Struktur og samarbejde styrker arbejdet med sygefravær

For godt et år siden ansatte Silkeborg Kommune to administrative medarbejdere til at bistå de faglige ledere i håndteringen af sygefravær i Sundheds- og Omsorgsafdelingen.

Initiativet udsprang af projektet ”Sammen om trivsel og tilblivelse i Sundhed og Omsorg”.

Det er der lavet om på nu. Tilstedeværelsen af de to medarbejdere betyder, at der nu er en fast, struktureret proces for fraværssamtaler,

og at kommunen samtidig har fået mere ensartede data om fravær og opfølgning, fortæller sektionsleder Pia Alsgaard.

- Vi er med til at sikre, at der bliver holdt samtaler, og at de bliver gennemført ordentligt. Lederne skal bare fokusere på samtalen – vi tager os af alt det omkring, forklarer Maria Emilie Johansen, som sammen med June Kempel Schmidt udgør det administrative makkerpar.

Aflastning i praksis

Maria Emilie Johansen og June Kempel Schmidt håndterer hele den praktiske del af sygefraværsforløbet. De trækker data og overvåger, hvornår medarbejdere har sygefravær. De indkalder til samtaler, booker mødelokaler og sender materiale til leder og medarbejder.

De udarbejder sygefraværskalender og forberedelsesskema, så lederen møder velforberedt op. De deltager i samtalen som referent og sikrer, at alle punkter dækkes. Og efterfølgende journaliserer de referatet og planlægger eventuelle opfølgningsmøder.

De faglige ledere beskriver det administrative samarbejde som en reel aflastning, der både frigør tid og øger kvaliteten i samtalerne.

- Det er en kæmpe hjælp, at June eller Maria holder øje med fraværet og sørger for referaterne. Det er altid det, man skubber, når man har travlt – men nu bliver det gjort, og gjort ordentligt siger plejehjemsleder Pernille Jensen.

SE VIDEO

Struktur skaber bedre samtaler om sygefravær

I Silkeborg arbejder ledere og administrative medarbejdere tæt sammen om at skabe kvalitet og systematik i sygefraværsarbejdet.

Læs artiklen

Bedre forberedelse giver tilstedeværelse

Pernille Jensen fortæller, at hun tidligere ofte selv måtte tage sig af både forberedelse, referatskrivning og journalisering – og at det i praksis betød, at nogle samtaler blev udskudt. Nu oplever hun, at strukturen gør en forskel.

- Bare det, at der er en, der sidder og laver referat, gør, at man slapper mere af som leder. Samtalerne bliver bedre, fordi jeg kan være til stede.

Plejehjemsleder Pernille Jensen

Også leder i hjemmeplejen Trine Staub understreger, hvor meget kvaliteten i arbejdet er steget.

- Før sad jeg og skrev referat undervejs, og så gik nærværet fløjten. Nu kan jeg være 100 procent til stede. Og referaterne – de bliver meget mere fyldige og præcise, end jeg selv fik gjort.

Blik for fraværsmønstret

Med tiden har de to administrative medarbejdere fået et større indblik i fraværsmønstre eller muligheder for tilbud i forbindelse med sygefravær. Derfor kan de nu bidrage med andre perspektiver i lederens forberedelse.

- Nogle gange opdager vi mønstre i fraværet. Så kan vi give lederen et hint inden samtalen, forklarer Maria Emilie Johansen.

Og netop dét blik for fraværsmønstre fremhæver Trine Staub også som særligt positivt, fordi det er noget, lederen sjældent selv har tid til at opdage.

Rette kompetencer til rette opgaver

For lederne handler initiativet derfor også om at bruge kompetencerne rigtigt. De administrative medarbejdere bringer en systematik og præcision ind i arbejdet, som nogle ledere måske ikke selv er lige så stærke til – og som ikke er deres kerneopgave.

- De kan noget med struktur, data og processer – og det betyder, at jeg som leder kan bruge min energi på relationen og på at lede, siger Trine Staub.

Hun peger også på, at kvaliteten af dokumentationen er blevet markant højere, hvilket styrker både opfølgning og retssikkerhed i personalesager.

- Det handler om, at tingene sker – og at de sker ordentligt. Lederen skal lede, og de administrative medarbejdere skal sørge for, at rammen omkring det fungerer. Det er dér, vi flytter noget.

Sektionsleder Pia Alsgaard

Mere tid til kerneopgaven

Erfaring viser, at sygefraværet falder, når man arbejder målrettet med det. Og når flere er på job, giver det både mere kvalitet og velfærd til borgerne – og et bedre arbejdsmiljø.

- Når vi har færre sygemeldinger og mere ro i hverdagen, kan vi planlægge mere stabilt og bruge vores tid dér, hvor den gør mest gavn – hos borgerne. Så indsatsen mærkes faktisk helt ude i hjemmeplejen. Der er flere kendte ansigter og mere tid til kerneopgaven, forklarer Trine Staub.

Brobyggere

Maria Emilie Johansen og June Kempel Schmidt ser sig selv som brobyggere mellem ledelse, HR og medarbejdere.

De oplever, at deres indsats giver lederne ro – og medarbejderne tillid til, at samtalerne håndteres professionelt.

- Jeg tror, at lederne mærker, at der kommer systematik og ro på processen. Og medarbejderne oplever, at der er styr på tingene, fortæller Maria Emilie Johansen.

De menneskelige kompetencer er også i spil

Ved samtalerne sidder en af de administrative medarbejder diskret i baggrunden, typisk ved et andet bord.

- Vi præsenterer os altid som dem, der skaber rammer for lederen – ikke som en del af samtalen. Det er lederens og medarbejderens rum, forklarer Maria Emilie Johansen, og June Kempel Schmidt supplerer:

- Vi sørger for, at lederne kan fokusere på samtalen – ikke på logistik og papirer. Samtidig skal vi forstå, hvordan vi er til stede i et rum, hvor der tales om noget sårbart. Vi skal kunne være til stede uden at være til stede.

At mestre det kræver en del både faglige og menneskelige kompetencer. De administrative medarbejdere skal ikke alene være sikre i databehandling og systemer, de skal også have forståelse for arbejdsmiljø, trivsel og personalepolitik. De skal have stærke kommunikations- og samarbejdsevner – og ikke mindst en god portion diplomati og situationsfornemmelse.

Et ledelsesgreb, der fortjener udbredelse

Erfaringen med at styrke ledere i sygefraværssamtaler er så god, at initiativet nu bliver udbredt til andre forvaltninger i Silkeborg Kommune.

Den administrative indsats er ikke blot en teknisk løsning, men blevet et strategisk ledelsesgreb, der skaber struktur, kvalitet og en mere tryg kultur omkring sygefravær.

For når kompetencerne fra faglig ledelse og administrativ struktur bringes sammen, skaber det bedre samtaler, større trivsel – og lavere fravær.

Plejehjemsleder Pernille Jensen summerer op:

- Det er virkelig værdifuldt for os. Det gør det lettere for mig at lede – og bedre for medarbejderne at være en del af.

Når ledere og administrative medarbejdere spiller hinanden gode, skaber det ikke bare bedre arbejdsgange – men også mere overskud, stabilitet og nærvær i mødet med borgeren. For i sidste ende er lavere fravær ikke kun et spørgsmål om drift, men om kvaliteten i den velfærd, borgerne møder hver dag.