På vej mod en mere forudsigelig hverdag i fritidscentret

For omkring tre år siden blev hverdagen i Fritidscenter Højvang i Aalborg Kommune vendt på hovedet. Efter i mange år at have fungeret som en almen fritids- og ungdomsklub for børn og unge i lokalområdet, fik fritidscentret gradvist en bredere rolle.

Ud over at tilbyde fritidsaktiviteter for børn og unge underviser medarbejdere i centret i rusmidler og digital dannelse på områdets folkeskoler og laver opsøgende arbejde i lokalområdet.

Samtidig er opgaveporteføljen gennem årene blevet udvidet med en række nye indsatser, herunder en kontaktpersonordning for børn og unge.

Spredt for alle vinde

Det betyder, at det pædagogiske personale ikke længere primært befinder sig på samme matrikel, fordi der nu er langt flere møder og aktiviteter ud af huset.

- Lige pludselig blev vi spredt for alle vinde, og vi havde ikke rigtig fået skabt en struktur og praksis til at kunne håndtere behovet for mere kommunikation i hverdagen. Det betød, at kolleger ikke i tide fik meldt ind, at de fx skulle til møde ud af huset, fortæller Arbejdsmiljørepræsentant og klubmedarbejder Dan Friis.

- Ja, vi skulle asfaltere, mens vi gik. Vi fik unge, som boede 20-30 km væk, og samtidig kom nye medarbejdere til, tilføjer centerleder Pedja Predrag Jovetic.

En uforudsigelig hverdag

Det pædagogiske arbejde i fritids- og ungdomsklubber tager udgangspunkt i børnenes og de unges behov i nuet.

Derfor er hverdagen tit dynamisk - og indimellem uforudsigelig. Men med de mange forandringer i Højvang blev der skruet endnu en tak op for uforudsigeligheden.

- Når folk kom på arbejde, var der usikkerhed om, hvem der var mødt ind, og hvem der ikke var. Den usikkerhed kan fjerne lidt af initiativlysten. For du sætter ikke noget i gang, hvis du pludselig skal hen at lukke et hul for en kollega, siger pædagog og TR Peter Schmidt.

Pedja Predrag Jovetic tilføjer:

- Og især for lederne, som står med ansvaret for, at der er nok på gulvet, kan det være en stor udfordring, som direkte afspejler sig på dagen, når der mangler folk.

Når kommunikationen driller

Overordnet set var der stadig et godt arbejdsklima i fritidscentret, men den tilbagevendende udfordring med at få delt informationer i god tid om fx mødedeltagelse, ferie og fravær begyndte så småt at trække veksler på trivslen.

For når man glemmer at orientere om et møde, så kan det enkelt sagt betyde, at kollegaen skal løbe stærkere.

Centerleder Pedja Predrag Jovetic fortæller:

- I forbindelse med vores trivselsmåling i 2024 kunne vi se, at kommunikationen kunne drille, og i vores TRIO var vi opsatte på at styrke arbejdsmiljøet i ”fredstid” - og så var det, jeg kom i tanke om SPARK, som jeg på et tidspunkt havde fået anbefalet.

Brug for en mere robust praksis

Hurtigt efter blev et SPARK-forløb sat i søen, og fritidscentrets TRIO fik formuleret den forandring, de gerne ville arbejde med. Den lød:

Vi vil gerne arbejde med at styrke samarbejdet og særligt sætte fokus på arbejdsfællesskabet, herunder manglende orientering til ledere og kolleger rettidigt i forhold til opgaveløsningen.

Så hvordan kan man udvikle en informationspraksis, der er robust nok til at håndtere det uforudsigelige pædagogiske arbejdsliv i Højvang?

Masser af nysgerrige spørgsmål

På det første arbejdsmøde med SPARK-konsulenten satte TRIO’en sig ned og rettede spottet mod en typisk arbejdsdag.

Hvordan ser sådan én dag ud for en medarbejder fra start til slut med alle de forandringer, den er spækket med? Fra aktiviteter med børn og unge, skift mellem lokationer og opgaver, møder med ledelse eller kolleger, akutte situationer til dokumentation og journalisering.

