- Det lyder helt banalt, men når man bygger nyt, så skal man bygge det hus, man har brug for.

Sådan siger fra Knud Sørensen, der har været byggeleder og i dag er driftschef for Skanderborg Kommunes nye rådhus, som stod klar til indflytning i efteråret.

Skanderborg Kommunes vision Kommune 3.0 er grundlaget for det hus, som cirka 700 medarbejdere flyttede ind i mandag morgen efter efterårsferien i 2016.  For medarbejderne betyder visionen blandt andet tværgående samarbejde, vidensdeling, projektarbejde, samskabelse og roller som understøttende for en borger, som står i spidsen for eget liv.

LÆS OGSÅ: Kommune 3.0 har bygget Rådhus 3.0

Rammer og vision spiller sammen

At bygge et hus handler ikke bare om mursten, tag og valg af vinduer. Med det nye rådhus har kommunen også sigtet mod at skabe fysiske rammer, som understøtter visionen.

Rådhusets medarbejdere arbejder i store, åbne rum. Der er mange projekt- og mødelokaler, borgere og interessenter kan inviteres ind i et mødecenter, og den eneste medarbejder, der har sit eget faste skrivebord, er borgmesteren.

Alle andre flytter rundt alt efter karakteren af dagens opgaver, og hver afdeling har skullet beslutte, om de ville bruge pladsen i deres afdeling på et skrivebord til hver eneste medarbejder, eller om de kun ville have skriveborde til det antal medarbejder, der er på arbejde. Nogle afdelinger har valgt at have skriveborde til alle. Andre har valgt kun at have til omkring 70 procent af medarbejderne.

- Medarbejderne kommer fra små cellekontorer til det her, og det er noget helt andet. Vi har vekslet den plads, man bruger til at have små to-eller firemandskontorer til areal, som vi kan bruge til noget andet, fortæller Knud Sørensen.

Møderum i rådhuset

Der er gjort meget ud af at udnytte pladsen på en anden måde end ved traditionelle skriveborde. Foto: Thomas Søndergaard

 

Loungemiljøer

De store rum i afdelingerne er luftige, på skrivebordene står ikke andet end dock og skærm. Der bliver ført lavmælte samtaler, og gulve, vægge og lofter er lyddæmpende.

Der er loungemiljøer, hvor man kan sætte sig med sin computer i sofaer, der er små mødelokaler i afdelingerne, som medarbejderne kan gå ind og tale med hinanden i eller tale i telefon, hvis de ikke har lyst til at gøre det i de åbne landskab. Og om aftenen, når medarbejderne er gået hjem, tøffer robotstøvsugere hen over de ryddede gulve.

Martin Simonsen er ingeniør i Vej og Trafik, og han mærker tydeligt en forskel i både de fysiske rammer og måden at arbejde på, efter han har flyttet arbejdsplads ind i det nye rådhus.  Hver morgen tager han sin bærbare computer og papirer frem, fra sit skab og napper et skrivebord i lokalet og klikker sin computer i docken. Om eftermiddagen pakker han det sammen igen og forlader et tomt skrivebord.

- I starten var jeg lidt skeptisk i forhold til ikke at have sin egen plads. Men da jeg begyndte at tænke over det, kunne jeg godt se fordelene, fortæller han.

En del af Martin Simonsens arbejdsdag går med samarbejde med kolleger – også fra andre afdelinger – og han er gledet ind i en arbejdsform, hvor han arbejder der, hvor det giver mening på dagen og i forhold til opgaverne.

- De første 100 dage havde vi ingen regler. Jeg gik efter at komme til at sidde på så mange forskellige pladser som jeg nu kunne komme til. Tanken er jo, at vi skal arbejde aktivitetsbaseret, så hvis jeg en dag skal tale meget i telefon, så sætter jeg mig i et af glasburene, eller hvis jeg har brug for ikke at blive forstyrret, så har vi nogle pladser, der egner sig til det, siger han.

Den store gevinst for ham er det tværfaglige samarbejde med andre afdelinger. Det, der i dag er Skanderborg Rådhus, var tidligere delt ud på seks adresser rundt i hele kommunen, som består af en række sammenlagte, mindre kommuner. Martin Simonsen og hans afdeling sad i det gamle rådhus i Ry, mens planafdelingen, som han ofte arbejdede sammen med sad i Skanderborg.

