Anne Britze og Jens Arnt, Sengeløse Skole

Skole rydder op i hverdagsbøvlet: Bedre møder, enklere administration og tættere samarbejde

Sengeløse Skole deltager i projekt ’Forenkling med kerneopgaven i centrum’ i Høje-Taastrup Kommune. Medarbejdere og leder peger i fællesskab på det, der kan gøre deres og elevernes hverdag enklere.

Af Mia Dalby Larsen 07/06/2017
Fremfærd

Behøver alle være med til alle møder? Hvordan skaffer vi tid til, at dem der rent faktisk har brug for at mødes, også har mulighed for at mødes? Kan vi ikke finde en smartere måde at tjekke medarbejdernes 6. ferieuge på?

Det er eksempler på gode spørgsmål, der har været oppe at vende i foråret på Sengeløse Skole i Høje-Taastrup. Skolen er med i kommunens projekt ’Forenkling med kerneopgaven i centrum’, som byrådet, kommunaldirektøren og Hovedudvalget står bag.

Skoleleder Jens Arnt har sammen med lærer Anne Britze og tre af hendes kolleger deltaget i to workshops på rådhuset sammen med en anden skole og en daginstitution, og så har de haft hjemmearbejde ind i mellem. Opgaven var at sætte fingeren på det, der bøvler og spænder ben for at udføre kerneopgaven.

- Hos os havde vi på forhånd bedt hele personalegrupppen om at byde ind, for flere tænker bedre end få. Vi fik også noget ud af workshoppene, som vi umiddelbart kunne bære med tilbage, for det er afgørende for sådan en proces, at der kan være et kort aftræk på nogle af det ting, vi finder, siger Jens Arnt.

Processen skal skaffe lettere arbejdsgange, men den handler allermest om, at arbejdet skal gavne eleverne og deres læring og trivsel.

- Øvelsen at kigge på sig selv er jo virkelig sund. Hvad er det egentlig, vi gør eller ikke gør, og som irriterer os? Det kan være fra bittesmå ting som, hvem der skræller frugt til at få et bedre samarbejde, siger Anne Britze.

Med til de to workshops var foruden Anne Britze og Jens Arnt også skolens sekretær, en pædagog og en lærer fra indskolingen, hvor Anne Britze repræsenterede lærerne fra udskolingen. Idéen er, at medarbejdere og ledere i fællesskab skal gøre deres hverdag enklere på netop deres arbejdsplads.

Fokus på det, vi selv kan gøre noget ved

Oplægget til de to workshops var ud over at pege på det, der spænder ben, også at finde ud af, hvor bøvlet kommer fra. Det skal være tydeligt, om det er noget, man selv kan gøre noget ved på den enkelte arbejdsplads, om det stammer fra centralt hold i kommunen, eller om det er krav fra f.eks. lovgivningen.

Det har ikke været noget problem at finde ud af, fortæller Jens Arnt og Anne Britze. Processen i Høje-Taastrup indebærer, at hvis der er forhold, som arbejdspladsen ikke selv kan ændre på, så kan de sendes videre til byrådet, som kan tage stilling til, om det skal ændres her eller evt. sendes videre til Christiansborg. 

- Alt er legalt, så er der ting, vi ikke selv kan gøre noget ved, så kan vi sende dem videre til nogen, der måske har indflydelse til at gøre noget. Men selv koncentrerer vi os om det, vi kan gøre noget ved, siger Anne Britze.

De rigtige møder med de rigtige deltagere

Et stort emne for gruppen var møder. For lærere og pædagoger har brug for at finde tid til at mødes og få talt ordentligt sammen om den klasse, de har til fælles – bare en time om ugen.

- Det kan være svært på de enkelte årgange at sikre tilstrækkelig tid til at mødes. Det er noget, som vi selv kan gøre noget ved f.eks. kan vi gennem skemalægning sikre det samarbejdsrum, siger Anne Britze.

En ting er at sikre tiden til de nødvendige møder, men gruppen har også haft oppe at vende, om der er medarbejdere, der bruger tid på møder, som ikke er nødvendige for netop dem. Skal alle have den samme information, eller er det muligt at målrette orienteringer fra ledelse til medarbejdere mod dem, der rent faktisk har brug for det?

Den ligger mest på lederens bord.

