Nyt jobcenter: Ingen faste pladser og clean desk-kultur
Seks jobcentre og 900 medarbejdere er flyttet til samme adresse i København i et såkaldt aktivitetsbaseret kontormiljø.
Hvor skal jeg sidde og arbejde i dag?
Det spørgsmål må medarbejdere og ledere i det nye Jobcenter København stille sig selv hver morgen.
For de cirka 900 ansatte i seks forskellige jobcentre er i april flyttet sammen i nyrenoverede lokaler, som er åbne kontorer efter modellen aktivitetsbaseret indretning. Her har de seks jobcentre hver deres hjemmeområde, som de hører til.
Aktivitetsbaseret indretning vil sige, at det er arbejdsopgaven, der bestemmer, hvor medarbejdere og ledere sætter sig og arbejder.
Zoner til fordybelse eller sparring?
Storrumskontorerne er indrettet med forskellige zoner, som er egnede til forskellige former for aktiviteter eller arbejdsopgaver.
- Der er en stillezone, hvor man kan trække sig tilbage og fordybe sig, og her skal man helst ikke tale sammen, siger fællestillidsmand for HK Jan Bolvig og forsætter:
- Så er der en aktivzone, hvor man gerne må tale sammen og sparre med hinanden, men man viser stadig hensyn og trækker sig til flexrummene, hvis samtalerne udvikler sig til uformelle møder, siger han.
Dertil kommer en telefonzone, som er beregnet til opgaver, hvor borgerne ringer ind eller virksomhedskonsulenterne ringer ud.
Storrumskontorerne er forbeholdt de ansatte, mens møder med borgerne foregår i andre områder af Jobcenter København.
Medarbejdere og ledere blev involveret tidligt
Baggrunden for sammenflytningen af de seks jobcentre var, at forvaltningen er omfattet et årligt sparekrav, og at man samtidig gerne ville optimere på brugen af bygningerne. Men det stod også hurtigt klart i hoved-MED, at det var et kulturforandringsprojekt, som skulle udmønte sig i mere samarbejde på tværs og i videndeling.
Derfor var der brug for medarbejderinvolvering helt fra start af, hvilket har betydet, at der har været afholdt 120 møder i forskellige fora, hvor 70 medarbejdere og ledere har været repræsenteret, ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter har holdt workshops, og alle medarbejdere har været inviteret til workshop omkring indretning af deres eget hjemmeområde, så det bedst muligt understøtter deres arbejde.
- Alle har vidst, at når man flyttede ind, ville det ikke bare være en dans på roser, men netop fordi vi har været så forberedte, så vidste man også, at der ville blive taget hånd om problemstillingerne meget hurtigt, siger Jan Bolvig.
Dog erkender alle tre, at de langt fra er i hus med at ønsket om at skabe en fælles kultur og et tværfagligt miljø, hvor vidensdeling er på højsædet.
- Jeg oplever en nysgerrighed på hinanden, og jeg hører nogle sige, at de oplever kollegerne som mere tilgængelige på tværs af centrene, siger virksomhedskonsulent Conni Kristensen og suppleres af Jan Bolvig.
- Stemning og den sociale interaktion mellem afdelingerne er god, jeg hører også fra kolleger, at man taler mere sammen både inden for ens egen afdeling, men også på tværs, siger han.
Indretningen stiller nye krav
For de fleste medarbejdere har skiftet fra deres gamle jobcenter, hvor de måske sad på kontor med 3-5 kolleger, til det nye zoneopdelte storrumskontor budt på mange omvæltninger. Og det kræver helt klart noget tilvænning og tillæring for de fleste og megen hensynstagen til kollegerne, fortæller virksomhedskonsulent og AMR Conni Kristensen.
- Den ene dag er jeg måske mere rummelig og kan klare lydene i aktivzonen, mens jeg en anden dag har sovet dårligt og har brug for at trække mig, så er det mit ansvar at rykke og ikke blive irriteret på de andre i aktivzonen, siger Conni Kristensen.
Flytningen har også introduceret ledere og medarbejdere for en clean desk-kultur, hvor arbejdsstationen skal være helt ryddet, når man forlader den.
- Alle har fået udleveret en mobiltelefon og en bærbar computer, som man slutter til en docking station med to skærme. Og når man rydder op, må der ikke være personlige artefakter eller andet på bordene, siger Jan Bolvig.
Derfor har alle ansatte et skab, hvor de skal placere deres it-udstyr og 80 centimeter hyldeplads til papirer. I nogle af centrene har man lavet fælles opslagstavler, hvor medarbejderne kan hænge postkort eller børnetegninger op, hvis de ønsker det.
Man er blevet klogere undervejs
Inden indflytningen i Valby var det tanken, at man skulle rydde sin plads, hvis man gik til et møde, men det er blevet blødt op, fortæller projektleder på flytningen, kontorchef Niklas Oxenvad Brøndum.
- Når man sætter sig ved en plads i dag, så har man den hele dagen, og man behøver ikke flytte sig, men man nå gerne. Vi vil gerne opfordrer til det, så man bruger faciliteterne og bliver glade for dem, men ingen skal føle sig tvunget, siger han.
Han fortæller, at man frem for retningslinjer hellere vil opfordre til, at man tænker sig om og bruger sin sunde fornuft.
- Hvis du sidder på den mest attraktive plads i hele området og skal til møde i tre timer, så vil det da være god stil at flytte sine ting, siger han.
Mere afskærmning og ændrede spiseregler
Nogle af de andre erfaringer - man har gjort sig de første måneder - er, at stillezonerne skal skærmes mere af mod visuelle forstyrrelser. I dag har man halvanden meter høje skærme, som virker støjdæmpende, men der er planer om yderligere afskærmning.
Ved kaffeområderne, som kaldes vandhuller, er der også sket ændringer. I begyndelsen måtte man intet spise i området, men det er blødt op, så de ansatte gerne må spise morgenmad og mellemmåltider.
- Udgangspunktet var, at spisning skulle foregå i kantinen for at undgå lugtgener, men nu har vi fundet ud af, at vandhullerne er ret store, luftige og godt ventileret, så vores samarbejdsorgan har besluttet, at der godt må spises eksempelvis morgenmad, siger Niklas Oxenvad Brøndum.
Borgerne skal føles sig velkomne
Det har også været vigtigt, at det nye Jobcenter København blev et godt sted for borgerne, fortæller AMR Conni Kristensen.
- Vi var de gamle steder trængte på, at vi ikke havde nogle gode faciliteter til borgerne, som vi har fået her med loungeområder med sofaer og kaffeø, siger hun.
Der er indrettet fælles faciliteter, som alle seks jobcentre trækker på i fællesskab. Det er undervisningslokaler og samtalelokaler til borgermøder.
- Nu nævner medarbejderne også, at det er rart at byde borgerne velkomne i nogle rammer, som virker professionelle, siger Niklas Oxenvad Brøndum, mens Jan Bolvig har observeret, at borgerne er rigtig glade for de højryggede samtalesofaer.
- Jeg har sjældent set så mange borgere tale uopfordret med hinanden, og der er generelt en fin stemning i huset.
Som opfølgning på hele flytningen skal der laves ekstra trivselsmålinger blandt de ansatte - en i september og en i starten af 2020. De skal hjælpe samarbejdsudvalgene med at få overblik over, hvor der stadig er udfordringer.