”Vi troede vi skulle finde på noget stort – så flyttede vi stolene”

180 mennesker er samlet til personalemøde. Det lokale MED-udvalg har vigtige emner på dagsordenen og vil gerne inddrage medarbejderne og skabe ejerskab til kommende tiltag. Men det er oftest de samme medarbejdere, der tager ordet, og de fleste siger ikke noget.

- Vores store personalemøder blev tit lidt af et dødt rum. Vi kommer fra mange forskellige matrikler, og folk kender ikke nødvendigvis hinanden på kryds og tværs, og det er en udfordring. Det er i hvert fald ikke nok at spørge ”er der nogen kommentarer?”, hvis man gerne vil have input.

Det siger arbejdsmiljørepræsentant Chalotte Brix Andreasen fra Aalborg Kommunes pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR).

Sammen med resten af det lokale MED-udvalg har Chalotte Brix Andreasen været del af et SPARK-forløb med fokus på bedre inddragelse af medarbejdere.

Aalborg Kommunes pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR).

I Aalborg Kommune er PPR en afdeling med 180 ansatte under forvaltningen Børn og Unge. De tilbyder hjælp og rådgivning til børn og unge i alderen 0-18 år, som oplever udfordringer med læring, udvikling eller generel trivsel.

PPR i Aalborg Kommune består af psykologer, logopæder (tale-hørekonsulenter), pædagogiske konsulenter, specialpædagogiske konsulenter, ergoterapeuter, fysioterapeuter, administrative medarbejdere og ledelse.

Konstante forandringer

- Vores område er under konstant forandring. Det kan være ny lovgivning, nye retningslinjer, nye eller anderledes arbejdsopgaver – og også organisatoriske forandringer. Det kan skabe usikkerhed hos den enkelte medarbejder, fortæller Charlotte Møller Mousing, der er områdeleder i PPR.

De mange forandringer gør det særligt vigtigt at inddrage medarbejderne og få deres input, når der skal tænkes nyt og formuleres nye løsninger. Men der skal også skabes plads til spørgsmål og sørges for, at der er gennemsigtighed.

- Vi har længe gerne villet gøre det tydeligere for vores kolleger, hvad lokalMED egentlig går og laver, for vi har brug for deres indsigter og erfaringer til vores arbejde. Og så ville vi gøre det tydeligt, at når der er noget, man som medarbejder gerne vil diskutere eller blive klogere på, så er LokalMED vejen frem. Derfor valgte vi at sætte fokus på inddragelse i vores SPARK-forløb, fortæller tillidsrepræsentant Lotte Dahl-Vedel.

Stop med at tale på medarbejderne

- Noget af det første, SPARK lærte os, var, at det er meget nemmere at få folk til at sige noget i et stort rum, hvis de allerede har sagt eller gjort noget – også selvom det bare er en lille ting. De skal simpelthen bruge deres stemme eller krop så hurtigt som muligt, så det ikke bare os, der står og taler på dem, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Chalotte Brix Andreasen.

Derfor begyndte lokalMED at eksperimentere med medarbejderengagement på møderne. Det kunne fx være små øvelser og icebreakers som at få folk til at rejse sig alt efter, om de var kommet til mødet på cykel eller i bil. Det kunne være at sige til sin sidemand, hvad man havde spist til morgenmad, eller om man foretrækker kaffe eller te.

Det kan lyde banalt, men i et stort lokale fyldt med mennesker, der ikke kender hinanden særlig godt, gør det en forskel. Når der kommer stemmer og bevægelse ind i rummet, giver det latter og en lettere stemning, og det skaber et fælles fokus, fortæller Chalotte Brix Andreasen.

Tjek ind - start mødet godt

SPARK bruger næsten altid tjek-ind øvelser i starten af et møde – uanset hvor mange deltagere der er. Det skaber nærvær og fælles fokus.

Trappen får alle med

- Et af de værktøjer, vi bruger allermest, er trappen – men vi bruger ikke altid alle trin, fortæller tillidsrepræsentant Lotte Dahl-Vedel.

Trappen går kort fortalt ud på at sikre, at alle kommer til orde, og at man får alle input med. Det handler om skridt for skridt at få reflekteret og delt tanker og meninger. Første skridt er individuel refleksion, så deler man med sidemanden, så i mindre grupper og til sidst plenum - hvorefter der samles op.

Trappen: Bliv bedre til at inddrage kollegerne

Det kræver engagement fra både ledelse og medarbejdere, hvis forandringer skal være langtidsholdbare – og det starter med inddragelse.

