I 2015 gik Sorø Kommune i gang med projekt ’Kerneopgave i forandring’. Målet var, at medarbejderne i langt højere grad skulle samarbejde tværfagligt omkring en fælles defineret kerneopgave og med udsatte borgere som målgruppe. Men hvor starter man, og hvordan gør man – sådan helt konkret?

- På et tidspunkt sad vi til et styregruppemøde, og snakken bølgede frem og tilbage. Det ene øjeblik mente folk, at der var brug for faste strukturer og modeller og dagsordener. Det næste øjeblik mente folk, at vi skulle starte med at ændre på kulturen, hvis vi skulle have medarbejderne til at samarbejde bedre på tværs. Og lidt efter var der igen nogle, der sagde, at vi ikke kunne undvære strukturen, fortæller Kasia Caroline Vad, som er projektleder for ’Kerneopgave i forandring’ i Sorø Kommune.

Det virkelige behov er et både-og, kom hun og hendes kolleger frem til, og struktur-delen krævede en model.

Modellen fandtes i forvejen

I Sorø Kommune blev løsningen en samarbejdsmodel, som grundlæggende består af minimum tre årlige samarbejdsmøder mellem borgeren og alle de fagligheder, som borgeren møder til hverdag i sin kontakt med kommunen. Det kan være de relevante sagsbehandlere, men f.eks. også en praktiserende læge eller en fagperson fra misbrugscenteret. På mødet vendes hele borgerens situation med borgeren selv for bordenden, og der laves alt fra almindelige praktiske aftaler til reel sagsbehandling på mødet. 

Møderne er bygget op om en model, som Socialstyrelsen har udgivet og som oprindeligt er udarbejdet til en målgruppe af anbragte børn og unge, og den har Sorø Kommune tidligere arbejdet med i forbindelse med netop den målgruppe. 

- Vi har jo ikke selv udviklet den, men vi har tilpasset den vores målgruppe af voksne aktivitetsparate borgere over 30 år og borgere i ressourceforløb, og det kan andre kommuner jo også gøre. Det gælder bare om at finde en plan, der virker og giver mening for alle. Så længe den tager udgangspunkt i borgerens perspektiv, siger Kasia Caroline Vad.

LÆS OGSÅ: Otte elementer i at indføre en samarbejdsmodel

I Sorø er det en væsentlig pointe, at det helhedsorienterede tager udgangspunkt i borgerens eget perspektiv. 

- Mødet skal være borgerens møde, og det er borgerens plan, vi arbejder ud fra. På den måde finder vi den fælles kerneopgave, som vi skal samarbejde om i stedet for at diskutere, hvilke indsatser og faglige perspektiver, der er vigtigere end andre, siger Kasia Caroline Vad og fortsætter:

- Og nok så vigtigt: Vi giver ansvaret for eget liv tilbage til borgeren - med den nødvendige støtte til borgeren i processen. 

Modellen er beskrevet i en håndbog, som alle de deltagende medarbejdere følger.

Forløbet for samarbejdsmødet, og hvad der skal ske før og efter, er beskrevet, ligesom alle roller er forklaret. Der er prototyper for dagsorden, for indkaldelse af samarbejdspartnere og for mål- og aftaleskemaet, som er borgerens egen plan.

I håndbogen er alle praktiske opgaver beskrevet med tilhørende ejerskab, så der er ikke tvivl om, hvem der skal sørge for, at aftaler underskrives, mødelokaler bookes, og sørger for at alle kommer til orde, og hvem der laver kaffe.

Vi ved, hvad vi afviger fra

Håndbogen skaber rammen og har især i starten været den, der gjorde, at man kom godt i gang, vurderer nogle af de medarbejdere, der deltager i projekt ’Kernopgave i forandring’. I dag bliver den ikke fulgt 100 procent slavisk i hvert eneste møde, for måske kræver netop denne borger og denne situation noget lidt andet, men så danner bogen grundlaget, så man ved, hvad man afviger fra.

- Vi starter med den og slutter med den hver gang. Det kan være, der er nogle punkter, vi tager i en anden rækkefølge, og når vi er igennem mødet, så bruger vi den til at få samlet op på tråde, siger Tina Thillerup, der er ydelsesmedarbejder og en af de medarbejdere, som er trænet i modellen.

Håndbogen betyder også, at når medarbejdere får nyt job, eller der kommer nye til, så går der ikke viden tabt.

- Vi har oplevet en stor udskiftning i personalet, og den er god at have, når man kommer ude fra og hopper ind midt i det hele. Det er et godt fundament at have, og den forpligter os alle sammen siger Hanne Hansen, der er teamkoordinator i Social Service Team Handicap og Psykiatri, og som deltager i samarbejdsmøderne, når hun har en borger, som er centrum for et samarbejdsmøde.

LÆS OGSÅ: Medarbejdere: Helhedsorienteret sagsbehandling giver energi til arbejdet med de tunge sager

Koordinatoren er vigtig

Med projektet ’Kerneopgave i Forandring’ har Sorø Kommune valgt at udnævne en administrativ tovholder, som er gennemgående i alle samarbejdsmøder i alle sager. I projektet var det Birgitte Tjørnebjerg, der til daglig er børnesagsbehandler i Familierådgivningen, men som i projektet fik sat timer af til at varetage tovholderfunktionen. Ud over at holde styr på aftaler og administration, så har hun og håndbogen også haft en anden vigtig funktion på tværs af medarbejdere og afdelinger i kommunen:

- Vi har opnået et fælles sprog. Jeg siger de samme ting igen og igen. Når der kommer nye sagsbehandlere ind i samarbejdsrummet, så er det min opgave at forklare, hvad det går ud på og hvad deres rolle er, siger hun. 

Det kan Kasia Caroline Vad nikke genkendende til.

- Jeg har oplevet at sidde til møde i en afdeling, hvor nogle af sagsbehandlerne helt automatisk er begyndt at tale om samarbejdsmøder, og hvad der ligger i det koncept. Det, synes jeg, er en landvinding for et tværgående samarbejde, at man har fået dannet et fælles sprog, siger hun.