Er din indbakke uoverskuelig, og pendulerer du mellem arbejdsopgaver og mail-besvarelser? Så er der tid at spare, hvis du følger disse fire råd, der gør din arbejdsdag mere effektiv og skaber overblik.

De fire råd er fra ’En e-bog om mails – Frigiv 150 timer til de væsentlige ting i dit liv’, som er skrevet af Anne Jarvad og Morten Münster og udgivet af BRO-Kommunikation. 

1. Kun tre gange om dagen: Stop med at pendulere

Når vi tjekker eller skriver mails medfører det ofte tidsspild, fordi vi pendulerer mellem opgaver. Når vi pendulerer, smider vi mindst ét minut ud af vinduet.

Når vi går fra at være fordybet i en opgave til at tjekke en mail og tilbage i fordybelsen, mister vi altså minimum ét minut. Og det ene minut bliver i længden til mange. Et forsøg viser endda, at de deltagere, der tror, de tjekker deres indbakke en gang i timen, i virkeligheden gør det hvert 5. minut.

Derfor kan det være en god ide at definere faste tidspunkter, hvor du tjekker og besvarer dine mails, for eksempel kl. 10, 12 og 14.

Desuden giver bogen det råd, at du aldrig skal starte dagen med at tjekke mailen. Så bliver det nemlig indbakken, der sætter dagsordenen for din dag og ikke dig selv. Du er måske allerede lidt skeptisk? Forfatterne til 'En e-bog om mails', Anne Jarvad og Morten Münster, har en klar holdning:

- Bare rolig. Der sker ikke noget ved at nedsætte antallet af gange, du tjekker mails – ud over at du får langt mere tid til rådighed. Vi har mødt mange medarbejdere, der er tilbageholdende med at følge rådet. ’Man skal da kunne få fat på mig’, ’Hvad hvis der opstår en nødsituation’... Men så må de ringe. Eller vente. Eller møde op, skriver de i bogen.

2. Tøm indbakken

En overfyldt indbakke nedsætter produktiviteten, skaber mangel på overblik og prioritering og kan medføre stress. Forfatterne henviser til proceduren med de fire d’er:

1. Delete (slet)
2. Delegrate (videresend)
3. Defer (læg mailen til side i en mappe)
4. Do it (svar på mailen med det samme)

I den tid du har sat af til at læse mails, skal du følge de fire d’er systematisk. Det vil sige, at du skal beslutte dig for, om den skal slettes, videresendes, lægges i en mappe til senere eller besvares med det samme. Du skal kun ’do it’ (svare), hvis mailen kan besvares på under to minutter.

Når denne procedure er gennemført, skulle du gerne sidde tilbage med en tom og beroligende indbakke, en liste over mails, der kræver lidt længere tid til at besvare, samt slettede og videresendte mails.

Vupti: Du har fået overblik.

3. Klar kommunikation

Der bruges uhensigtsmæssigt meget tid på at afklare misforståelser i mails. Undersøgelser viser, at tonefaldet i mails misforstås i 44 procent af alle mails. Desuden oplever 70 procent, at lange og uklare mails ofte ikke bliver besvaret. Med klar kommunikation kan du gøre din mail-tid mere effektiv.

Derfor skal din mail skrues ordenligt sammen. Inden du skriver mailen, skal du huske at:

1. Definere mailen. Skal mailen give information, have information eller kræver den handling? Vær eksplicit på, hvad du forventer at få retur.
2. Komme til sagen. En mail er ikke en krimi, afslør dit plot med det samme.
3. Bruge et læsevenligt layout. Det betyder, at modtageren ikke skal møde en mur af skrift, men en luftig tekst med klare overskrifter og punktopstillinger.
4. Have et klart emnefelt. Du må ikke undervurdere emnefeltet. Det er vigtigt, at emnefeltet er til at forstå og indeholder nøgleord.
    

4. Få en mailpolitik

Hvis din mailkultur virkelig skal blive effektiv, kræver det også, at du og dine kollegaer forventer det samme af hinanden, når det gælder mails. Derfor er det en god ide at udarbejde en mail-politik, der definerer:

1. Hvor ofte tjekker man indbakken?
2. Hvornår skal man bruge andre kommunikationsformer end mail?
3. Hvilken tone har jeres mail?
4. Skal der være en begrænsning på hvor mange der bliver sat på CC og hvornår CC bruges?

Vil du vide mere om en mere effektiv mailkultur? Læs ’En e-bog om mails – Frigiv 150 timer til de væsentlige ting i dit liv’.