MED-møde i tre runder skaber bedre samarbejde
Den første runde afklarer, den anden skaber fordybelse og den tredje er selve mødet. Den nye form på MED-mødet har styrket samarbejdet og dialogen og mindsket misforståelser.
For at undgå misforståelser og skabe gode dialoger til MED-mødet, holder plejecenter Egegård-Møllegård, i Gladsaxe Kommune, nu MED-møder i tre runder. De to første runder varer cirka en time og et kvarter.
På mødets første kvarter gennemgår medarbejderne sammen med lederne dagsordenen, så man er sikker på, at alle har forstået, hvad der ligger i de enkelte punkter. I anden runde drøfter medarbejderne selv i en time dagens emner, uden at lederne er til stede. Og i tredje runde afholdes selve MED-mødet. Den nye form betyder at MED-møderne er blevet mere effektive, lyder konklusionen på initiativet.
– Efter at vi har indført formøderne og medarbejdernes time for sig selv, har vi fået bedre diskussioner og mere effektive møder, fortæller Jessie Lykke, som er leder af Center Egegården-Møllegården.
Procesleder styrer dialogen
Formødet er ikke det eneste initiativ Egegården-Møllegården har investeret i for at gøre MED-møderne bedre. På møderne benytter de nu også en procesleder, som sikrer, at alle kommer til orde.
Betine Kruse er procesleder på MED-møderne, og det er hendes opgave at afbryde venligt men bestemt, hvis nogen taler for længe. Efter hver dialog spørger hun, om spørgeren har fået svar på sit spørgsmål, og om svareren har fået sagt det, hun vil sige.
Når koncentrationen daler, er det også hendes opgave at sørge for en pause, så mødedeltagerne kan rejse sig, strække sig og gå lidt rundt i lokalet. Og hvis en diskussion ryger af sporet, bliver der taget en time-out, og deltagerne bliver bedt om sammen at gøre sig klart, hvad formålet med punktet er, eller hvad der er til forhandling, og hvad der ikke er, forklarer Betina Kruse:
– Hvis dialogen forstummer – måske fordi et emne er lidt følsomt, kan jeg godt finde på at afbryde mødet og sætte ti minutter af til, at ledere og medarbejdere kan diskutere det hver for sig, og når de så kommer tilbage, kommer dialogen som regel tilbage på bordet.
Åbne døre signalerer åbenhed
Plejecenteret har også arbejdet med at gøre MED-møderne åbne og tilgængelige. Og under mødet står døren åben og sender et signal til de øvrige medarbejdere om, at de gerne må komme og lytte med, hvis der er et punkt, de er særligt interesserede i. Det trick har resulteret i, at mødelokalet i nogle tilfælde har været propfyldt.
– Flere gange har der været fyldt op langs væggene, for eksempel da de nye vagtplaner og rygepolitikken blev diskuteret, fortæller social- og sundhedsassistent Paulina Simonsen, der er nyvalgt MED-medlem.
Evaluering med bolde i luften
Alle MED-møderne slutter med en evaluering, som også er blevet mere procesorienteret. I de første 15 sekunder er der stilhed, her tænker alle for sig selv over, hvad de synes om mødet.
Så kommer bolden i spil, procesleder Betina Kruse kaster nemlig en bold til en af medarbejderne, der skal fortælle, hvad hun har brugt tiden til at tænke på. Medarbejderen siger for eksempel, at hun synes, at det var et godt møde, fordi de fik manet nogle rygter i jorden om vagtændringer.
MED-mødet slutter med at lederen takker for et godt møde.