I Aarhus tænker de i kæder - ikke i siloer

Uanset om man spørger medarbejdere i UngiAarhus Fællesadministration eller lederne i UngiAarhus om værdien af administrativ understøttelse, peger svaret i samme retning: Et fællesskab, der er blevet både motor og omdrejningspunkt for en stor og kompleks organisation.

En gruppe medarbejdere, der holder styr på systemer og bilag, men også udgør et fagligt miljø med en stærk selvforståelse og en tydelig mission.

- Vi er her for at spille lederne så gode som overhovedet muligt, så de kan bruge mindst mulig tid på administration, som administrationsleder Anette Elsborg formulerer det.

Et historisk skifte

Fællesadministrationen i UngiAarhus blev etableret i 2015. Inden da var de administrative opgaver organiseret decentralt i de daværende geografiske områder, hvor administrative medarbejdere sad sammen med FU-ledelserne. Opgaverne blev løst bredt, ofte på deltid og med stor personafhængighed.

Pædagogiske ledere, som egentlig var ansat til at udvikle ungemiljøer, havde samtidig ansvar for en række administrative opgaver som løn, ansættelser og fakturering.

Opgaverne blev løst så godt som muligt, men som viceleder i UngiAarhus Jakob Bangsgaard Oehlenschläger beskriver det, så var der store forskelle mellem områderne i både kvalitet og praksis.

- Tidligere skulle man kunne alting selv. Du skulle både kunne finde ud af handel og indkøb, økonomi og ansættelser. I dag får de administrative medarbejdere lov til at specialisere sig, og det giver både højere kvalitet og højere trivsel.

Skiftet skete ikke fra den ene dag til anden. Det tog nogle år at etablere den struktur, der fungerer i dag med specialisering som et nøgleord.

Den administrative stab arbejder i teams, der er bygget op om faglighed: Løn, økonomi, drift, stabsopgaver og økonomikontakt knyttet til tre organisatoriske søjler.

Hver medarbejder har sit felt, sin faglighed og sin opgaveportefølje, men alt holdes sammen af et fælles overblik over opgaver og kompetencer, som medarbejderne selv har været med til at udvikle.

Alle opgaver på bordet

Det var en administrativ medarbejder og TR, Pia Bak Jensen, der på et TR-kursus fik idéen til opgave- og kompetenceoverblikket.

Siden blev det foldet ud i et tæt samarbejde i medarbejdergruppen og skulle vise sig at blive en central byggesten i både organisering, trivsel og faglig udvikling.

Første skridt var at lægge alle opgaver ud på bordet: både store, små og alle dem midt imellem. Fra fakturabehandling over budgetter til håndtering af post og indkøb.

Derpå blev de skrevet ind i overblikket, og medarbejderne skulle vurdere egne kompetencer til at løse dem på en firetrins-skala.

Vurderingen blev efterfølgende drøftet i teamet for at blive klogere på, hvordan opgaverne bedst kunne fordeles, og hvor der skulle ske oplæring.

En sårbar proces

Medarbejderne beskriver processen som både udfordrende og livgivende.

- Det var en sårbar proces, siger administrativ medarbejder Pia Bak Jensen.

- Man skulle sidde og vurdere sig selv: Er jeg en 3’er eller en 4’er? Tør jeg sige, jeg er god til noget? Men det gjorde os også mere ligeværdige, fordi vi kunne se, at alle havde noget, de var specialister i, og noget, de ikke kunne.

Administrationsleder Anette Elsborg fortæller, hvordan overblikket i dag bruges som et styrende element, når der kommer nye opgaver, nye medarbejdere eller organisatoriske forandringer.

Der er en grundlæggende ambition om, at ingen opgave må ligge hos én person alene. Både for at sikre kvalitet og for at undgå sårbarhed.

Nye krav bliver til klare instrukser

Medarbejdere og leder beskriver en “værdikædetænkning”, hvor man ser hele den administrative proces som et sammenhængende forløb.

Når der kommer nye regler, nye systemkrav eller politiske beslutninger, er det ikke op til den enkelte leder ude i klubben at finde ud af, hvad det betyder, men administrationens opgave at oversætte, formidle og implementere i den respektive praksis.

- Vi skal finde ud af, hvad det betyder, og hvordan det gøres rigtigt. Og derefter skal vi give det videre til lederne gennem vejledning og undervisning eller ved at tage det på os selv, forklarer administrativ medarbejder Pia Bak Jensen.

Det er en tilgang, som de faglige ledere oplever enorm værdi i, fordi det skaber klarhed i hverdagen.

De skal ikke holde øje med, om systemer ændrer sig, eller om nye krav træder i kraft. De skal blot følge de rammer og instruktioner, som administrationen udarbejder, og som de faglige ledere beskriver som både overskuelige og præcise.

Støtte til nye ledere hele vejen

Nye ledere bliver mødt af et forløb, hvor de gradvist introduceres til deres administrative ansvar – og får støtte hele vejen.

- Vi holder dem i hånden gennem det hele. Og vi bygger det op i en rækkefølge, der giver mening – først det, de skal kunne for at fungere, og så alt det andet efterhånden, fortæller administrationsleder Anette Elsborg.

Det er en tilgang, der skaber både tryghed og struktur og reducerer risikoen for fejl, misforståelser og administrativ overbelastning.

Postkasserne holder hverdagen i gang

I UngiAarhus er det funktionspostkasserne, der holder hverdagen i gang. De er blevet symbolet på et fællesskab, hvor alle henvendelser lander det rette sted, og hvor alle opgaver bliver set af et team frem for en enkelt medarbejder.

På den måde risikerer opgaver ikke at blive tabt på gulvet eller strande i indbakken hos en medarbejder på ferie.

- Man kalder det bare ’postkasserne’. Det er helt genialt. Du skriver, og du får altid svar. Og du ved, at det er en fra teamet, der ved noget om det, som tager den, siger viceleder Jakob Bangsgaard Oehlenschläger.

Økonomikontaktfunktion skaber overblik

Ud over postkasserne er der en økonomikontaktfunktion – en opgave, tre medarbejdere varetager som en del af deres opgaveportefølje. Hver faglig leder har sin ”egen” økonomikontakt, som kender til organisationen og de økonomiske forhold, den er i.

Jakob Bangsgaard Oehlenschläger beskriver samarbejdet med sin økonomikontakt Pia sådan her:

- Den måde, hun kan lave overblik på… det ville være fuldstændig amatøragtigt, hvis jeg skulle gøre det selv. Jeg ved ikke, hvordan vi skulle være uden hende.

Økonomikontaktens rolle er at skabe overblik, producere analysenotater, lægge budgetspor ud og oversætte komplekse midler til noget, der faktisk kan styres.

Kvalitet i kerneopgaven

Selv om den administrative model i UngiAarhus fortsat bliver justeret og tilpasset, så står den som et godt eksempel på, hvordan administrativ understøttelse kan løftes til at være en strategisk styrke. Og hvordan kvaliteten af den pædagogiske kerneopgave hænger tæt sammen med kvaliteten af de administrative kompetencer.