Dilemma: Kollegial snak

Kender I dilemmaet fra jeres egen dagligdag?

Hvad gør I selv i lignende situationer?

Nedenfor kan du downloade en række spørgsmål, som I kan bruge på et personalemøde eller lignende, hvor I ser filmen og tager en diskussion, der kan hjælpe jer videre i jeres håndtering af lignende dilemmaer.

1. At andre borgere kan lytte med:

”Overholdelse af diskretion er den største udfordring ved, at vi har lagt opgaver ud på bibliotekerne. Borgerne overholder dem ikke. Vi kan ekspedere en borger, og så kommer der en anden borger og afbryder og siger: ’Jeg skal bare aflevere dette stykke papir’. Vi har også eksempler på, at borgerne står for tæt på hinanden, men den borger, der betjenes, siger ikke fra”.

Fagchef i Borgerservice

2. Borgernes manglende awareness

"Vi oplever tit, at borgerne glemmer papirer med personfølsomme oplysninger i printeren, ved PC’erne osv. Vi bruger mange ressourcer på at rydde op”.

Borgerservicemedarbejder

3. Brug af NemID:

"Vi har en klar politik om, at vi ikke må hjælpe, hvis der er en borger, der bruger en andens f.eks. sin kones NemID. Vi oplyser, at det er dokumentfalsk. Det er en opdragelsesproces at få borgerne til at forstå det."

Borgerservicemedarbejder

4. Hvordan sikrer man en tillidsfuld kultur:

"Vi arbejder i Borgerservice løbende med opfølgning, og vi har en kultur med åbenhed, hvor det er helt legalt at sige, at der er noget, som man er usikker på. Det er vigtigt, at jeg som leder er opmærksom på, at medarbejderne til tider kan have frustrationer. Dem skal jeg tage alvorligt".

Borgerservicechef

5. Hvordan sikrer man, at alle altid er aware:

"Vi har et stort fokus på at få skabt en awareness omkring personfølsomme data. Vi har en særlig forpligtigelse. Vi må dog samtidig erkende, at det er svært at kontrollere, hvad den enkelte lægger på sit drev".

Informationssikkerhedskoordinator

6. Hvordan kommunikerer man bedst om IT-sikkerhed:

"Vi skal finde en måde at kommunikere om informationssikkerhed, der ikke drukner i alt den anden information, der udsendes via kommunens forskellige kommunikationskanaler og kommunikationsplatforme mv. Det er samtidigt vigtigt at være opmærksom på, at forskellige målgrupper taler forskellige sprog. Man kan derfor ikke bruge den samme vejledning til alle. Den skal tilpasses den enkelte målgruppe”.

IT-medarbejder

7. Samarbejde med parter udenfor kommunen

Hvad gør vi i de situationer, hvor vores samarbejdspartnere ikke er på samme digitaliseringsniveau som os, og hvor der ikke er den samme bevidsthed? Nogle boligselskaber beder f.eks. om borgerens fulde CPR-nr., men det udleverer vi ikke. De må kun få borgerens fødselsdato. Vi bruger en del tid på støtte og vejledning, men jeg har flere gange oplevet, at de tænker, at det ’bare er data’".

Sagsbehandler

Citaterne stammer fra fokusgruppeinterviews med medarbejdere og ledere i forbindelse med Fremfærd-projekt "Awareness om informationssikkerhed i borgerbetjening".

God kultur for informationssikkerhed hviler på tre dimensioner: Den tekniske, den fysiske indretning og organiseringen omkring sikkerhed. Treenigheden danner en risikotrekant, og har man fokus på alle tre sider i trekanten, så kommer man godt rundt om mange af de problemstillinger, som kommunerne kommer ud for, når det gælder informationssikkerhed og borgerbetjening.

Få tips til de tre dimensioner:

God praksis for fysisk indretning

God praksis for teknik og systemadfærd

God praksis for organisering