Horsens

Horsens endevender dokumentation: Vi vil kun lave dokumentation, der giver mening

Horsens Kommune sætter de næste to år dokumentation under en kæmpe lup. Giver dokumentationen ikke mening for medarbejderne, så skal den fjernes, forklares eller udvikles, indtil den gør.

Af Mia Dalby Larsen 26/02/2017
Fremfærd

Der dokumenteres alt for meget. Eller der dokumenteres alt for lidt. Debatten om dokumentation kommer hurtigt til at foregå i bokseringens to hjørner, og kampen inde på midten kommer til at stå om alt eller intet.

Den debat vil Horsens Kommune nuancere, så dokumentation i Horsens bliver noget, der giver mening for medarbejderne og ledere og støtter dem i at udføre deres opgave

- Vi har et fælles ønske i hovedudvalget om at kigge på, hvad vi dokumenterer, og hvad dokumentation i det hele taget er. Når det gælder sammenhængen mellem dokumentation og tillid, hvornår har vi så tillid til medarbejdernes faglighed, og hvornår bliver dokumentation til kontrol uden formål? Vi skal kun dokumentere, hvor det er relevant, og hvor det understøtter kerneopgaven, siger Yasmeen Hollesen, der er næstformand i kommunens hovedudvalg.

Udvalget har besluttet at fokusere på dokumentation og tillid i et gennemgribende projekt de næste to år.  Det er et projekt, som bliver sat i gang fra centralt hold, men ønsket om det er i høj grad båret ind i udvalget gennem de hverdagsdilemmaer, som sygeplejersker, terapeuter, socialpædagoger og SOSU-assistenter og mange andre faggrupper oplever: At dokumentation fylder i deres hverdag og i deres bevidsthed.

Planen er da også, at projektets metoder og resultater bliver spredt ud på arbejdspladserne og involverer og engagerer alle de medarbejdere og faggrupper, som bruger arbejdstid på at dokumentere. Og ønsket er også, at de medarbejdere undervejs fortæller, hvad de oplever og stiller spørgsmål, der forstyrrer.

I forbindelse med projektet har kommunen indgået et samarbejde med Fremfærd, der støtter med midler og viden og vil være behjælpelig med at evaluere og trække erfaringer frem, som andre kommuner også kan have glæde af bl.a. i et netværk med andre, der arbejder med lignende projekter.

- Jeg håber, at vi i projektet når frem til, at vi får reduceret opfattelsen af, at medarbejderne går og laver meningsløse ting. Hvis de gør det, så skal det afskaffes, for vi skal ikke have meningsløs dokumentation i Horsens Kommune, siger kommunaldirektør Niels Aalund.

LÆS OGSÅ: Derfor skal vi afbureaukratisere

Hvad er meningsfuld dokumentation

Og hvornår giver dokumentation så mening? Det gør den, når den bruges til vidensdeling, læring og udvikling, når den hjælper medarbejderne i deres arbejde, når de medarbejderne ved, hvorfor den er nødvendig, og når den gavner borgeren, mener både kommunaldirektøren og repræsentanten for medarbejderne.

-  Dokumentationen skal give mening for dem, der laver den. Det bedste er, hvis vi laver dokumentation, som vi selv kan bruge til noget. Det næstbedste er, hvis vi i det mindste har fået forklaret, hvorfor nogen har fundet på, at vi skal gøre det, siger Niels Aalund.

Yasmeen Hollesen er enig. For medarbejderne er der masser af situationer, hvor dokumentation er nødvendig, giver mening og hjælper til at udføre arbejdet med borgerne.

- Når medarbejderne f.eks. kan se, hvad der er sket forud i en sag eller tidligere på dagen for en borger. Når vi skal arbejde sammen tværfagligt, siger Yasmeen Hollesen.

Der er også situationer, hvor hun ikke mener, dokumentationen giver mening for medarbejderne, og at tillid til medarbejdernes faglighed rækker.

