Sådan laver du god dokumentation som bostøtte

Når en borger med udviklingshandicap har en foranstaltningsdom, er din dokumentation som bostøtte helt afgørende.

Dokumentation er nemlig ikke bare et skema, der skal udfyldes - den er grundlaget for de afgørelser, der bestemmer, hvor længe en borger skal leve under dom.

Præcis og systematisk dokumentation er nødvendig for, at statsadvokaten og retten kan vurdere, om en dom kan lempes, ophæves eller skal fortsætte. Hvis dokumentationen er mangelfuld, risikerer man, at en dom forlænges, selvom der egentlig er grundlag for at ophæve eller lempe den. En rapport fra Ombudsmanden viser, at uklare mål og manglende systematik i dokumentationen er en udbredt udfordring, som kan fastholde borgere unødvendigt i domme.

Men det behøver ikke være sådan. Som bostøtte kan du skabe det faglige grundlag, der gør, at tilsyn, samråd og statsadvokat kan se borgerens udvikling og træffe retfærdige beslutninger.

Hvem bruger din dokumentation?

Mange oplever dokumentation som et nødvendigt onde og tænker: “Hvem læser det egentlig?” Svaret er: Rigtig mange – og for borgeren er det afgørende.

Din dokumentation bliver bl.a. brugt af tilsynsførende, samrådet og statsadvokaten:

Mange bliver overraskede over, hvor detaljeret statsadvokaten læser materialet. Det handler ikke kun om hændelserne, men omstændighederne: Var der vikarer på vagt, blev borgeren syg, eller var rammerne ændret? Sådanne detaljer kan afgøre, om en episode tolkes som et tilbagefald – eller som en naturlig reaktion på ydre forhold.

Din dokumentation er derfor forbindelsesleddet mellem hverdagens observationer og de afgørelser, der kan ændre et helt liv.

Anbefaling 1: Samarbejd på tværs og afstem jeres roller

Dokumentation er ikke et soloprojekt. Den får størst værdi, når den deles i samarbejde med bosted, tilsynsførende og andre aktører – men naturligvis kun de oplysninger, der er nødvendige for at styrke indsatsen og inden for regler om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger.

I §85 er tilsynsførende ofte din vigtigste sparring, fordi du står alene uden kolleger. På bosteder sker samarbejdet typisk i et team.

Jan Therkelsen, handicapchef i Viborg Kommune og medlem af samrådet, siger:

- Det er vigtigt, at vi hurtigt kan snakke sammen – for så kan vi rette ind, når en borger er på vej ud af tangent.

Et vigtigt element er at afstemme rollerne som tilsynsførende og bostøtte. Mange steder er det nyttigt, at bostøtten kan beskrive hverdagen og relationen uden at skade tilliden til borgeren, mens tilsynet kan bringe det myndighedsmæssige perspektiv ind. Kristian Kristensen, pædagog og domsansvarlig på Grevenlund i Odense, forklarer:

- Vi har brug for, at tilsynsførende nogle gange kan være mere ligefremme og sige til borgeren, at det er sådan her, det forholder sig. For ofte vil borgeren sætte os bostøtter i nogle andre sammenhænge, fordi vi har den relation, vi nu har. Så det er måske ikke hensigtsmæssigt, at jeg siger: Det her går ikke særlig godt for dig – det er bedre, at tilsynsførende tager teten omkring det.

Når rollerne er afstemt, bliver dokumentationen og beskrivelsen af borgerens udvikling mere nuanceret – hvilket giver et stærkere grundlag for samråd og statsadvokat.

Sådan gør du:

• Del observationer løbende.
• Aftal hvem, der tager hvilke roller i samtaler.

Anbefaling 2: Lav klare aftaler om hvad der skal registreres

Dokumentation står stærkest, når der er en fælles forståelse af, hvad der registreres, og hvordan det gøres.

Bodil Seneca Lie, specialkonsulent i VISO, fremhæver:

- Det er vigtigt at aftale præcist, hvad der skal registreres, så materialet kan bruges i den årlige redegørelse.

Ombudsmanden har peget på, at uklare mål og løse notater er et problem i mange sager. Social- og Boligstyrelsens håndbog understreger samme princip: Klare mål og systematik er afgørende for kvalitet.

Sådan gør du:

• Aftal med tilsyn og kolleger, hvilke observationer der er centrale, og hvordan de skal registreres.

Anbefaling 3: Registrér løbende og systematisk

Hvis der kun bliver skrevet notater ved store hændelser, mister man billedet af udviklingen over tid. Løbende registrering kan vise et mønster af fremskridt, stabilitet og tilbagefald.

På Kærsangervej 252 i Viborg registrerer man fx borgerens trivsel som en del af den forebyggende indsats. Betina Sjølund Smedegaard, socialpædagog og faglig koordinator, fortæller:

- Vi scorer borgerens trivsel ved hvert vagtskifte, så vi får et visuelt billede af, hvordan de har det.

