Spark understøttede Allerød

SPARK-forløb på tværs af en hel kommune: Sådan gik vi fra strategi til prøvehandlinger

Allerød Kommune er godt i gang med at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. 35 MED-udvalg arbejder med at øge den sociale kapital og skabe bedre balance mellem tid og opgaver.

Af Irene Aya Schou 26/01/2021

Alle kommuner har en strategi og har defineret en række bærende værdier. Men hvordan bliver de værdier omsat til konkrete handlinger? Og hvordan får man strategien til at leve helt ude på matrikelgården eller på rød stue? 

Det arbejder de med i Allerød Kommune, og undervejs har de fået hjælp af SPARK. Som noget nyt tilbyder SPARK nemlig forløb for flere TRIO’er eller MED-udvalg på samme tid.

APV gav afsættet til SPARK-forløb

Derfor har Allerød Kommune involveret samtlige 35 lokale MED-udvalg i kommunen og dermed samtlige arbejdspladser ud fra et ønske om at arbejde med social kapital og balancen mellem tid og opgaver gennem en række prøvehandlinger. 

Udgangspunktet var en APV og en trivselsmåling fra 2018, der viste, at kommunen scorede lavt på balancen mellem opgaver og tid.

- Gennem lokale prøvehandlinger kan vi sikre, at APV'en og de strategiske tanker, vi har i Hovedudvalget om at få de allerbedste arbejdspladser, også når helt ud i yderste led og bliver diskuteret på personalemøder og afprøvet lokalt, siger næstformand i Hovedudvalget, Lise Tarp.

Prøvehandlinger: Vi finder ud af, hvad der virker

SPARK-forløbet har bestået af to halvdagsmøderDet første møde blev afholdt i december 2019. Her mødtes knap 200 repræsentanter fra 35 MED-valg i en idrætshal. Det andet møde fandt sted i september 2020 og blev afholdt digitalt. Dog sad de lokale MED-udvalg sammen fysisk. Begge møder blev faciliteret af to SPARK-konsulenter. 

På det første møde blev der sat gang i en række prøvehandlinger. På det andet møde blev der samlet op på erfaringerne. 

Hvad er en prøvehandling?

En prøvehandling går ud på at afprøve løsninger og tiltag i praksis, og se hvordan det virker, inden det bliver rullet ud til hele organisationen. En prøvehandling er en test og kan justeres eller afvikles igen, hvis den ikke giver det ønskede resultat.

Når SPARK bruger prøvehandlinger i arbejdet med psykisk arbejdsmiljø, skyldes det, at konsulenterne i SPARK har erfaret, at udfordringer med psykisk arbejdsmiljø sjældent har én løsning, og at det giver langt mere mening at afprøve ting i praksis end at forsøge at regne den bedste løsning ud på forhånd. 

- Når man afprøver forskellige løsningsforslag i praksis og ser på resultaterne efterfølgende, kan man blive klogere på, hvad der virker. Og virker det ikke, kan man hurtig lave justeringer, siger sekretariatsleder i SPARK, Marlene Skytte Schoop, der har faciliteret forløbet i Allerød Kommune sammen med SPARK-konsulent Anne Brock-Jørgensen.

For næstformand i Hovedudvalget i Allerød Kommune, Lise Tarp, har læringen fra SPARK-forløbet været, at prøvehandlinger skaber lokalt engagement, fordi man hurtigt kan igangsætte en indsats og se, om den giver de ønskede resultater.

Digitalt møde gav mere fordybelse 

En læring er også, at digitale møder kan være en fordel for de lokale MED-udvalg.

- På grund af corona sad de lokale MED-udvalg ved møde nummer to sammen i ét lokale og arbejdede på konkrete opgaver uden at blive forstyrret. Tilbagemeldingen fra sidste TR-møde var, at det gav mere fordybelse, siger Lise Tarp og understreger, at den digitale mødeform samtidig var 'en stor prøvehandling' for Hovedudvalget.

- Vi anede ikke, om det fungerede, og vi fandt ud af, at det fungerede super godt. Den viden tager vi med, når vi fremadrettet skal facilitere store arbejdsmiljømøder, siger Lise Tarp. 

SPARK bidrager til den gode dialog

For SPARK er det afgørende at skabe rum for refleksion og dialog - ikke mindst når dialog, tillid og måden at gå til samarbejdet på er nøglebegreber i forhold til social kapital, som det er tilfældet i Allerød Kommune. 

- Vores bidrag i Allerød Kommune var at gøre det overordnede tema meningsfuldt for den enkelte arbejdsplads ved at præsentere dem for dialogmetoder, så de selv kan få øje på, hvor der er balance mellem tid og opgaver, og hvor der ikke er, siger Marlene Skytte Schoop, sekretariatsleder i SPARK. 