- Da vi havde været her en måned, havde jeg en samtale med min chef, hvor jeg kunne fortælle, at jeg havde sparet cirka en uges arbejdstid på, at jeg bare kan gå hen til alle samarbejdspartnere her i huset, siger han og fortsætter:

- Den ene dag kan jeg sidde sammen med dem i mit eget team, og den næste kan jeg arbejde sammen med og sparre med vores planfolk, hvis vi skal lave en lokalplan sammen.  Jeg ser fordelene i, at jeg kan arbejde på den måde, jeg gerne vil, og at der er så mange forskellige muligheder for det, siger han.

Martin Simonsen nævner også, at hans samarbejde med it-folk og byrådssekretariatet er blevet nemmere og rent socialt har han fået udvidet sit kollegaskab i et stort hus, hvor alle mødes i restauranten, som rådhusets kantine er blevet døbt.

Martin Simonsen

Martin Simonsen er ingeniør og arbejder med anlæg af veje. For ham er de nye rammer en fordel i hverdagen. Foto: Mia Dalby Larsen

Mennesker har forskellige behov og tryghedszoner

Det er ikke alle medarbejdere, der med det første kunne se lige så mange fordele i den nye indretning og fysiske rammer som Martin Simonsen, fortæller Knud Sørensen.  Beslutningerne om f.eks. ikke at have faste pladser udviklede sig undervejs, som både byggeprojekt og vision udviklede sig.

- Det var selvfølgelig en pille, der lige skulle sluges – først at gå fra enkeltmandskontorer til åbenrumskontorer og derfra til, at alle ikke skulle have en fast plads. Der har været meget diskussion om det, og vi har brug tid på at tale om det i de forskellige personalefora. Vi bliver nødt til at lytte til folk, siger han.

De diskussioner kan Regitse Rans nikke genkendende til. Hun er fællestillidsrepræsentant for HK'erne og har blandt andet siddet med i det paragraf 17, stk. 4 projektudvalg, som har haft deltagelse af både politikere, interessenter og altså også medarbejderrepræsentanter. Indretning og nye måder at arbejde på har også været et vigtigt tema i det midlertidige MED-udvalg, der blev nedsat i forbindelse med byggeriet. Her var der repræsentanter fra alle seks tidligere adresser, som rådhusets medarbejdere var spredt ud over.

- I hele processen har der været medarbejdere med på en eller anden led til at sparre eller kommentere. Vi havde Ikke beslutningskraft, men vi har siddet med, og vi har kunnet agere i det, der er foregået, fortæller hun. 

Regitse Rans har i processen formidlet de bekymringer og holdninger, som hun hørte blandt medarbejderne.

-  Nogle medarbejdere var meget bekymrede, nogle mente at det var bare helt fint. Der har været reaktioner i alle udgaver. Det vigtigste er at prøve at lytte til folk og møde dem både i bekymringerne og i begejstringen og så få formidlet beslutningerne videre til medarbejderne. Vi vidste, at vores arbejdsmiljø ville blive udfordret, når vi skulle til at arbejde i åbne kontorer, så vi har diskuteret rigtig meget, hvad vi kunne gøre i indretningen. F.eks. har vi arbejdet meget med at gøre noget ved rumklang, fortæller hun.  

Der er gjort ekstra ud af at bruge støjdæmpende materialer på gulve, lofter og vægge. Men det er ikke kun det fysiske, som nogle medarbejdere er blevet udfordret af. Medarbejdere har forskellige behov, og for nogle kan det være en udfordring at skulle rydde sit skrivebord hver aften og et tab at skulle stille billederne af børnene væk.

- Det her er jo medarbejdernes arbejdsplads. Vi skal tage dem alvorlig, og det handler jo også om, at folk har nogle forskellige elementer, der gør dem trygge. Det der er virkelig vigtigt for nogle, kan være en bagatel for andre, og man må tage sig tid til at tage den ærlige dialog med dem, siger Knud Sørensen.

