I Viborg optimerer de både samarbejde og arbejdsgange

Kender du det, at du og dine kollegaer godt ved, at I kunne optimere en opgave eller arbejdsgang, men mangler tid, overblik, prioriteringer eller kompetencer til at få det gjort?

Det gjorde de i Sekretariatet, Social, Sundhed & Omsorg, Viborg Kommune. Derfor besluttede de for et par år siden at udpege et hold administrative medarbejdere som optimeringskonsulenter.

Siden har de hver anden uge afsat en hel dag til fordybelse, analyse og udvikling. Viderestillet telefoner og mails til kollegaer. Og rettet fokus mod at gentænke arbejdsgange, der kan gøres enklere, hurtigere eller smartere.

SE VIDEO

Smartere arbejdsgange styrker samarbejdet i Viborg

Et optimeringsværksted og øget fokus på arbejdsgange giver administrative medarbejdere tid og rum til at udvikle bedre løsninger sammen med lederne.

Læs artiklen

Sparringspartnere for lederne

Optimeringsværkstedet og måden, de har organiseret administrationen på, betyder, at de i Sekretariatet, Social, Sundhed & Omsorg i dag fungerer som sparringspartnere, så lederne bedre kan lykkes med deres opgaver.

Afdelingsleder i Sekretariatet, Social, Sundhed & Omsorg, Stephan Sandberg-Olesen, forklarer:

- For os ligger fremtidens værdi ikke i at taste, men i at tænke med, analysere og skabe løsninger sammen med lederne. Det kræver mod, men det er også dér, arbejdsglæden ligger.

Det store overblik

Den nye, administrative arbejdsform er konkret og praksisnær. Hver anden onsdag mødes optimeringskonsulenterne fx og drøfter idéer, prioriterer opgaver og arbejder sammen om analyser og løsninger. Input får de fra hele organisationen – kollegaer, faglige ledere og drift.

- Vi har et kæmpestort planlægningsoverblik i Teams, hvor alle idéer lægges ind som post-its. Og Så prioriterer vi: Hvad haster, hvad giver størst gevinst, og hvor kan vi få hurtig effekt? fortæller administrativ medarbejder Bettina Jørgensen.

Medarbejderne arbejder sammen om opgaverne på tværs af erfaring og opgaver. Administrativ medarbejder Inge Elkjær, der har været i kommunen i seks år, forklarer:

- Vi blander os bevidst, så vi får forskellige perspektiver. De nye stiller ”dumme” spørgsmål, og det er sundt. Det får os til at reflektere over, hvorfor vi egentlig gør tingene, som vi gør.

Den pointe er den administrative medarbejder Sanne Østergaard Stilling enig i.

- Før brugte vi al vores tid på drift. Vi havde ikke tid til at se på, om vi kunne gøre tingene smartere. Med værkstedet fik vi system, struktur og tid – og pludselig begyndte ting at rykke.

Kollektivt læringsrum

De administrative medarbejdere, der er en del af Optimeringsværkstedet, har samtidig fået kompetenceudvikling i procesforståelse, facilitering og digitale værktøjer.

- Vi har lært at lave arbejdsgangsanalyser og tænke digitalt. Vi ved ikke alt om teknologi, men vi ved, hvem vi skal spørge – og vi tør gå i gang, fortæller Sanne Østergaard Stilling.

Flere andre medarbejdere fremhæver det positive ved det kollektive læringsrum, men også det output, der kommer ud af det – til gavn for borgerne.

- Det handler ikke bare om at spare minutter. Det handler om at skabe mening; at gøre opgaverne mere effektive, men også mere kvalificerede, mener Bettina Jørgensen.

Proaktive sparringspartnere

At tvinge sig selv til ikke bare at gøre, som man plejer, er ifølge Stephan Sandberg-Olesen en sund øvelse.

