SPARK

bibliotek

Biblioteksansatte genvandt tilliden til hinanden: Vi skændtes så det bragede

På Norddjurs Biblioteker har SPARK-konsulent fokuseret på at hjælpe MED-udvalget med at redefinere sin rolle. "Vi er gået fra at være et informationscenter til et rum, der kan kvalificere ledelsens beslutninger", lyder det.

Af Irene Aya Schou 19/06/2017

- Det er lykkedes os at få et anderledes MED-udvalg. Før var det meget envejskommunikation fra ledelse til medarbejdere. Det er det ikke nu. Nu har vi et udvalg, der fungerer godt og holder stort set månedlige møder.

Sådan siger Lars Jørn Højlund Larsen, afdelingsleder på Norddjurs Biblioteker om det turbulente forløb, de godt 25 biblioteksansatte fordelt på fem biblioteker i den jyske kommune har været igennem.

Et forløb, der har vist, at tillid og godt samarbejde understøttes af masser af dialog, åbenhed og tid - og meget gerne en person udefra til at lede slagets gang, når det er svært.

- Det er godt at have en neutral SPARK-konsulent udefra, der ikke har aktier i noget som helst og som kan navigere i de konflikter, der opstår undervejs, siger Ane Katrine Eiming, der er bibliotekar og medarbejderrepræsentant i MED-udvalget.

Historikken på plads

Norddjurs Biblioteker kontaktede sidste år SPARK for at skabe et stærkt MED-udvalg og styrke arbejdsmiljøet efter en noget turbulent periode. Det blev til i alt fire møder. På første møde kom der styr på historikken via en tidslinje.

- Medarbejderne var utrolig visuelle og dygtige til sproglige billeder, bl.a. tegnede vi et skib uden kaptajn som symbol på den oplevelse, de havde haft af at være uden ledelse. Det var rigtig godt for dem at få et overblik over det, der var sket. Det tror da pokker, at det havde været svært med den turbulens, de havde været igennem, siger SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen.

På det andet møde skulle MED-udvalget, der består af i alt seks ledere og medarbejdere, have arbejdet med MED's roller, opgaver og ansvar. Men sådan kom det ikke til at gå. En konflikt om præstationsløn kom i vejen for den planlagte dagsorden, og følelserne fik frit løb.

- Vi skændtes, så det bragede. Min lederkollega og jeg ville gerne uddele præstationsløn, men vi var uerfarne og gjorde det uden om tillidsfolkene. Så brød helvede løs. Det faldt sammen med det andet møde med SPARK. Mille måtte droppe sin planlagte dagsorden. Hun gjorde et glimrende stykke arbejde, men jeg tror, at hun følte sig udfordret, fortæller Lars Jørn Højlund Larsen.

Konflikt i fugleperspektiv

For bibliotekar Ane Katrine Eiming var det godt, at konflikten om lønkronerne kom netop, som SPARK-konsulenten var på besøg.

- Det hele eksploderede. Mille var god til at holde os i hånden under mødet og senere, da det hele var faldet lidt til ro, at løfte konflikten op i fugleperspektiv, så vi kunne kigge på, hvad der skete og lære af det, siger hun.

Konflikten endte med, at parterne blev enige om at arbejde på en såkaldt "genopretningsplan" i forhold til tilliden og samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse. I dag er alle enige om, at der trods den dårlige stemning og de hårde ord, kom noget godt ud af konflikten.

På mødet blev den planlagte proces skiftet ud med et fokus på social kapital i MED-udvalget. Alle skulle finde konkrete eksempler på, hvornår social kapital, herunder tillid, retfærdighed og samarbejde havde været tilstede og dele deres historier. På den måde fik de blik for, hvornår de allerede praktiserede tillid, retfærdighed og samarbejde – og hvad de skulle holde fast i og gøre mere af.

- Mødets start og hele konflikten var et pragteksemplar på, hvad der ikke virkede for dem – og måske også hvorfor de havde ansøgt SPARK. Hændelsen gav dem nogle erkendelser i forhold til, hvad der sker, når man ikke lytter, bliver revet med af følelser, og hvilken positiv effekt, det kan have at være åben og nysgerrig på hinandens perspektiver og følelsesmæssige reaktioner, siger Mille Trøst Simonsen.

Vilje til samarbejde

På tredje møde viste det sig, at konflikten stadig ikke var helt løst. Udvalget brugte derfor tid på at få talt det sidste igennem. Her formåede de på fornemmeste vis at spørge nysgerrigt - også selv om, at det var svært.

De lyttede åbent til hinanden og praktiserede netop dét, de var kommet frem til, at de skulle gøre mere af på det forrige møde. På mødet blev der også tid og rum til at snakke samarbejde, opgaver og roller i MED.

Mille Trøst Simonsen lagde en række sætninger på et bord. På skift trak MED-udvalgets medlemmer en sætning og diskuterede i gruppen, hvorfor de havde valgt netop denne. Blandt sætningerne var:

  • Jeg kender min rolle internt i MED
  • Vi kender hinandens styrker i forhold til samarbejdet i MED
  • Vi har konkrete mål
  • Vi støtter hinanden i at være åbne og bevare nysgerrigheden
  • Vores kommunikation har et problemløsende fokus

Medarbejdere og ledere snakkede her om, at MED-udvalget skal være et rum, der kvalificerer ledelsens beslutninger med øje for medindflydelse og medbestemmelse".