- F.eks. hvis medarbejderen på plejehjemmet skal dokumentere, når hun har tilbudt fru Jensen et glas vand, og hun igen skal dokumentere, hvis fru Jensen siger nej tak, og på milliliter skal dokumentere, hvis hun siger ja tak, siger Yasmeen Hollesen.

Et andet eksempel på meningsløs dokumentation kan være, hvis der dokumenteres udelukkende for at dække sig selv af. 

Dokumentation er ikke i sig selv af det onde, men irrelevant dokumentation, der tager tid fra kerneopgaven, og som opleves som spild af tid skal findes og enten fjernes, forklares eller udvikles, så den giver mening. 

Mulighed for at råbe op

Både Niels Aalund og Yasmeen Hollesen understreger, at projektet er en opdagelsesrejse, og ingen af dem har på forhånd et klart billede af, hvad projektet faktisk vil finde eller hvordan opdagelserne vil påvirke medarbejdernes hverdag fremover.

- Jeg tror også, at vi taler meget om dokumentation, fordi alle medarbejdere ikke altid er klar over, hvorfor vi dokumenterer det, vi gør. Og så opstår der et dokumentationsspøgelse. Arbejdsopgaver ændrer sig, og det gør dokumentation også, men får vi ikke forklaret, hvorfor vi skal dokumentere, så kan der i tankerne være noget, der følger med fra den gamle måde at arbejde på. Så vi tror måske, vi dokumenterer mere, end vi rent faktisk skal, siger Yasmeen Hollesen.

Horsens Kommune er også klar til at råbe op, hvis projektet afdækker, at kommunen lovgivningsmæssigt er pålagt nogle dokumentationskrav, der er meningsløse.

- Det vil vi bestemt. Hvis det viser sig, at der er noget, som er fuldstændigt tåbeligt, så kan vi rejse det og foreslå at få det afskaffet. Med det her projekt kan vi komme og sige det på et rigtig gedigent grundlag, siger Niels Aalund.

Han forestiller sig, at det måske kan gøre sig gældende på områder, hvor digitaliseringen har overhalet dokumentationskrav, der blev stillet for ti år siden.

I det hele taget har han forhåbning om, at man med digitale midler kan ændre på måden at dokumentere på, gøre den mere automatiseret og mindre bøvlet for medarbejderne at udføre.

Mere dokumentation er også en mulighed

Der er også den mulighed, at projektet afslører, at der er steder, hvor der mangler dokumentation, eller at der er nogle grupper af medarbejdere, som har brug for at kunne tilgå andre medarbejderes dokumentation, når de fra forskellige fagområder arbejder med de samme borgere.

- Jeg arbejder f.eks. selv på handicapområdet, og vi har mange af de samme borgere, som  også er tilknyttet ældreomsorgsområdet. Når vi er to medarbejdere fra hver sin afdeling, som kommer i borgerens hjem på samme dag, kan vi ikke se, hvad den anden medarbejder har udført hos borgeren, fortæller Yasmeen Hollesen. 

Hun påpeger, at udfordringen her ligger i at sørge for, at der ikke skyder en masse ny dokumentation frem. Den dokumentation, der laves, skal i stedet give mening for alle medarbejdere, der samarbejder om borgeren.

Niels Aalund er spændt på, om det vil vise sig, at forvaltning og direktion forlanger meningsløs dokumentation af arbejdspladserne.

- Det håber jeg ikke, der er meget af, for sådan skal det jo ikke være. Jeg håber, at det, vi beder om, er noget, der er i en fælles interesse for os alle. Vi har alle sammen brug for at vide, om noget virker, men der er jo andre måder at få det at vide på end ved at måle og veje helt ned i detaljer, siger han- 

Niels Aalund påpeger, at projektet ikke er et opgør med den såkaldte New Public Management., New Public Management har nemlig aldrig være en del af tænkningen i kommunen.

