Gode relationer og kendskab til hinanden er vigtigt, når vi skal samarbejde på tværs. Det giver lidt sig selv, men hvordan får man det til at fungere i praksis?

Her kan begrebet relationel kapacitet komme organisationer med høj kompleksitet i opgaveløsningen til undsætning.

Og kompleksiteten er høj for de 15 kommuner, der deltager i Fremfærd-projektet "En sammenhængende ungeindsats til gavn for den unge".

I projektet vidensdeler kommunerne om, hvordan de i deres KUI-indsats på tværs af beskæftigelses-, social- og uddannelsesområdet skaber et velfungerende og stærkt samarbejde omkring de 42.000 unge, som er uden job og beskæftigelse.

De unge skal ikke falde mellem to stole

Som en del af projektet er kommunerne blevet introduceret til relationel kapacitet af konsulenthuset Marselisborg på en temadag, hvor Hedensted Kommune fortalte om deres erfaringer med begrebet.

Kommunen har gennem nogle år arbejdet målrettet med metoden for at styrke koordinering og samarbejde om deres ungeindsats (KUI) og de komplekse forløb, fortæller leder Malene Pedersen.

- Baggrunden for, at vi er gået i gang med det, er, at vi har komplekse sager, som vi gerne vil løse, så borgerne føler sig mødt og set og ikke falder ned mellem to stole, siger hun.

Men inden Malene Pedersen fortæller mere, skal vi først lige blive lidt klogere på begrebet relationel kapacitet.

Kend de seks parametre

Relationel kapacitet defineres som ”evnen til at skabe effektive samarbejdsrelationer omkring komplekse og dynamiske tværfaglige og tværorganisatoriske opgaver, når og hvor behovet opstår”.

Begrebet består af seks parametre: 

1. Samarbejdsorientering: I hvor høj grad samarbejder man med sine kolleger om at løse kerneopgaven?
2. Gensidigt kendskab: I hvor høj grad har man kendskab til, hvad ens kolleger/andre faggrupper laver?
3. Gensidig respekt: I hvor høj grad respekterer man sine kollegers arbejde?
4. Videndeling: I hvor høj grad sikrer man et højt gensidigt informationsniveau?
5. Problemløsning: I hvor høj grad tager man aktivt del i at finde løsninger på de problemer, der opstår omkring borgerne?
6. Innovation: I hvor høj grad samarbejder man om at finde nye muligheder i arbejdet med borgerne?

I en kultur med en høj grad af relation kapacitet er man orienteret mod samarbejde og alle kigger udad mod hvilke andre fagligheder, der er brug for, for at kunne løse den fælles opgave.

Det er i modsætning til en kultur, hvor fokus mere ligger på egne opgaver og eget ansvarsområde.

Gensidig respekt vejer tungest

Kamille Marie Pöckel, der er manager hos Marselisborg, fortæller, at 'Gensidig respekt' er det af de seks parametre, der vejer tungest. Det handler om at have en grundlæggende forståelse for, at de andre fagligheder eller enheder bidrager til den fælles kerneopgave.

Et andet vigtigt parameter er 'gensidigt kendskab'.

For det gode samarbejde på tværs bygger på, at man kender de andre fagligheder og har navne og telefonnumre på dem, man skal samarbejde med. På den måde er det meget lettere at tage kontakt, og 'de andre' bliver ikke sådan nogle symbolske og fjerne størrelser.

Parametrene hænger dog uløseligt sammen, fortæller Kamille Marie Pöckel. Ofte vil øget kendskab til hinandens opgaver samt systematisk videndeling føre til mere gensidig respekt.

Tag temperaturen på jeres relationelle kapacitet

Som organisation kan man bruge relationel kapacitet til at tage temperaturen på ens organisation, og se hvordan den performer på de seks parametre.

Start med at stille spørgsmålet: "Mellem hvilke enheder ønsker vi at forbedre samarbejdet?"

Undersøgelsen kan omfatte enkelte teams i én afdeling eller fx alle kommunens forvaltninger, alt efter hvor omfattende man ønsker at gå til værks.

Konsulenthuset Marselisborg oplever størst effekt, når ledelsen i alle de implicerede afdelinger går forrest og fremstår som én samlet enhed med et fælles mål.

Hedensteds kortlægning af den relationelle kapacitet

Og nu tilbage til Hedensted Kommune, som har lavet en omfattende og grundig undersøgelse af omfanget og kvaliteten af deres samarbejde på tværs.

- Vi har brugt et dialogskema, hvor alle medarbejdere har beskrevet, hvem de samarbejder med, hvilken hensigt de har med samarbejdet, og hvad de skal bruge det til, siger leder Malene Pedersen.

De svar er overført til et meget visuelt cirkeldiagram, som med røde, gule og grønne pile viser styrken af samarbejdet mellem forskellige afdelinger og enheder.

Se diagrammet i stor størrelse

De grønne pile viser en høj relationel kapacitet i samarbejdet, de gule pile viser en lavere grad, og de røde pile viser, hvor der er en meget lav grad af relationel kapacitet.

- Diagrammet var lidt af en øjenåbner for os, for det er meget tydeligt, hvor vi er forbundne, og hvor vi kan gøre det bedre, siger Malene Pedersen.

Det førte til en række initiativer for at styrke samarbejdet på tværs. Blandt andet inviterede Ungeenheden ledere fra alle de afdelinger, som de burde samarbejde med - uanset om samarbejdet var grønt, gult eller rødt - til kaffemøder. Mødernes formål er kort og godt at lære hinanden bedre at kende.

Vi er blevet synlige for hinanden

Der er også på medarbejderniveau taget forskellige initiativer til at styrke kendskabet og vidensdelingen på tværs. Blandt andet via en ordning med betjenende rådgiverfunktion på overbygningsskoler og ungdomsuddannelser, fortæller beskæftigelsesrådgiver Dino Hodzic.

- Vi har samarbejde med skoler, UU-vejledere og lærere, og vi plejer at besøge skolerne for at opbygge en relation til dem, så de ved, hvad vi kan tilbyde og omvendt. Det gør, at vi er synlige for hinanden, og vi får alle en større viden, fortæller han.

Faglig koordinator Allan Hornum fortæller, at de unge også oplever det indbyrdes kendskab på tværs i kommunen som noget positivt.

- De unge og udsatte borgere vil gerne møde mennesker og ikke et system. Så det gør faktisk meget, at vi kan bruge et fornavn. Fx at vi siger: "Nu skal vi tale med Linda ovre fra Børn og handicap". Det giver de unge en tryghed, siger han.

Allan Hornum fremhæver også styrken ved, at der er et gensidige kendskab og en respekt for hinandens arbejde og faglighed.

- Hvis der sker nogle forandringer i de andres afdelinger, så der pludselig er en længere svar- eller sagsbehandlingstid, så har vi større forståelse for det, påpeger han.

LÆS MERE om relationel kapacitet i et Fremfærd-projekt fra ældreområdet: Fra silotænkning til fælles opgaveløsning