Tidligere var det lokale MED-udvalg mest af alt en informationscentral, forklarer Ane Katrine Eiming, der er uddannet cand. mag. i dramaturgi og til daglig arbejder som bibliotekar på Auning Bibliotek.

- Jeg kan mærke en vilje fra ledelsens side til, at vi skal noget andet. Vi skal som medarbejderrepræsentanter ikke bare informeres om ledelsens beslutninger, men hvis vi inddrages aktivt, kan det være en stor fordel, siger hun.

For Lars Jørn Højlund Larsen har forløbet vist, hvor lang tid det tager at genoprette et psykisk arbejdsmiljø, der har lidt skade.

- Vi er bestemt ikke i mål endnu. Der dukker hele tiden konflikter op, som jeg ikke havde forudset ville komme. Vi har snakket social kapital og genopretningsplaner for tillid og godt samarbejde. Det allervigtigste er dog, at vi har brugt tid sammen på at snakke, snakke og snakke, siger han.

Tag imod hjælp udefra

For Ane Katrine Eiming har den største læring været, hvor meget hjælp man kan få udefra, hvis man er villig til at tage imod.

- Vi er alle enige om, at vi ikke var kommet så langt, hvis vi ikke havde haft Mille. Hun har været god til at fastholde, hvad der virker for os. Vi har set, at vi kan komme ud på den anden side og være gode venner, selvom bølgerne går højt, siger hun.

Norddjurs Biblioteker har planlagt en medarbejderdag og et forløb med en ekstern trivselskonsulent. Det var aldrig sket uden det forudgående SPARK-forløb, mener afdelingsleder Lars Jørn Højlund Larsen.

- Nu kan vi forankre trivselsforløbet i MED-udvalget. Det gør en stor forskel, siger han.

Mille Trøst Simonsen er sikker på, at Norddjurs Biblioteker nok skal lykkes med at gøre MED-udvalget til et tillidsfuldt samarbejdsforum.

- De er virkelig skarpe og reflekterende, hvilket hjælper dem i at fastholde og udvikle det, de har lært sammen. Samtidig har de alle en positiv vilje til at lykkes i samarbejdet. De har bare haft nogle udfordringer.

Norddjurs Bibliotekers begrundelse for at søge

Norddjurs Biblioteker kontaktede sidste år SPARK for at skabe et stærkt MED-udvalg og styrke arbejdsmiljøet på et tidspunkt, hvor en arbejdsmiljøundersøgelse havde påpeget ”uhensigtsmæssig kommunikation mellem ledelse og medarbejdere."

Situationen var turbulent. Tilliden til hinanden i MED-udvalget havde lidt et alvorligt knæk. Nu var der brug for sparring til det fremadrettede arbejde og et stærkt MED-udvalg, der kunne fremstå som rollemodeller for resten af medarbejderne på arbejdspladserne. 

Norddjurs Biblioteker har søgt ind under temaet forandringer og omstillinger.

Sagt om SPARK konsulenten:

"SPARK-processen kom på det helt rigtige tidspunkt. Vi har fået nogle gode redskaber, og vi har haft glæde af at have en udefra, som ikke havde aktier i noget som helst. Hun har været super dygtig til at navigere i de konflikter, der er opstået. Vi skal i gang med en ny æra i MED, en ny måde at arbejde sammen på. Mille har været super god til at gøre os bevidste om, hvad vi kan gøre og hvorfor - og fastholde os i, hvad der virker for os."

Sagt af SPARK konsulenten:

"De har virkelig haft megen dialog. Det har virket for dem. Vi har sammen snakket om: Hvad er svært? Hvad er det som virker for jer? Hvad kan I arbejde med fremadrettet? De har fået redskaber, så de ved, hvad de skal være opmærksomme på og fået skabt tid og rum til at tale tingene igennem. De er skarpe og reflekterende. De skal nok lykkes med at få skabt det tillidsfulde samarbejde og opnå spredning i organisationen. De har haft nogle udfordringer, men nu er konteksten en anden."

4 virksomme greb:

1. Afsæt tid til møder i MED-udvalget mellem SPARK-møderne. På den måde fik de i MED-udvalget skabt mulighed for at forankre de metoder og initiativer, der arbejdes med på SPARK-møderne

2. Spørg nysgerrigt og åbent ind til andres perspektiver, argumenter og reaktioner, selvom det kan være svært. MED-udvalget lykkedes med at holde fokus på den gode intention hos alle i MED-udvalget. At alle vil det bedste

3. Skab plads til, at man også kan reagere følelsesmæssigt. Få talt om, hvad der sker i rummet. Tag en timeout og gå i fugleperspektiv.

4. Læg mærke til, hvad der virker for jer. Undersøg hvilke ressourcer og kompetencer, I trækker på, når der opstår svære situationer. Hvordan lykkes I med at komme igennem dem, på trods? På den måde stod MED-udvalget stærkere i deres ressourcer og kompetencer, som de kan bruge fremadrettet.

 

Om SPARK
SPARK

SPARK står for Samarbejde om Psykisk ARbejdsmiljø i Kommunerne. SPARKs konsulenter kører ud i landet og besøger lokale, kommunale arbejdspladser, hvis ledere og medarbejderrepræsentanter har brug for at se på det psykiske arbejdsmiljø sammen. SPARK er et fælles initiativ mellem KL og Forhandlingsfællesskabet.

Læs mere om SPARK og SPARKS tilbud her.

Læs hvordan I selv søger her.