Key account manager samarbejder med virksomhed

Kommunal leder: ”Vi servicerer ikke virksomhederne. Vi er deres partner”

En ny tilgang til byggesagsbehandlingen skal gøre mødet mellem kommunale medarbejdere og virksomhedsleder ligeværdigt. På den måde får man glade medarbejdere og en mere effektiv sagsbehandling, mener man i Kerteminde Kommune.

Af William Meyer 01/06/2017

Man er ”key account manager” og ikke sagsbehandler i Kerteminde Kommune. Titlen dækker over en ny rolle for medarbejderne – en rolle som skal sikre mere ligeværdige relationer mellem medarbejder og CEO, mellem virksomheder og kommunen. Og som samtidigt skal gøre byggesagsbehandlingen hurtigere og mere smidig.

- Vi oplevede førhen, at virksomhederne ikke havde stor forståelse for de kommunale medarbejdere, der kom ud til dem. Derfor har vi forsøgt at oversætte det kommunale sprog til virksomhedssprog, og her forstår de langt bedre, hvad en key account manager er end en sagsbehandler, fortæller Søren Ravn-Nielsen, chef for erhvervs- og arbejdsmarkedsafdelingen i Kerteminde.

Key account manageren er desuden virksomhedens "point of contact". Det vil sige, at al kommunikation mellem virksomhed og kommune foregår gennem ham eller hende. Det betyder, at virksomheden ikke skal navigere rundt mellem forskellige kommunale afdelinger.

Ny tilgang til arbejdet

Forandringen fra sagsbehandler til key account manager går dog ud på langt mere end blot et nyt og for virksomhederne mere forståeligt navn samt en simplere struktur for virksomhederne.

- Vi har for det første givet key acccount managerne kurser i kommunikation, så de bliver bedre til at tale med virksomhederne. For det andet har medarbejderne ændret sig på det personlige plan i forbindelse med deres nye rolle. Vi servicerer ikke virksomhederne. Vi er deres partner, fortæller Søren Ravn-Nielsen.

Peter Timm var den første, der blev udnævnt til key account manager i Kerteminde Kommune. Han er glad for sin nye rolle og en ny Chef, der kom med helt nyt setup:

- Vi kan mærke, at virksomhederne virkelig sætter pris på os og ser os som ligeværdige partere. Det har givet mig arbejdsglæde, fortæller han.

Nogle gange er vi bare ”kontaktperson”

Det er især i kommunikationen med kommunens store virksomheder at titlen ”key account manager” giver mening, fortæller Peter Timm. Når de skal kommunikere med små og mellemstore virksomheder kalder de bare sig selv for kontaktpersoner.

Forandringen har dog taget tid, understreger han. I starten var han og nogle af de andre medarbejdere med til at brainstorme på, hvordan de kunne føre key account modellen ud i livet. Siden har han langsomt spredt idéen ved at snakke med sine kollegaer. De arbejder desuden løbende med at udvikle konceptet i deres erhvervsgruppe.

- Det motiverer os, at vi selv har været med til at udvikle det her, og at vi har haft mulighed for at være proaktive, forklarer han.

Det har projektet givet dem

Det er lykkedes Peter Timm og hans kollegaer at sprede idéen, så den i dag nyder opbakning hele vejen rund: fra politikere, virksomheder og blandt medarbejderne i kommunen.

- Det er rigtig vigtigt, at vi har den opbakning fra baglandet, som vi har, mener Peter Timm.

Det er dog ikke kun i forhold til medarbejdere og virksomheders tilfredshed, at der er sket en udvikling. Sagsbehandlingstiderne er blevet kortere og mere effektive.

- Vi gør meget ud af, at virksomhederne tænker os tidligt ind i deres ”supply chain”. Så kan vi dels rådgive dem allerede før, de sender en ansøgning. På den måde bliver deres ansøgninger bedre. Dels har vi en føling med, om der er en ny ansøgning på vej, så vi bedre kan planlægge og afsætte ressourcer, når vi ved, at der er en kompleks sag på vej, forklarer Søren Ravn-Nielsen.

Supply chain

I Kerteminde Kommunes erhvervs- og arbejdsmarkedsafdeling er man inspireret af den spanske virksomhed Inditex, der bl.a. ejer tøjkæden Zara. Virksomheden har udviklet en strategi kaldet ”supply chain”, hvor man har et grundigt kendskab til hvert led i ens forsyningskæde, hvormed man hurtigt kan komme fra de første led (eks. en bestemt efterspørgsel) til det færdige produkt (eks. tøjet man køber i Zaras forretninger). Du kan læse mere om tilgangen her.

Peter Timm er tit på besøg hos virksomhederne. For eksempel på såkaldte dialogmøder, hvor kommune og virksomhed har mulighed for at få en dialog. Det kan også være, at han og virksomhederne i et fortroligt forum diskuterer, hvad der er på vej.

- Virksomhederne vil rigtig gerne overholde loven, og der kan vi være på forkant og rådgive dem om, hvordan de skal gøre, så vi ikke skal ind og lovliggøre bagefter, forklarer han.

En gang om året er der desuden borgmesterbesøg på alle de store virksomheder. Her er der afsat 1-2 timer hvor borgmester, virksomhedskonsulent, og deres faste Key Account Manager møder op, og får en snak om firmaet udvikling, nye projekter, og ikke mindst hvordan de oplever samarbejdet med deres Key Account Manager.

Fotografiet er fra Kerteminde Kommune

Det siger en af kommunens samarbejdspartnere

”FORCE Technology og LORC har opført et komplekst byggeri med avancerede fuldskala-testfaciliteter på Lindø Industripark.Vi har gennem hele forløbet oplevet et yderst velfungerende samarbejde med kommunens key accounts. Responstiden og afklaring af løbende spørgsmål, har været meget tilfredsstillende. Vi har på intet tidspunkt, i den til tider hektiske proces, oplevet forsinkelser pga. dette. Dialogen har været konstruktiv og løsningsorienteret, og det er en stor fordel, at de faste kontaktpersoner har god indsigt i vores aktivitet og virksomhed.”

Kilde: Kerteminde Kommune

Den gode byggesagsbehandling
Fremfærd Borger logo

Projektet har givet inspiration til Fremfærdprojektet ’Den gode byggesagsbehandling’. Fremfærdprojektets overordnede formål er at sætte borgeren i centrum ved at styrke medarbejdernes faglighed med proceserfaringer og dialogredskaber, og herigennem opnå et positivt samspil mellem kommune og borgere i byggesagsbehandlingen. Det positive samspil skal både ses som brugerrettet kvalitet og faglig kvalitet. Læs mere om Fremfærdprojekterne her