'Men det står jo i referatet!' - Bare fordi man har sendt en information ud, så kan man ikke være sikker på, at alle har læst og forstået budskabet. Sandsynligvis har kollegaerne fået referatet eller nyhedsbrevet, og måske har de læst det. Men har de også forstået budskabet, så de ved de, hvad de nu skal gøre?

Det gælder for MED-udvalg som for alle andre, at kommunikation tænkes ind i arbejdet, hvis man skal have et budskab ud til en eller flere modtagere.

Prioriter budskaberne. Find ud af, hvordan I gør det relevant for målgrupperne, og i hvilke kanaler I bedst kommunikere budskabet ud.

Claes Amundsen, underviser på PUF-konference

Der skal nogle gange meget lidt til, før budskabet går tydeligt igennem hos modtageren. En klar og præcis kommunikation har fokus på budskabet, er relevant for modtageren og bliver formidlet i den bedst egnede kanal.

Få budskabet ud til mange

I MED-strukturen har man typisk brug for at kommunikere til mange i organisationen på en gang. Det er mange aktører og led, der skal kommunikeres til på samme tid eller af flere omgange.

Det er en udfordring, at der er flere niveauer, mange arbejdspladser og adskillige MED-udvalg, der skal have besked, og som måske oven i købet selv skal sende budskabet videre på de enkelte arbejdspladser.

Hvis informationen fra MED-udvalget klart og præcist fortæller, hvad det her handler om, og hvem skal gøre hvad, så kommer kommunikationen mere smidigt rundt i alle hjørne og kanter af kommunen eller regionens arbejdspladser.

LÆS OGSÅ: Skriv så dine kollegaer forstår dig

De tre vigtigste ting, I skal tænke over er:

• Prioriter budskaber. Hvad er vigtigst, og hvad er næst vigtigst? Skriv det vigtigste først og i en linje. Bagefter kommer det næst vigtigste. Er der meget information, så overvej, om det skal deles op og kommunikeres i flere omgange og i forskellige kanaler.
• Selvom der er tale om kommunikation til mange, så skal budskabet stadig have en personlig relevans. Modtageren skal forstå, hvilken betydning det har for fx hans/hendes arbejdsopgaver eller arbejdsforhold.
• Budskabet skal sendes ud i den eller de bedst egnede kanaler, som MED-udvalget eller organisationen har til rådighed. Ofte skal der flere kanaler i brug, fordi modtagerne henter deres informationer forskellige steder.

Tjek op på effekten

Arbejdet er ikke slut, blot fordi der er sendt et referat eller et nyhedsbrev ud. I skal følge op på, hvordan kommunikationen virker. Tjek om og hvordan det, I har kommunikeret, er blevet modtaget. Ved modtageren, hvad han/hun/de skal gøre nu?

Det er helt normalt og ofte nødvendigt at gentage et budskab. Tit registrerer modtageren blot informationen første gang. Det er ofte først anden eller tredje gang, at modtageren for alvor får øje på budskabet og handler på det.

Derfor skal I følge op på effekten af kommunikationen og gerne have planlagt fra start, hvordan I kan kommunikere det ud ad flere omgange og i forskellige kanaler.

Planlæg jeres kommunikation

I skal tænke kommunikationen ind i al jeres arbejde i MED-udvalget – før, under og efter mødet. Det giver jer bedre resultater, og det gør arbejdet med kommunikationen hurtigere for jer selv.

Skriv præcist og tydeligt, så modtagerne forstår budskabet, og saml op på, om det I gør virker.

Hvad er det I skal kommunikere: Er det en information, modtageren skal læse? Lægger materialet op til en dialog med modtagerne? Eller skal modtageren handle på det?

Igen handler det om, hvordan I kan kommunikere, så budskabet bliver opfanget, forstået og anvendt af modtagerne.

6 spørgsmål til, når I planlægger jeres kommunikation:

• Hvad er formålet med MED-udvalgets kommunikation?
• Hvordan kommunikerer vi, så medarbejdere og ledere i organisationen forstår MED-samarbejdets betydning og indhold?
• Hvordan kommunikerer vi, så medarbejdere og ledere i organisationen får mulighed for at påvirke og kvalificere MED-samarbejdet?
• Hvordan kommunikerer vi, så vi sikrer, at beslutninger fra hovedudvalget bliver formidlet til resten af MED-systemet?
• Hvordan sikrer vi, at hovedudvalget får relevant information fra de andre MED-udvalg?

LÆS OGSÅ: Thea kommunikerer i en verden af småt brændbart