Hvor er det, der opstår udfordringer med rettidig informationsdeling til kollegaer og ledere? Hvad er det så, der spænder ben for informationsdeling? Og hvordan kan den rettidige informationsdeling styrkes?

- I en travl hverdag er det svært at stoppe op og se sig selv udefra. Men så kommer der én ind uden fordomme og forforståelser, kigger på os og stiller nysgerrige spørgsmål og får på den måde sat mange gode refleksioner i gang, siger Pedja Predrag Jovetic.

IT er et benspænd

Efter TRIO’en havde arbejdet med systematisk at kortlægge og undersøge udfordringerne med rettidig information, blev det besluttet at lave en undersøgelse blandt medarbejderne.

Hvad oplevede de, der var på spil i forhold til at få indberettet i god tid? Og syntes de overhovedet, det var relevant?

- Det viste sig, at alle syntes, det var vigtigt – og det var jo en god start, siger Dan Friis.

Undersøgelsen viste også, at IT er et benspænd for mange medarbejdere.

- Det kan være svært at navigere i – særligt efter vi har fået andre licenser til Microsoft. . Det er blevet mere komplekst og man skal bevæge sig i flere systemer. Når det er for svært, så begynder tingene at hobe sig op, fortæller Peter Schmidt.

Fastlagt tid til styr på kalender

En anden tilbagemelding fra medarbejderne var et ønske om en fastlagt tid, hvor man kan sætte sig ned og få styr på sine aftaler og kalender, melde ind til ledere og svare på mails fra sagsbehandlere.

- Det var måske ikke en stor opgave “i gamle dage”, men med de nye opgaver er det blevet meget mere komplekst, end det var før, siger Peter Schmidt.

Derfor bliver opgaven med orientering til kolleger og leder nu lagt ind som et krav i forbindelse med den forberedelsestid, medarbejderne har i forvejen.

Og TRIO’en er i fuld gang med at lægge sidste hånd på en tjekliste, som skal være en hjælp for medarbejderne til at strukturere forberedelsestiden bedre i samarbejde med lederne.

Ambitionen er at skabe en struktur, hvor der er plads til at komme i mål, og hvor medarbejderen kan bede om mere tid, hvis det er nødvendigt.

Næste skridt er at supplere tjeklisten med et tilbud til alle medarbejdere om at få en grundig intro til både Outlook-systemet og den nye tjekliste.

Det er en hel kultur der skal ændres

Tjeklisten og det planlagte undervisningsforløb er konkrete produkter af SPARK-forløbet. Men det er ikke det eneste, der er kommet ud af forløbet

Pedja Predrag Jovetic vurderer, at alene dét at få sat ord på behovet for bedre kommunikation og informationsdeling og italesætte det - ikke som noget negativt - men som noget, der bliver arbejdet med at styrke, har gjort en forskel.

- Vi skal have bygget det her med rettidig informationsdeling ind som en kulturændring, så det sidder på rygraden, understreger han.

Og TRIO’en er enige om, at der er rigtig meget at vinde for Højvang ved at få indarbejdet en mere robust praksis.

- Det er frustrerende at stå og mangle kolleger på gulvet. Og har man fx samtidig fem børn på ressourceplads, som også har en dårlig dag, så er det rigtig hårdt. Så hvis vi kommer i mål med at få indberettet og gøre det i de her lidt komplekse IT-systemer, så er vi nået rigtig langt, siger Dan Friis.

Kunne et SPARK-forløb være noget for jer?

SPARK – Samarbejde om Psykisk ARbejdsmiljø i Kommunerne er et gratis tilbud til alle kommunale arbejdspladser.

SPARKs forløb er målrettet MED-udvalg og TRIO’er. I får støtte og sparring, så I selv bliver bedre i stand til at handle på de udfordringer, I oplever i det psykiske arbejdsmiljø på jeres egen arbejdsplads.

Søg om forløb