Læs artiklen

Så behøver det heller ikke være sværere

- Vi har nok haft en tendens til at tænke involvering som noget meget svært, hvor vi virkelig skal lægge os i selen og lave noget helt vildt ambitiøst. Men det er faktisk de små greb, der gør den største forskel – fordi det er realistisk, og vi rent faktisk får det gjort, siger områdeleder Charlotte Møller Mousing.

Vær ikke bange for at prøve nye ting

- Vi har meldt helt åbent ud, at vi eksperimenterer lidt med formaterne, og at folk må bære over med os, hvis vi dummer os. Men de er faktisk super positive. Og nogle gange er det bare lykkes helt vildt godt, så får man blod på tanden og tænker: ”Nå, okay, det kan vi da godt finde ud af”, siger tillidsrepræsentant Lotte Dahl-Vedel.

SPARK-konsulent Karin Thomassen, der har stået i spidsen for forløbet, tilføjer:

- Læringen fra PPR Aalborg er relevant for arbejdspladser med store mødeformater. Det viser, at det godt kan lade sig gøre at involvere medarbejderne i trivselsarbejdet gennem små faciliteringsgreb, der sætter dialogen i gang og holder den på sporet.

Bare en lille ting som at kigge på indretningen af det rum, hvor personalemøderne foregår, har været med til at skabe en anden stemning og åbenhed.

Tidligere sad medarbejderne i snorlige rækker, hvor fokus naturligt blev rettet mod enden af lokalet og dem, der stod og præsenterede. Nu bliver stolene sat i buede rækker, så medarbejderne stadig kan se oplægsholderne, men er mere orienterede mod hinanden.

Og de nye faciliteringsgreb og den nye indretning har haft effekt, for møderne er blevet mere levende, og engagementet er større.

- Og så er vi blevet meget skarpere på, hvad vi vil egentlig vil bruge vores møder på, og hvad vi vil have ud af dem, siger tillidsrepræsentant Lotte Dahl-Vedel.

Mere tid er ikke bedre tid

Hun fortæller, at Aalborg PPR har skåret deres personalemøder ned fra to timer til halvanden efter en bredere refleksion over, hvad et godt personalemøde egentlig skal kunne.

For mere tid er ikke automatisk bedre tid.

Indholdet skal være relevant, vedkommende og spændende, og medarbejderne skal ikke nødvendigvis have al information på én gang. Noget hører hjemme på personalemøderne. Andet kan komme i nyhedsbreve eller på områdemøder. Og noget skal diskuteres mundtligt, fordi det ellers kan blive forstået forskelligt.

Det betyder også, at lokalMED i højere grad fordeler ansvaret for planlægning og oplæg på møderne og tænker over, hvilke processer og faciliteringsværktøjer der giver mening. Og så er ledelses- og medarbejdersiden i højere grad begyndt at stå side om side, når de præsenterer – og det er ikke bare en praktisk ændring – det sender også et signal.

- Jeg oplever, at vi har et lokalMED, hvor det ikke er sådan noget os mod dem. Vi er alle sammen interesseret i at skabe den bedst mulige arbejdsplads og komme godt igennem forandringer – og det er vi sammen om.

Områdeleder Charlotte Møller Mousing

PPR Aalborgs forandringsønske

Når en arbejdsplads indgår i et samarbejde med SPARK, så formulerer de i samarbejde et forandringsønske, der sætter kursen for SPARK-forløbet. PPR Aalborgs forandringsønske var:

Hvordan laver vi et personalemøde, som bliver mere vedkommende og involverende, og som giver energi og forventningsglæde? (inden for de fysiske rammer, vi er givet)

I forhold til det psykiske arbejdsmiljø vil forandringsønsket hjælpe os med at:

Forstærke den psykologiske tryghed
Skabe fællesskab
Involvering vil bidrage til og påvirke trivsel
Giver LokalMED og AMG mulighed for at tage tematikker op og facilitere deling af tiltag
Give blik for at være en del af noget større – vi kan rigtig meget sammen!

Kunne et SPARK-forløb være noget for jer?

SPARK – Samarbejde om Psykisk ARbejdsmiljø i Kommunerne er et gratis tilbud til alle kommunale arbejdspladser.

SPARKs forløb er målrettet MED-udvalg og TRIO’er. I får støtte og sparring, så I selv bliver bedre i stand til at handle på de udfordringer, I oplever i det psykiske arbejdsmiljø på jeres egen arbejdsplads.

Søg om forløb