- Vi har lærermøder en gang om ugen, og hvad er det egentlig vi beder 70 mennesker om at høre på samlet? Er der andre måder at orientere på? Og hvis der ikke er noget på dagsordenen, kan vi så ikke bare aflyse mødet og skabe et frirum for medarbejderne, siger Jens Arnt.

Og her er han ledelsesmæssigt inde og røre ved noget, som af nogle medarbejdere måske vil opleves som lidt utrygt, selvom det umiddelbart giver god mening.

- Hvis vi begynder at arbejde efter et relevanskriterie i forhold til, hvem der mødes om hvad, så skal medarbejderne også have tillid til, at kollegerne har styr på det, så den enkelte kan give lidt mere slip. Lærere vil gerne have styr på det hele og på deres børnegruppe hver især. Det ligger dybt forankret i lærerkulturen, så det skal vi arbejde med. Og det er der ikke noget at sige til, for vi har jo med børn at gøre, og fagprofessionelle har følelser med på arbejde, og derfor kan det være utrygt at slippe kontrollen, siger han.

Anne Britze er enig:

- Jeg har en kollega, jeg deler klasse med, og som jeg har fuld tillid til, og så kan man nemmere give kontrollen fra sig. Vi skal nok lære det hen ad vejen, men for en lærer er det at slippe kontrollen lidt angstprovokerende.

At skabe et tættere samarbejde mellem medarbejderne er en længere proces, som man på skolen arbejder videre med.

Manglende adgang til IT-systemer kan give ekstra arbejde

Andre ting kom der netop det meget hurtige aftræk på, som blev efterlyst. F.eks. pegede skolesekretæren på en arbejdsgang omkring 6. ferieuge, som skabte urimeligt meget bøvl i både hendes og skolelederens hverdag.

Når en medarbejder skulle vide, hvor meget de havde brugt af deres 6. ferieuge, så skulle de gå ind til skolesekretæren og spørge. Skolesekretæren skulle derefter gå ind til skolederen, som skulle åbne et system på sin computer, tjekke tallet, gå tilbage til skolesekretæren, som så kunne svare medarbejderen. Den arbejdsgang gennemgik sekretær og skoleleder et utal af gange hen over året, og årsagen var, at det kun er skoleledere, der har adgang til systemet, hvor man administrerer den 6. ferieuge.

Den blev grebet med det samme på rådhuset, og nu har kommunens skolesekretærer selv fået adgang til 6. ferieuge systemet, og arbejdsgangen er lavet om.

Det frigiver ikke alene sekretærens tid, men også ledelsesmæssig tid.

- Mit perspektiv er, at jeg bør frisættes så meget som muligt for administrative opgaver, så jeg kan komme ud og lave pædagogisk didaktisk ledelse, siger Jens Arnt.

For Anne Britze var eksemplet også en øjenåbner, og det gav god mening, at det var en gruppe på tværs af fag og jobfunktioner, som arbejdede på de to workshops i fællesskab.

- Jeg vidste jo godt, at jeg skal melde ferie ind til skolesekretæren, men jeg anede ikke, hvor meget hun så bøvler med det bagefter. Og det var også rigtig fint at have en pædagog med, som ser nogle andre ting, end vi gør. Det er en supersund øvelse for alle, hvor vi får øje på, at vi har brug for hinanden, siger hun.

Det er vægt bag, når det kommer ovenfra

Både Anne Britze og Jens Arnt er glade for muligheden for at få kigget arbejdsgange og hverdag efter i sømmene, og også for at initiativet kommer fra centralt hold.

- Det, at der er en byrådsbeslutning bag, gør, at det får noget vægt, og når kommunaldirektøren investerer tid og beslutningskraft i processen, betyder det meget for dette arbejde. Fra mig er der stor ros til, at man for første gang i de 26 år, jeg har arbejdet i den kommunale sektor, tager det her seriøst, indbyder til workshops og investerer tid og energi. Der er blevet skabt et rum, siger Jens Arnt.

For Anne Britze er det afgørende, at medarbejderne også er inviteret med:

- Det er nødvendigt at få folk på gulvet med, ellers finder man ikke knuderne. Jeg har fået det indtryk, at bolden er blevet fri, og at vi lokalt må prøve nogle ting af. Som medarbejdere får vi lyst til at arbejde med det. Vi investerer i det hele vejen rundt, så jeg tror på, at vi får nytte af det – både som personalegruppe, men også at eleverne og forældrene får det, siger hun.