- Når vi trækker 10 procent af arbejdstiden ud af driften for udvalgte medarbejdere og dedikerer den til udvikling, giver det mærkbare resultater, fordi vi både arbejder med at trimme opgaverne og udvikle rollerne. Samtidig har vi et klart mål for øje: Vi skal være de faglige lederes yndlingssamarbejdspartner. Det skal være os, de ringer til først, når noget skal lykkes. Vi skal ikke tage over, men vi skal gøre det nemt for lederne at være ledere, siger han.

For Stephan Sandberg-Olesen handler samarbejdet og optimeringsværkstedet derfor lige så meget om kultur som om systematisk at afsætte tid til udvikling.

Det er et opgør med forestillingen om, at administrationen ”bare” udfører – og et ønske om at de administrative medarbejdere bliver aktive medspillere i ledernes hverdag. Fordi de forstår de faglige udfordringer, stiller spørgsmål, finder løsninger – og gør det med respekt for ledernes tid.

Et perspektiv, Mads Sørensen, der er leder på tre tilbud for voksne med handicap, bakker op om:

- De administrative medarbejdere er ikke bare udførere. De er proaktive, samskabende og kommer løbende med forslag og handlemuligheder. Det gør en kæmpestor forskel for mig.

Specialiserede kompetencer

Mads Sørensen beskriver samarbejdet med den administrative stab som både effektivt og værdiskabende i dagligdagen.

- Det administrative samarbejde er af høj kvalitet og til tiden. Selv når der er korte deadlines, er der en fleksibilitet og en vilje til at finde løsninger. Samarbejdet gør, at jeg kan fokusere på det faglige lederskab.

Han peger på, at det især er de specialiserede kompetencer, der gør den administrative sparring så værdifuld.

- De kan analysere økonomien på en kvalificeret måde. Når vi laver nye vagtplaner, kan min administrative kollega lave beregninger, der viser, hvad den model koster, og om jeg har råd til den. Det bliver langt mere præcist, end hvis jeg selv skulle regne på det, siger han.

Mads Sørensen beskriver også, hvordan de administrative medarbejdere fungerer som en slags sikkerhedsnet – både fagligt og strategisk.

- Når jeg ved, at én medarbejder er stærk inden for økonomi og analyser, men at han også kan trække på kollegaer med andre specialer, så giver en kæmpe tryghed. At der sidder et helt team, der kan supplere hinanden.

Fra robotter til rekruttering

Resultaterne fra værkstedet er tydelige. Et af de første projekter var udviklingen af en robot, der automatisk betaler fakturaer.

- Den har sparet os over en fuld stilling i tid. Og vi bruger den tid, der er frigivet, på at skabe nye løsninger, fortæller Sanne Østergaard Stilling.

Et andet projekt har handlet om at strømline processen omkring stillingsopslag.

Bettina Jørgensen forklarer:

- Vi lavede en arbejdsgangsanalyse sammen med HR og nogle ledere. Før skulle vi have en masse oplysninger via mail og blanketter. Nu sker det direkte i rekrutterings-systemet. Det har fjernet tilbageløb og gjort processen ens for alle.

Plads til bedre brug af kompetencer

Optimeringsarbejdet kræver dog også mod til at slippe opgaver, man tidligere har ejet – og at man ikke er bange for at gøre sig selv overflødig.

Vi kan jo godt ende med at optimere os selv væk fra nogle opgaver. Men det er faktisk en god ting. For det giver plads til nye opgaver, hvor vi kan bruge vores kompetencer endnu bedre, siger administrativ medarbejder Susanne stilling.

Måden at tænke administration på med bl.a. optimeringsværkstedet, nye arbejdsgange og mulighed for specialisering har derfor også givet hende et nyt fagligt lag i arbejdet og ændret hendes blik på rollen som administrativ medarbejder.

- Vi får lov til at være med til at skabe løsninger i stedet for bare at udføre. Det er motiverende, når man kan se, at noget, man har været med til at udvikle, faktisk gør hverdagen nemmere – både for os selv og for lederne ude i driften.

Administrativ medarbejder Susanne Stilling