Biblioteksansatte genvandt tilliden til hinanden: Vi skændtes så det bragede
På Norddjurs Biblioteker har SPARK-konsulent fokuseret på at hjælpe MED-udvalget med at redefinere sin rolle. "Vi er gået fra at være et informationscenter til et rum, der kan kvalificere ledelsens beslutninger", lyder det.
- Det er lykkedes os at få et anderledes MED-udvalg. Før var det meget envejskommunikation fra ledelse til medarbejdere. Det er det ikke nu. Nu har vi et udvalg, der fungerer godt og holder stort set månedlige møder.
Sådan siger Lars Jørn Højlund Larsen, afdelingsleder på Norddjurs Biblioteker om det turbulente forløb, de godt 25 biblioteksansatte fordelt på fem biblioteker i den jyske kommune har været igennem.
Et forløb, der har vist, at tillid og godt samarbejde understøttes af masser af dialog, åbenhed og tid - og meget gerne en person udefra til at lede slagets gang, når det er svært.
- Det er godt at have en neutral SPARK-konsulent udefra, der ikke har aktier i noget som helst og som kan navigere i de konflikter, der opstår undervejs, siger Ane Katrine Eiming, der er bibliotekar og medarbejderrepræsentant i MED-udvalget.
Historikken på plads
Norddjurs Biblioteker kontaktede sidste år SPARK for at skabe et stærkt MED-udvalg og styrke arbejdsmiljøet efter en noget turbulent periode. Det blev til i alt fire møder. På første møde kom der styr på historikken via en tidslinje.
- Medarbejderne var utrolig visuelle og dygtige til sproglige billeder, bl.a. tegnede vi et skib uden kaptajn som symbol på den oplevelse, de havde haft af at være uden ledelse. Det var rigtig godt for dem at få et overblik over det, der var sket. Det tror da pokker, at det havde været svært med den turbulens, de havde været igennem, siger SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen.
På det andet møde skulle MED-udvalget, der består af i alt seks ledere og medarbejdere, have arbejdet med MED's roller, opgaver og ansvar. Men sådan kom det ikke til at gå. En konflikt om præstationsløn kom i vejen for den planlagte dagsorden, og følelserne fik frit løb.
- Vi skændtes, så det bragede. Min lederkollega og jeg ville gerne uddele præstationsløn, men vi var uerfarne og gjorde det uden om tillidsfolkene. Så brød helvede løs. Det faldt sammen med det andet møde med SPARK. Mille måtte droppe sin planlagte dagsorden. Hun gjorde et glimrende stykke arbejde, men jeg tror, at hun følte sig udfordret, fortæller Lars Jørn Højlund Larsen.
Konflikt i fugleperspektiv
For bibliotekar Ane Katrine Eiming var det godt, at konflikten om lønkronerne kom netop, som SPARK-konsulenten var på besøg.
- Det hele eksploderede. Mille var god til at holde os i hånden under mødet og senere, da det hele var faldet lidt til ro, at løfte konflikten op i fugleperspektiv, så vi kunne kigge på, hvad der skete og lære af det, siger hun.
Konflikten endte med, at parterne blev enige om at arbejde på en såkaldt "genopretningsplan" i forhold til tilliden og samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse. I dag er alle enige om, at der trods den dårlige stemning og de hårde ord, kom noget godt ud af konflikten.
På mødet blev den planlagte proces skiftet ud med et fokus på social kapital i MED-udvalget. Alle skulle finde konkrete eksempler på, hvornår social kapital, herunder tillid, retfærdighed og samarbejde havde været tilstede og dele deres historier. På den måde fik de blik for, hvornår de allerede praktiserede tillid, retfærdighed og samarbejde – og hvad de skulle holde fast i og gøre mere af.
- Mødets start og hele konflikten var et pragteksemplar på, hvad der ikke virkede for dem – og måske også hvorfor de havde ansøgt SPARK. Hændelsen gav dem nogle erkendelser i forhold til, hvad der sker, når man ikke lytter, bliver revet med af følelser, og hvilken positiv effekt, det kan have at være åben og nysgerrig på hinandens perspektiver og følelsesmæssige reaktioner, siger Mille Trøst Simonsen.
Vilje til samarbejde
På tredje møde viste det sig, at konflikten stadig ikke var helt løst. Udvalget brugte derfor tid på at få talt det sidste igennem. Her formåede de på fornemmeste vis at spørge nysgerrigt - også selv om, at det var svært.
De lyttede åbent til hinanden og praktiserede netop dét, de var kommet frem til, at de skulle gøre mere af på det forrige møde. På mødet blev der også tid og rum til at snakke samarbejde, opgaver og roller i MED.
Mille Trøst Simonsen lagde en række sætninger på et bord. På skift trak MED-udvalgets medlemmer en sætning og diskuterede i gruppen, hvorfor de havde valgt netop denne. Blandt sætningerne var:
- Jeg kender min rolle internt i MED
- Vi kender hinandens styrker i forhold til samarbejdet i MED
- Vi har konkrete mål
- Vi støtter hinanden i at være åbne og bevare nysgerrigheden
- Vores kommunikation har et problemløsende fokus
Medarbejdere og ledere snakkede her om, at MED-udvalget skal være et rum, der kvalificerer ledelsens beslutninger med øje for medindflydelse og medbestemmelse".
Tidligere var det lokale MED-udvalg mest af alt en informationscentral, forklarer Ane Katrine Eiming, der er uddannet cand. mag. i dramaturgi og til daglig arbejder som bibliotekar på Auning Bibliotek.
- Jeg kan mærke en vilje fra ledelsens side til, at vi skal noget andet. Vi skal som medarbejderrepræsentanter ikke bare informeres om ledelsens beslutninger, men hvis vi inddrages aktivt, kan det være en stor fordel, siger hun.
For Lars Jørn Højlund Larsen har forløbet vist, hvor lang tid det tager at genoprette et psykisk arbejdsmiljø, der har lidt skade.
- Vi er bestemt ikke i mål endnu. Der dukker hele tiden konflikter op, som jeg ikke havde forudset ville komme. Vi har snakket social kapital og genopretningsplaner for tillid og godt samarbejde. Det allervigtigste er dog, at vi har brugt tid sammen på at snakke, snakke og snakke, siger han.
Tag imod hjælp udefra
For Ane Katrine Eiming har den største læring været, hvor meget hjælp man kan få udefra, hvis man er villig til at tage imod.
- Vi er alle enige om, at vi ikke var kommet så langt, hvis vi ikke havde haft Mille. Hun har været god til at fastholde, hvad der virker for os. Vi har set, at vi kan komme ud på den anden side og være gode venner, selvom bølgerne går højt, siger hun.
Norddjurs Biblioteker har planlagt en medarbejderdag og et forløb med en ekstern trivselskonsulent. Det var aldrig sket uden det forudgående SPARK-forløb, mener afdelingsleder Lars Jørn Højlund Larsen.
- Nu kan vi forankre trivselsforløbet i MED-udvalget. Det gør en stor forskel, siger han.
Mille Trøst Simonsen er sikker på, at Norddjurs Biblioteker nok skal lykkes med at gøre MED-udvalget til et tillidsfuldt samarbejdsforum.
- De er virkelig skarpe og reflekterende, hvilket hjælper dem i at fastholde og udvikle det, de har lært sammen. Samtidig har de alle en positiv vilje til at lykkes i samarbejdet. De har bare haft nogle udfordringer.