Sengeløse Skole har nedsat en strategisk udviklingsgruppe bestående af medarbejdere og ledere, der skal arbejde videre med nogle af de temaer, som er kommet op ind til videre. Man regner med, at der er handlet på en del af det inden jul, og så håber både skoleleder og lærere, at der fra det centrale projekt bliver fulgt op igen til foråret.

Flere eksempler på det, der spænder ben

Sengeløse Skole kom vidt omkring. Her er et par eksempler mere på noget, som medarbejdere og ledere har taget op i forløbet.

Elevtests

Elevtests fylder i hverdagen, og de nationale tests er lovpligtige. Men i Høje-Taastrup Kommune er der tests, som blev indført før de nationale tests.

- Vi kan jo overveje, om de er blevet overhalet indenom, og om der er noget, der er dobbeltkonfekt. Tager det tid fra børnene? Siger Jens Arnt.

Det er noget, som skolen ikke selv kan ændre på. Forholdet bliver skubbet videre til byrådet, som så kan forholde sig til, om det kan og vil ændre på noget, eller om der f.eks. skal sendes noget videre til Christiansborg. 

Skolehjem-samarbejde og kommunikation med forældrene

Samarbejde og kommunikation med forældrene bliver nævnt som udfordring. F.eks. når det gælder hyppighed, frekvens og den svære samtale.

- I en afdeling gør man det på en måde og i en anden på en anden måde. Vi har glemt at lære af hinanden, men kan vi få fokus på de gode eksempler, så kan det måske skabe noget frirum i organisationen, siger Jens Arnt.

De tunge sager

- Folk har været gode til at melde ind, hvad der er svært i hverdagen. Også nogle af de ting, som er svære at gøre noget ved. Det er f.eks. de tunge personsager, som bare er svære at løfte som lærer, og som vi bruger rigtig meget tid på.  De vil nok altid være svære, men spørgsmålet er, om vi i et samarbejde og i en ny dialog som den her alligevel kunne finde en vej til glæde for de familier, det handler om. Vi ved det ikke endnu, siger Anne Britze.

Læs om projektet i Høje-Taastrup
fremfærd

Se, hvordan Høje-Taastrup vil rydde op i det, der bøvler, i videoen ovenfor. Klik i højre hjørne for at gøre den stor.

Projektet i Høje-Taastrup har navnet ’Forenkling i Høje-Taastrup Kommune med kerneopgaven i centrum' og det er støtte af Fremfærds projekt 'Mere Kerneopgave mindre bureaukrati'.

Byrådet har ønsket, at der i første omgang bliver fokuseret på ældreområdet og skole- og daginstitutionsområdet. Der kører derfor to pilotprojekter – et på hvert område – hvor medarbejdere og ledere sætter sig overfor hinanden og arbejder med det, der forhindrer dem i at fokusere på kerneopgaven i hverdagen.

Målet er at spore, hvor bøvlet kommer fra og vurdere, om og hvad der kan gøres ved det.

LÆS MERE: Høje-Taastrup rydder op i det, der bøvler

 

Metode og proces

Høje-Taastrup Kommunes pilotforløb består af et kick-off arrangement, to workshops for et antal arbejdspladser på børneområdet og to workshops for ældreområdet.

Tilgangen er, at medarbejdere og ledere sammen arbejder med dét, der spænder ben for kerneopgaven hos netop dem, og at processen skal opleves enkel i en travl hverdag.   

De tre dage foregår på rådhuset med deltagelse af blandt andet kommunaldirektøren. 

Til første workshop sidder medarbejdere og ledere fra samme arbejdsplads omkring et bord, hvor de hver især sætter ord på det, der driller i hverdagen hos netop dem. Alle får taletid, bøvlet bliver beskrevet og lagt ud på et bord.

Medarbejdere og ledere beskriver på et stykke pap, hvor de mener, bøvlet stammer fra - fra arbejdspladsen, fra kommunen selv eller fra national plan/lovgivning.

Herefter skal arbejdspladsen blive enige om fem punkter, de arbejder videre med mellem de to workshops.

De skal vurdere, om der kan spares meget eller lidt tid til arbejdet med kerneopgaven på at fjerne bøvlet, og om forholdet er af høj eller lav kompleksitet. 

De sager, hvor der kan spares meget tid prioriteres højest.

På workshop 2 samles op, og arbejdspladsen lægger en plan for, hvordan der derhjemme kan arbejdes videre.