Ejendomschef: "Jeg ville ønske jeg havde haft sådan en guide"

I Middelfart Kommune har de oplevet et behov for at effektivere ejendomsområdet. De ansatte derfor Jane Haugaard Bruun som ny ejendomschef for to år siden til at lede det nyoprettede Ejendomscenter og samle driften af de kommunale bygninger.

Jane Haugaard Bruun har tidligere erfaring med at centralisere og optimere ejendomsdriften i Faaborg-Midtfyn Kommune. Alligevel er det sin sag at gå i gang med en så omfattende proces, der bl.a. omfatter inddragelse af brugere, medarbejdere, institutionsledere og opsamling af data.

- En guide havde været et godt hjælpemiddel til, hvordan man griber sagen an. Denne guide har fat i alle de vigtigste punkter. Den er megafin, for det er en kæmpe opgave, siger Jane Haugaard Bruun med henvisning til den guide, FOA og KL i regi af partssamarbejdet Fremfærd Bruger har fået udarbejdet.

9 opmærksomhedspunkter

Guider beskriver 9 opmærksomhedspunkter til en god proces, når man som kommune vil reorganisere ejendomsdriften bl.a. 'Kend jeres økonomi og bygninger', 'Hent viden og hjælp udefra' og 'Inddrag driftsmedarbejdere og institutionsledere."

Jane Haugaard Bruun har kigget guiden igennem og kan konstatere, at nedslagspunkterne rammer plet.

- Det er præcis den proces, vi har været igennem og stadig er midt i, siger hun.

Stor involverende proces

Én af de første ting, Jane Haugaard Bruun gjorde, da hun og resten af teamet skulle i gang med reorganiseringen, var at søge sparring og støtte udefra. I Middelfart Kommune indgik de et samarbejde med konsulenthus, der kunne bistå med at facilitere arbejdsgrupper.

- Det har været helt vildt godt. Vi har lavet en proces, hvor vi har haft tværgående arbejdsgrupper med involvering af medarbejdere og brugere af bygningerne, fortæller hun.

Arbejdsgrupperne har kigget på fire centrale områder:

1. Strategi og samarbejde: Hvordan skal Ejendomscentret organiseres?
2. Opgaver: Hvilke opgaver skal Ejendomscentret løse?
3. Personalet: Hvem skal flytte arbejdssted og hvordan? (med involvering af FOA)
4. Økonomi: Hvordan holder vi budgettet og indløser de nødvendige effektiviseringer?

- Det tog ét års tid at få arbejdsgrupperne på plads, men nu er vi godt i gang med arbejdet, og vores erfaring er, at det, der virker, er tæt, tæt dialog med alle involverede, siger hun.

På roadtour til institutionerne

Lige nu er Jane Haugaard Bruun på en roadtour sammen med en anden chef fra Ejendomsservice ude på alle institutioner for at lave samarbejdsaftaler. Centraliseringen af ejendomsdriften har nemlig betydet, at institutionerne ikke længere råder over deres eget budget. Og hvad betyder det?

- Vi sagde: 'Vi har taget jeres penge, så hvad kan I forvente af os i forhold til drift og vedligeholdelse? Og hvad skal I stadig selv betale?' Det er afgørende at tage dialogen, selv om de mindste ting, inden de vokser sig store, siger Jane Haugaard Bruun.

Hvilke opgaver skal Ejendomscentret løse?

Arbejdsgruppen, der kiggede på 'opgaver', har haft nok at se til. For hvilke opgaver, skal Ejendomscentret tage sig af, og hvilke opgaver skal de ikke tage sig af. Det er landet på, at Ejendomscentret tager sig af alle opgaver, der har noget med bygningerne at gøre.

- Alt, hvad der har med nye ønsker at gøre, som ikke umiddelbart er inkluderet i driftsbudgettet, betaler institutionen selv. Det kan være, hvis de vil have en blå farve på væggen i stedet for en rød farve, siger ejendomschefen og understreger, at opgave-diskussionen også handler om de grønne områder.