- Hvis man for eksempel skal vide, om børnene lærer noget i skolen, så kunne man jo godt forestille sig, at den lokale skoleleder og lærerne kan finde ud af rigtig mange ting selv, og derfor er det måske ikke så meget, man skal have fra dem. Det er dog heller ikke sikkert, det er ret meget, vi faktisk kræver i dag. Der er jeg spændt på at høre, hvad I finder ud af, siger han henvendt til Yasmeen Hollesen og fortsætter:

- Jeg drømmer virkelig om, at man kunne finde nogle andre måder at dokumentere på, så noget af det bliver selvstyrende på en eller anden måde, siger Niels Aalund.

Det er Yasmeen Hollesen bestemt også åben for:

- I virkeligheden ved vi jo ikke, hvor vi ender henne. Det bliver virkelig spændende at se, hvad der dukker op, siger hun.

​​​​​​​Vil I også samarbejde med Fremfærd om afbureaukratisering?
Fremfærd

Horsens Kommune har indgået et samarbejde med Fremfærd om projekt ’Dokumentation og tillid’. Det indebærer blandt andet, at Fremfærd støtter med midler, viden, sparring, evaluering og et netværk med andre kommuner, der arbejder med afbureaukratisering, tillid, dokumentation og beslægtede emner.

Du kan også læse om Fremfærds samarbejde med Høje-Taastrup Kommune.

Arbejder I med et af temaerne ovenfor, eller har I et projekt i støbeskeen enten i hovedudvalget, i forvaltningen eller på den enkelte arbejdsplads, så kan I henvende jer til Fremfærd og forhøre jer om evt. muligheder for samarbejde eller for at indgå i et netværk.

Kontaktperson for KL

Konsulent Marie Ramskov Balch

Tlf: 3370 3089, email: MARB@kl.dk

Kontaktperson for Forhandlingsfællesskabet

Konsulent Christina Borries, Offentligt Ansattes Organisation

Tlf: 46 97 38 03, email: cbo@oao.dk

Kontaktperson for Fremfærd

Sekretariatsleder i Fremfærd Lars Bøjesen

Tlf: 6172 2376, email: lb@fremfaerd.dk

Om projekt 'Tillid og dokumentation i Horsens Kommune'

Projektet er startet som en idé i kommunens hovedudvalg om, at medarbejdere og ledere har en fælles interesse i at arbejde med emnet dokumentation.  Man har en vision om, at projektet og dets resultater skal spredes ud til arbejdspladser i hele kommunen, og at effekten af projektet er, at dokumentation i Horsens bidrager til bedre kvalitet i opgaveløsningen, til en mere effektiv udnyttelse af ressourcer og til trivsel og motivation blandt medarbejderne.

Dokumentationsagenter

I dette forår skal der uddannes et sæt dokumentationsagenter, som sammen med to udvalgte arbejdspladser på to forskellige fagområder skal køre et pilotprojekt hver.  De udvikler en kortlægnings- og analysemodel, hvor de sammen med medarbejderne på arbejdspladsen gennemgår arbejdspladsens dokumentation. Hvad dokumenterer vi? Hvorfor gør vi det? Hvordan gør vi det? Hvornår gør vi det? Giver det mening for den medarbejder, der udfører dokumentationen?

De kommer til at bruge en antropologisk tilgang med observationer, dokumentgennemgang og interviews, og den fundne dokumentation bliver sammenholdt med seks leveregler:

Dokumentation skal:

  • Være relevant og vigtig
  • Skal give mening i sådan et omfang, at det afspejler sig direkte i formålet
  • Være effektivt – både teknisk, fagligt og resultatmæssigt
  • Understøtte tværfagligt samarbejde og skabe helheder i løsningen af kerneopgaven
  • Skabe værdi for borgeren – direkte eller indirekte
  • Skal have et klart og kommunikeret formål, hvis der er tale om kontrol som et vilkår.

Finder man dokumentation, der ikke giver mening, så skal det fjernes, forklares eller udvikles, så det lever op til de seks leveregler.

Resultaterne bliver evalueret, og modellen justeret, før flere dokumentationsagenter bliver uddannet og flere fagområder inddrages.