Scoringerne er ét eksempel. I §85 kan det være små noter efter hvert besøg, fordi du er den eneste, der ser borgeren i hverdagen. Pointen er systematikken – ikke metoden.

Sådan gør du:

• Notér små iagttagelser løbende.
• Brug enkle redskaber, der passer til borgerens og din situation (fx scoringer, korte notater mv.)

Anbefaling 4: Sæt dokumentationen i relation til indsatsmål

Dokumentation har kun værdi, hvis den hænger sammen med indsatsmålene – især de kriminalpræventive.

Kira Ormhøj Rasmussen, pædagog og koordinator på Grevenlund i Odense, forklarer:

- Alle domsanbragte borgere har indsatsmål knyttet til deres dom … vi er meget konsekvente i, hvordan vi dokumenterer.

For når dokumentationen kobles til mål, bliver det tydeligt, hvordan indsatsen virker. Social- og Boligstyrelsens håndbog anbefaler samme princip: mål og dokumentation skal hænge tæt sammen.

Sådan gør du:

• Afstem mål med tilsyn og borger.
• Notér udviklingen direkte op mod målene.

Anbefaling 5: Involver borgeren

Dokumentationen bliver stærkest, når borgeren selv kan genkende sig i den.

Kira Ormhøj Rasmussen fortæller:

- Jeg taler nogle gange med borgeren om, hvad vi dokumenterer. Det bliver et samarbejde, så borgeren også kan se, hvad der står – og nogle gange får de selv ideer til, hvad vi skal skrive ned.

Når borgeren inddrages, bliver dokumentationen mere retvisende og meningsfuld. I §85 er samarbejdet med borgeren ofte den vigtigste kilde til viden.

Sådan gør du:

• Tal med borgeren om, hvad der dokumenteres.
• Skriv borgerens egne initiativer og beslutninger ind.

Anbefaling 6: Brug eksempler med kontekst

Mange bliver overraskede over, hvor detaljeret statsadvokaten læser dokumentationen. Det handler ikke kun om antallet af episoder, men om omstændighederne: var der vikarer på vagt, en ny beboer, eller sygdom i spil? Sådanne detaljer kan afgøre, hvordan en hændelse tolkes.

Nana Kryger la Cour, specialanklager ved Statsadvokaten i København, siger:

- Hvis en episode hænger sammen med fx vikarbesætning, så er det vigtigt at få med. Det gør en stor forskel.

Sådan gør du:

• Vælg få, præcise eksempler.
• Beskriv altid omstændighederne.

Anbefaling 7: Saml helhedsbilledet

Dokumentationen skal samle alle tråde: trivsel, indsats, metoder, udgange og eventuel ny kriminalitet.

Jan Therkelsen, handicapchef i Viborg Kommune og medlem af samrådet, forklarer:

- Det, tilsynsførende indhenter fra bostederne eller bostøtten, er i høj grad: Hvordan vi har arbejdet med borgeren igennem det sidste år. Hvilke pædagogiske metoder har vi taget i brug, og hvordan de har virket? Har der været magtanvendelser? Har borgeren rømmet, hvis man er en del af udgangsbekendtgørelsen? Overholder man de tider, der er aftalt? Har der været ny kriminalitet i perioden?

At skabe et helhedsbilledet kræver samarbejde på tværs. Maiken Søgaard, afdelingsleder på Kærsangervej 252 i Viborg, uddyber:

- Når vi arbejder i team på fem omkring en borger, kan vi se de blinde pletter og bruge vores forskellige faglige kvalifikationer til at sikre, at borgeren får den bedst mulige chance for udvikling. Det handler om at se hele mennesket.

I §85 bygger helhedsbilledet på dine egne observationer fra hvert besøg. Netop de små detaljer kan være afgørende, fordi ingen andre ser borgerens udvikling i hverdagen.

Sådan gør du:

• Beskriv både fremskridt og udfordringer.
• Sørg for, at metoder, trivsel, magtanvendelser, udgange og ny kriminalitet indgår.

God dokumentation gør en forskel

God dokumentation er ikke papirarbejde. Den er grundlaget for, at domme kan vurderes retfærdigt – og for at borgere kan bevæge sig mod mere frihed, håb og drømme.

Som bostøtte er du tæt på borgeren i hverdagen. Hver gang du skriver et notat, er du med til at skabe grundlaget for, at en borger kan få mere frihed. Brug den mulighed – det gør en forskel.

Om projektet Domfældte med udviklingshandicap

Hvordan forebygger vi kriminalitet samtidig med, at vi styrker livskvaliteten for voksne med udviklingshandicap og foranstaltningsdom?

Læs artiklen