- For hvem slår græsset på plejehjemmet? Vi køber store maskiner i Ejendomscentret, men Entreprenørgården, der har ansvaret for veje, grøftekanter mv., har allerede store maskiner. Der er mange snitflader til andre forvaltninger, vi må kigge på for at få den mest effektive drift, siger Jane Haugaard Bruun.

Behov for nærværende ledelse

Politikerne har været løbende orienteret om processen, der har været nedsat en styregruppe med deltagelse af alle relevante chefer, og tillidsfolk er blevet involveret 'up front', forklarer Jane Haugaard Bruun.

- Især FOA har været med. Vi har haft mange dialoger om fordele og ulemper, og hvad forandringerne betyder. For teknisk service personalet har forandringen betydet, at de har fået ny leder og er blevet en del af nogle nyt og større. Vi har stadig dialog om, hvordan vi skaber nærværende ledelse. Den daglige lederkontakt er den største udfordring, siger hun.

- Der skal være synlig og nærværende ledelse. Det prioriterer vi meget højt, siger hun og understreger, at de fleste teknisk service medarbejdere stadig møder ind lokalt.

Få overblik men lad være med at gå i detaljer

Et andet opmærksomhedspunkt i processen har været indsamling af data. Det handler om at få overblik over, hvad det koster at drifte de forskellige bygninger, og hvordan man kan effektivisere i forhold til 'kloge kvadratmeter'.

- Det, vi allerførste gjorde, var helt lavpraktisk at lave et stort regneark med alle adresser, kvadratmeter og kontaktpersoner både på rådhuset og lokalt. Lige nu er vi ved at få overblik over energiforbrug, el, vand og varme på de forskellige adresser. Det er der endnu ikke helt styr på endnu, men det skal vi have styr på, siger Jane Haugaard Bruun.

Kommunen er i gang med at sælge kvadratmeter fra, men det er en svær opgave. I det hele taget er det vigtigt at prioritere i, hvilke data og processer, der er værd at slås for.

- For det er et kæmpe område at få overblik over. Så min erfaring er: Lad vær med at gå i detaljer. Få det overordnede overblik over bygningernes stand og brug nøgletal, siger hun og henviser til, at KL har en nyttigt nøgletalssamarbejde med en række anbefalinger.

Kommunale parter: Husk inddragelsen når I reorganiserer ejendomsdriften

Det kræver dialog, overblik og masser af inddragelse at reorganisere ejendomsdriften på en god måde, lyder det fra KL og FOA, der har udviklet ny guide til kommuner. 

Læs artiklen

Husk kommunikationen

Hendes bedste råd til andre kommuner, der skal i gang med en lignende proces, er: Husk kommunikationen. Lyt til medarbejdere og institutionsledere. Tag ud og snak med dem.

- Det er krævende, men det er guld værd, siger Jane Haugaard Bruun, der oplever, at mange institutioner er glade, fordi de oplever at få en mere professionel hjælp.

- Der vil altid være nogle, der ønsker, at tingene var som i gamle dage og som savner 'deres mand', men når vi snakker med brugerne, er de generelt glade for Ejendomscentret, siger hun.

De 9 opmærksomhedspunkter

Materialer om fælles ejendomsdrift

Organisering af fælles ejendomsdrift

Rapport med modeller for fælles ejendomsdrift, samt muligheder og udfordringer, der knytter sig til forskellige organisationsformer.

Hent rapport

Ny ejendomsorganisering

Guide med 9 opmærksomhedspunkter, der hjælper til gode forandringsprocesser i ejendomsdriften.

Hent guide

Desk-study

Litteraturliste med 26 rapporter om (fælles) ejendomsdrift, der giver overblik over modeller for og kilder om fælles ejendomsdrift i Danmark. Udarbejdet af Actant.

Hent desk-study

Kort om Jane Haugaard Bruun

• Ejendomschef i Middelfart Kommune
• Kommer fra en stilling som afdelingsleder for Ejendom i Faaborg-Midtfyn Kommune
• Uddannet diplomingeniør i byggeri og anlæg fra Odense Teknikum og har blandt andet også gennemført en lederuddannelse