Fysisk indretning: Otte tips til at gøre jer stærkere i informationssikkerhed

Hvordan går det med jeres kultur for informationssikkerhed? Kan I gøre det endnu bedre?

Herunder kan du finde eksempler på, hvad en gruppe af kommuner har defineret som god praksis. Kommunerne har deltaget i en serie fokusgruppeinterviews i forbindelse med Fremfærd Borger-projektet Awareness om informationssikkerhed i borgerbetjeningen, og de er valgt ud, fordi de er nogle af de kommuner, der er godt på vej.

God kultur for informationssikkerhed hviler på tre dimensioner: Den tekniske, den fysiske indretning og organiseringen omkring sikkerhed. Treenigheden danner en risikotrekant, og har man fokus på alle tre sider i trekanten, så kommer man godt rundt om mange af de problemstillinger, som kommunerne kommer ud for, når det gælder informationssikkerhed i borgerbetjeningen.

De otte tips nedenfor handler om fysisk indretning.

Indretning af borgerservice

Fysisk indretning drejer sig om den måde, vi indretter Borgerservice på. Det handler om både at beskytte borgeren, borgerens data og medarbejderne.

Tip nr. 1: Lad borgerne vente i et afgrænset venteområde, indtil de kan betjenes. Borgerservice er forskellige, men har man et område dedikeret til at vente i, så forhindrer man, at borgere går rundt i lokalet og har nemt ved at lytte med, når andre bliver betjent.

Tip nr. 2: Brug diskretionslinjer, der sikrer, at både borgere og andre medarbejdere ikke ufrivilligt kommer til at lytte med. Bed for eksempel borgeren om at vise sit sygesikringskort eller om at skrive sit CPR-nummer ned på et stykke papir i stedet for at sige det højt.

Tip nr. 3: Flyt skranken væk fra indgangsdøren, og sørg for, at det kun er de mest almindelige opgaver, der håndteres i skranken.

Tip nr. 4: Borger-pc’er kræver opmærksomhed. Mange borgere har nemlig ikke samme forsigtighed, som I har, når det gælder deres data. Installer et såkaldt deep-freeze-ikon, så computeren sletter alle borgerdata, når den genstartes. Sæt tydelige skilte op, der fortæller borgerne, at de skal huske at logge af, når de forlader PC’en. Brug skærmfiltre, så andre ikke kan læse med på skærmen.

Tip nr. 5: Nogle kommuner har helt droppet at have papirkurve i Borgerservice, fordi borgerne smider papirer med følsomme personoplysninger ned i dem på vej ud. Placer evt. en makuleringsspand ved siden af papirkurven, så borgerne kan smide de følsomme papirer ned i den i stedet.

LÆS OGSÅ:Sådan udvikler man en sikkerhedskultur i en travl hverdag

Når det gælder spillereglerne internt i Borgerservice, så er der også noget, man kan gøre.

Tip nr. 6: Aftal, hvad man gør, hvis man oplever en kollega, der taler for højt med borgerne, så andre kan lytte med.

Tip nr. 7 Sørg for, at sagsbehandlere har to skærme, som kan vendes mod borgeren, så borgeren kan læse oplysninger på skærmen i stedet for at sige dem højt.

Tip nr. 8: Aflås printerrum. Print via Skyprint/follow me for at undgå, at printede dokumenter ligger frit fremme. Stil makuleringsspande og skraldespande med hængelås op ved printeren.