Administrative fællesskaber giver kvalitet på skoler

At arbejde med administrative fællesskaber på tværs af skoleområdet er ikke noget nyt i Holbæk Kommune. Her dækker syv medarbejdere og en leder i fællesskab flere skoler og fordeler opgaver efter kernekompetencer.

Det første fællesskab af slagsen blev oprettet i 2013, så der er masser af erfaring at trække på i Administrativt Center Vest, som er et af de fire administrative fællesskaber, som skole- og dagtilbudsområdet i kommunen i dag er organiseret i.

Og spørger man medarbejderne her, hvad det kræver at skabe værdi med et administrativt fællesskab, så lyder svaret, at det skal være et kvalitets- og robusthedsprojekt. At toplederne bakker op om at investere tid i opstart, fælles standarder og sammenhængskraft.

Resten af opskriften lyder på en god kombination af vedligehold og finpudsning: faste møder, fælles lederfora, klare snitflader – og en vilje til løbende at justere.

Fællesskab minimerer sårbarhed

Erfaringen i Holbæk er indtil videre, at de administrative fællesskaber giver velfærd: mere retssikkerhed, færre fejl, bedre økonomisk overblik – og mere kvalificeret koordinering og sparring tæt på ledelsen.

Og så sikrer de stabilitet i hverdagen, fordi der altid er nogen til at gribe opgaverne. Som leder Karina Benfeldt udtrykker det, så ”minimerer vi sårbarhed ved at løfte i fællesskab,” mens administrative medarbejder Trine Rasmussen ikke tøver med at kalde organiseringen ”det bedste, de nogensinde har gjort.”

Makkerskab og dobbeltdækning

I Administrativt Center Vest må ingen opgaver være afhængige af én person. I praksis betyder det, at man har udviklet årshjul, ”hvem-gør-hvad”-oversigter, fælles standarder, samt videndeling og kommunikation i fællesfaglige spor på tværs af HR, økonomi, elev- og personaleadministration, prøveafvikling og specialøkonomi.

Organiseringen sikrer ikke alene standardisering, men giver også rum for kompetenceudvikling og mobilitet: Opgaver rokeres, så flere kan dække samme felt, og medarbejdere kan bytte primærskoler uden at forlade organisationen. Samtidig kører funktionstelefoner og -postkasser i rul, så henvendelser kan besvares hurtigt – også i perioder med spidsbelastning.

Dialog er vejen frem

Når makkerskabet blomstrer i Holbæk, er det ifølge Karina Benfeldt bl.a., fordi medarbejderne bliver inddraget i opgaveplanlægningen. Det sker efter klare principper: Ingen solistopgaver, kontinuerlig læring og ensretning dér, hvor det styrker kvalitet.

Og det sker både i det daglige og i de årlige revurderinger af opgaveporteføljer, hvor teamet drøfter, om opgaver skal skaleres op eller ned, og om nye kompetencer giver anledning til at rokere på rollerne.

- Jeg går forrest, men jeg er jo ikke noget, hvis ikke de går med, siger Karina Benfeldt

Dialog og inddragelse er også ifølge Kenneth Skovgaard Hansen, pædagogisk leder på Kildebjergskolen, afgørende for at få det optimale udbytte ud af det administrative fællesskab – også når det bliver udfordret af opgaver, der skaber gråzoner, da de måske falder mellem to stole, eller man ikke har skabt en ordentlig forventningsafstemning.

- Det handler om at tale sammen – for en vedvarende, formaliseret dialog mellem skoleledelse og administration gør det lettere at justere kursen, når virkeligheden ændrer sig, siger han.

SE VIDEO

Fælles administration løfter kvaliteten i Holbæk

Et tværgående administrativt team skaber overblik, stabilitet og bedre opgaveløsning på skoleområdet.

Læs artiklen

Ensartet praksis på tværs

Mads Fich Granlien, der er skoleleder på Knabstrup Skole, Undløse Skole og Nr. Jernløse Skole, er heller ikke i tvivl om, at det administrative fællesskab i kommunen er med til at løfte kvaliteten.

Han ser en tydelig faglig gevinst både i daglig drift og i mere komplekse opgaver, hvor der er krav til dokumentation og retssikkerhed.

- Det løfter kvaliteten af opgaverne, når medarbejderne ved mere i dybden, fortæller han og fremhæver særligt arbejdet med journalisering i Edoc og brugen af sikre filer.

Her har teamet udviklet vejledninger og undervist ledere, så praksis på tværs bliver ensartet og lovmedholdelig.

For Mads Fich Granlien betyder det også bedre mulighed for at udøve faglig ledelse, fordi han ikke bruger samme tid på eksempelvis at rette fejl eller opfinde procedurer fra bunden.

- Når strukturen er i orden, kan vi bruge vores energi på kerneopgaven – nemlig børnenes læring og trivsel.

Forebygger fejl i økonomistyring

Mads Fich Granlien mener også, at økonomistyringen bliver skarpere, når specialiserede kompetencer samles.

I arbejdet med specialøkonomi afstemmer to administrative medarbejdere og den administrative leder løbende budgetter og sager. Det har både skabt ro hen over året og forebygget fejl, som f.eks. da en dyr elevsag korrekt blev flyttet til en central pulje, hvilket gjorde en markant forskel for skolens økonomi.

Her var det en administrativ medarbejder, der med sit indgående kendskab til området og sin systematiske måde at arbejde på identificerede, at sagen hørte til i en central pulje – en detalje, som let kan blive overset i en travl hverdag. Den slags greb betyder, at ressourcerne kan bruges dér, hvor de gør størst gavn: i mødet med børnene.

Specialisering versus synlighed

Der er dog også udfordringer ved at samle de administrative opgaver i et specialiseret team og arbejde med fleksibel bemanding.

Ifølge Mads Fich Granlien kan der f.eks. være en oplevelse af mindre synlighed på den enkelte matrikel. Hvis den, der tager telefonen, når man ringer ind, sidder på en anden skole.

- Så kan man godt savne den der meget tætte nærhed, siger han.

Det er især de mindste matrikler, der ikke har daglig bemanding. Her prioriterer man i stedet jævnlige besøg, roterende møder og tydelige kontaktveje, så forældre, elever og medarbejdere stadig møder ”et administrativt ansigt” i løbet af ugen.

Rette kompetencer til rette opgaver

Når alt kommer til alt, er Mads Fich Granlien da heller ikke i tvivl om værdien af de administrative fællesskaber. Specialisterne er med til at frigøre båndbredde hos lederne og skabe et mere kvalificeret samspil om opgaverne – til gavn for både medarbejdere og borgere.

Uanset om det handler om ansættelser, data, dokumentation, økonomi eller noget femte, giver den administrative ekspertise mulighed for, at lederne kan bruge deres tid på kerneopgaven.

- Jeg har brug for nogle dygtige kollegaer – nogen, der er bedre til at løse den type opgaver, end jeg er, siger han.

Det perspektiv er Kenneth Skovgaard Hansen enig i.

- De er jo bedre til alt inden for deres speciale. F.eks. HR-aspektet – det er de helt vildt gode til at tage sig af, og det er rart at have nogle livliner at trække på, siger han.

LÆS OGSÅ