Hvad er social kapital?

Social kapital handler om tillid, retfærdighed og samarbejde. Det handler om stærke indre samarbejdsrelationer og om, hvordan man i fællesskab udvikler sin arbejdsplads gennem en åben og tillidsfuld dialog.

Grundtanken i social kapital er, at man ved at opbygge og udnytte disse stærke relationer i virksomheden kan gavne kvalitet og effektivitet - og samtidig styrke trivsel og godt arbejdsmiljø.

Når man skal implementere værdier og strategier, er det vigtigt at arbejde meget konkret. Derfor har SPARK blandt andet præsenteret MED-udvalgene for metoden ”det udforskende interview", hvor man arbejder med adskille tale- og lyttepositioner. Metoden sikrer, at alle involverede får mulighed for både at tale og lytte på forskellige tidspunkter. 

- Nye måder at lytte til hinanden på kan gøre, at man får øje på andre handlemuligheder. Det kan være givtigt at se på sin egen praksis og stille spørgsmål som: Hvad er det, vi konkret gør i dagligdagen? Hvad virker? Hvorfor virker det? Og hvor bringer det os hen? siger Marlene Skytte Schoop. 

Hårfin grænse mellem styring og frihed

For Morten Knudsen, kommunaldirektør i Allerød Kommune og formand for Hovedudvalget, har forløbet vist, at central styring og lokal frihed godt kan gå hånd i hånd.

- Men det er en hårfin balance. Der er nødt til at være tilstrækkelig fælles retning til, at vi får investeret strategisk i det, men ikke mere retning og rammesætning, end at man lokalt kan tilrettelægge forløbet, så det giver størst mening, siger Morten Knudsen. 

Han mener, at SPARK-konsulenterne har gode forudsætninger for at facilitere kommunale forløb om psykisk arbejdsmiljø, fordi de repræsenterer parterne og dermed ledere og medarbejderes fælles perspektiver og interesser.

- De har en tæt forståelse af det persongalleri, vi har med at gøre i den kommunale verden og den kontekst, vi befinder os i - at vi har forskellige roller og legitime interesser på spil. Det er en vinkel, SPARK står stærkt på, siger Morten Knudsen.

Erfaringer med prøvehandlinger:

På én arbejdsplads i plejesektoren bestod prøvehandlingen i at bruge prioriteringstrekanten som et værktøj til at skabe dialog om kerneopgaven og refleksion omkring hvilke opgaver, der er vigtigst - især hvis der er sygdom og mangler personale.

Andre arbejdspladser blev 'lagt ned' af Covid-19, hvilket betød, at de oprindelige prøvehandlinger blev afløst af andre handlinger dikteret af pandemien.

- Men det er også prøvehandlinger. Derfor kom det andet møde meget til at handle om 'alt det andet', de også havde gjort, siger sekretariatsleder i SPARK, Marlene Skytte Schoop. 

Allerød Kommune vil i den kommende tid samle op på SPARK-indsatsen i form af en tilbagemelding fra de 35 MED-udvalg på, hvordan det gik med prøvehandlingerne.  

- Det glæder jeg mig til, for det giver os som Hovedudvalg og ledelse en pejling på, om det har haft den gennemslagskraft, vi drømte om i forhold til at flytte på den strategiske dagsorden, siger kommunaldirektør Morten Knudsen.   

Se også SPARKs video om prøvehandlinger, og se mere om SPARKs tilgang til prøvehandlinger.

 

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst:

Marlene Skytte Schoop (th), sekretariatsleder i SPARK, har faciliteret forløbet i Allerød Kommune sammen med SPARK-konsulent Anne Brock-Jørgensen (tv).

SPARK har altid åbent for ansøgninger

Se, hvordan jeres MED-udvalg eller TRIO ansøger om et forløb med en af SPARKs konsulenter. 

Sådan søger I

Gå direkte til ansøgningsskemaet

Lyt til podcast

Få mere viden om SPARK-forløbet i Allerød Kommune

Få mere viden om prøvehandlinger

 

Fem pointer ved prøvehandlinger
  • Vi er i komplekse organisationer
  • Vi kan ikke regne den gode løsning ud på forhånd
  • Vi lærer ved at udforske og erfare i praksis
  • Vi laver fælles eksperimenter, der undersøger fremtidige løsninger
  • Vi gør det muligt at kunne fejre og justere undervejs
Se video om, hvordan I får en god proces

Hør SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen fortælle om, hvordan man gennem en god spørgeteknik kan sikre, at mange erfaringer og perspektiver inddrages.