ikke uddelegere opgaver til dem eller fordele arbejdet, men i stedet vække deres længsel efter det store åbne hav.

- På samme måde var det vigtigt for os at synliggøre, hvilke fordele der er ved at have styr på og kunne dokumentere kompetencer, der dels er brug for til opgaveløsningen og dels til stede hos medarbejderne. Det var vigtigt at  fortælle, at det her ikke handlede om at måle medarbejderne, men at have fokus på opgaverne, siger hun og fortsætter:

- Man opnår det, at medarbejderne gerne vil kunne dokumentere, hvad de har af kompetencer, for så kan de ”få lov” at lave de mere udfordrende opgaver, og det bliver mere gennemskueligt at se, hvem de skal henvende sig til for at få faglig sparring.

Understøtter strategien og sikrer kvaliteten

Nu bruges kompetencesystemet til at sikre, at kvaliteten er i orden, når kommunen behandler sager på natur- og miljøområdet.

Derudover bruges systemet ifølge Mette Christensen, der er afdelingsleder i Natur og Miljø, målrettet til en strategisk tilgang til kompetenceudvikling – både set fra kommunens side og for den enkelte medarbejders side.

- Vi arbejder strategisk med kompetencerne således, at vi vurderer, hvor vi har brug for mange, få, en enkelt eller slet ingen personer, der har den givne kompetence. Dermed får vi arbejdet struktureret med sårbarheden. Hvad skal alle kunne håndtere, og hvor køber vi kompetencerne ind? Det giver samtidig en fælles forståelse for, hvor vi skal sætte ind og bruge fx kursusmidlerne. Her er det ikke den, der spørger, der får lov, men der hvor organisationen samlet set mest trænger, fortæller hun.

Kompetencesystemet kræver noget skriftlighed

Kompetencesystemet, der er bygget op omkring et udførligt skema, hvor medarbejderne vurderer sine egne og andres kompetencer, giver ledelsen et overblik over afdelingens kompetencer.

- Basiskompetencerne skal alle gerne kunne. Dertil kommer så en række kompetencer, hvor vi som afdeling skal kunne dække områderne på et niveau, der sikrer, at vi kan løse de opgaver, der dagligt strømmer ind. Men det er også vigtigt, at vi på strategiske vigtige områder har den fornødne specialistkompetence. Det giver mulighed for at planlægge efter, hvor vi er sårbare i forhold til nogle kompetencer og dermed bruge det i eksempelvis udviklingsplaner for de enkelte medarbejdere. Samtidig kan vi med åbne øje vælge de områder, hvor vi vil købe kompetencer ind fx i form af konsulenter, forklarer Mette Christensen.

Hun fremhæver, at det ikke handler om, at alle skal være specialister i alt. Pointen er derimod, at afdelingen samlet set kan løse opgaverne.

Som specialist lægges vægt på tre overordnede parametre:

  • Viden - grundviden og/eller opdateret viden på området.
  • Erfaring – hvilke typer opgaver på området har man lavet.
  • Resultater, herunder formidling – har man løst opgaverne med succes.

Win-win

Ifølge Vibeke Volmers giver den strategiske brug af fx kursusmidler medarbejdertilfredshed, fordi medarbejderne ved, at kursusmidler bruges af hensyn til fællesskabet og ikke for den enkeltes skyld. Så et kursus er ikke noget, man får i stedet for en lønforhøjelse. Hun påpeger, at medarbejderne også får en sidegevinst ud af systemet.

- Ledelsen bruger det selvfølgelig til at styre kompetencerne og den enkeltes udviklingsplan, men medarbejderne kan bruge det til at se deres værdi. De kan for eksempel dokumentere, hvad de kan, hvis de skal søge et nyt job, siger hun.

En del af MUS

Det skema, som medarbejderne udfylder for at få overblikket over kompetencerne, er også en integreret del af MUS-samtalerne.

- På baggrund af disse kortlægninger kan jeg sammen med medarbejderen – og ofte vedkommendes team – lave en plan for, hvordan vi får de fornødne kompetencer. Her er det vigtigt, at vi ikke alene ser på kurser, men også fx sidemandsoplæring. Det kan også være nødvendigt helt bevidst at give en medarbejder opgaver, der ellers ville være endt hos en anden, for at sikre mere erfaring på det pågældende område hos den pågældende medarbejder. Vi kan også aftale, at medarbejderen arbejder mere med formidling - fx i form af planlagt kontakt til presse, politikere eller kollegaer, siger Mette Christensen.

Rum for udvikling

Selv om Hedensted Kommunes natur- og miljøadministration er glade for systemet, kan Vibeke Volmers og Mette Christensen sagtens se nogle udviklingspotentialer. Det handler eksempelvis om, hvad formålet er.

- Vi har hidtil defineret specialkompetencerne på meget miljøfaglige områder. Vi har brug for også at koble systemet op på vores strategi. Det kræver, at vi ikke alene har kompetencer til at sikre miljøet, men at vi også sikrer kompetencer til den gode og konstruktive dialog med kunder og borger. Vi har fokuseret meget på de faglige kompetencer, men nu overvejer vi, om vi skal have mere personlige kompetencer med, som fx projektledelse, mødeledelse og kommunikation, forklarer Vibeke Volmers.

Sådan virker kompetencesystemet
  1. Systemet er opdelt i basiskompetencer og specialkompetencer.
  2. Alle sagsbehandlere skal have basiskompetencerne inden for eget fagområde, der f.eks. er en miljøfaglig uddannelse, erfaring fra offentlig forvaltning, IT på brugerniveau. Alle skal ikke kunne alt. Derfor er der nogle særlige kompetencer, som er specialkompetencer. Det er dem, der er behov for ved fagligt tunge, men sjældnere forekommende opgaver.
  3. De personer, der besidder specialkompetencerne, er ansvarlige for at holde kompetencen ajour. Er kompetenceperson skal have og bruge den nyeste viden, kunne relevant historie, være orienteret om, hvad den nærmeste fremtid kan bringe på området, samt kunne formidle viden om området.
  4. Hvis man besidder en specialkompetence, har man ret til sager inden for det pågældende område.
  5. Alle sagsbehandlere har pligt til at bruge kompetencepersonerne til at kvalitetssikre.
Om kompetenceprocessen
  1. Gruppen/afdelingen definerer basiskompetencer ud fra opgaver. De bruger begreberne kendskab, viden og indsigt.
  2. Kompetencer, der kræver indsigt, bliver defineret som specialkompetencer.
  3. Nogle faglige medarbejdere og lederen vurderer, hvor der er behov for specialkompetencer. De defineres på følgende områder; uddannelse, erfaring og resultater og formidling.
  4. Den enkelte potentielle specialist scorer et specialkompetenceskema, hvor hvert spørgsmål kan scores mellem 1 og 5, og alle scoringer skal begrundes.
  5. To kollegaer scorer ligeledes den potentielle specialist og begrunder også scoringen.
  6. De tre finder sammen frem til den endelige score. Der overvejes mulige handlinger til forbedring/udvikling af de enkelte elementer, hvis der er behov for det.
  7. I MUS eller anden individuel samtale aftales handleplanen for den enkelte.
  8. Lederen udarbejder en overordnet kompetenceudviklingsplan.
Mere om erfaringer med individuel kompetenceudvikling og udviklingsplaner
Kontakt Natur & Miljø i Hedensted Kommune

Vibeke Volmers, Natur & Miljø, Hedensted Kommune, Vibeke.Volmers@hedensted.dk, 7975 5670