- Jeg synes faktisk, det er gået over alt forventning. Den ros vil jeg i høj grad dele ud af til medarbejderne. De har været åbne, siger Knud Sørensen.

Knud Sørensen

Knud Sørensen står ude i vandrehallen, hvor der er liv i løbet af dagen. Foto: Mia Dalby Larsen

Den mentale flytning

Kommunaldirektør er enig. At flytte en stor gruppe medarbejdere og bede dem arbejde i helt nye rammer og på nye måder er ikke noget, man gør med et snuptag.

- Det har taget tre år at bygge huset her, men det har taget fem år at skabe den mentale flytning. Beslutningerne om ikke at have faste skriveborde, og derefter at ikke alle afdelinger har skriveborde til hver eneste medarbejder, er kommet skridtvis i år fire. Man skal være virkelig godt forberedt til sådan noget, fortæller Lisbeth Binderup.

Det er Regitse Rans enig i. Hun har oplevet, at man nogle stedet har øvet sig i at arbejde på nye måder. 

- Der er også forskel på, hvor meget man har forberedt sig på flytningen ude på de gamle rådhuse. Nogle steder har man været igang længe og f.eks. revet vægge ned og sat sig sammen i åbne kontorer for at prøve det inden flytningen. Andre steder har de holdt fast i den måde, de plejede at gøre tingene på helt op til flytningen, siger hun og forsætter: 

- Alt det praktiske ved en flytning kan man planlægge sig ud af, hvor det svære er at forberede sig selv på, hvordan jeg nu får en god dagligdag, der hænger sammen med de nye vilkår, der er. Hvordan kan jeg se mig selv ind i det nye?, siger hun.

Hun fortæller, at nogle medarbejdere er blevet overrasket i positiv retning, så de føler, de fungerer meget bedre, end de frygtede. Nogle var med på det hele fra starten, men har så opdaget udfordringer, da de kom igang. Og enkelte medarbejdere har slet ikke kunnet se sig selv i det nye.

Glasbur

Afdelingerne har valgt at have mange mindre lokaler, hvor man kan gå ind og ringe eller holde små møder med kollegerne. Foto: Thomas Søndergaard

Kommune 3.0. er i udvikling

Videndeling, teamsamarbejde, og at arbejde sammen med borgere, der står i spidsen for eget liv kommer ikke over en nat. Kommunaldirektør Lisbeth Binderup mener dog, at medarbejdere og ledere er kommet godt på vej.

- Jeg kan mærke en anden stemning og en ny glæde ved kollegaskabet. Den nye måde at arbejde kommer lige så stille – noget af det gør i hvert fald. Der er også andre ting, hvor vi ledelsesmæssigt skal gå ind og f.eks. definere nogle projekter, som er egnet til det.  Det er ikke nok at have lyst til at arbejde sammen, man skal også have nogle opgaver, som passer til det, siger hun.

Både Martin Simonsen og Regitse Rans påpeger, at der stadig er et stykke arbejde i at tage lokalerne rigtigt i brug i afdelingerne og få erfaringerne med, hvad der virker.

- Og nu handler det om, hvordan gør vi det mere optimalt? Hvordan får vi den synergi, som vi er sikre på, at vi kan få? Vi kan måske ikke altid se den lige nu, men det er noget af det, vi skal arbejde videre med, siger Regitse Rans. 

Til spørgsmålet, om det nye rådhus har gjort noget ved refleksionerne omkring Kommune 3.0. svarer Lisbeth Binderup:

- Kommune 3.0 ændrer sig hele tiden. Det handler om den overordnede tendens til, at tænke på den som en ændring af kerneydelsen. Det handler ikke om, at vi bare skal bruge nogle flere frivillige, det er et spørgsmål om holdning til det arbejde, man har. Altså om man ser sig selv som en serviceassistent med borgeren som kunde eller en playmaker med en aktiv borger, der skal støttes i livsmestring og fællesskaber. Det er det sidste, vi er på vej over i, og det går helt ind i fagligheden, siger hun.

Opgaven definerer pladsen

Medarbejderne sætter computeren i docken og bruger Skype og headset som telefon. Derfor kan de sætte sig der, hvor det giver mening i forhold til dagens opgaver. Foto: Thomas Søndergaard