Samarbejde - når flere løfter sammen
Få hele organisationen med: synliggør ordningen, del historier og værktøjer – så inventaret flyder, og kulturen ændrer sig.
Det kræver mere end en god idé at få en inventarcirkulation til at fungere i praksis – det kræver, at I alle bidrager aktivt.
Jeres arbejdspladser skal både være villige til at afgive det inventar, I ikke længere bruger, og åbne for at overtage inventar fra andre. Uden dette samarbejde kan ordningen ikke fungere, og den risikerer at sande til i møbler, der ikke kan afsættes, eller at udbuddet af møbler bliver så begrænset, at ingen kan finde det, de har brug for.
Få hele organisationen med
Flere kommuner fortæller, at det kan være en udfordring at nå ud til alle dele af organisationen. Selvom nyhedsbreve og intranetopslag informerer, er der stadig mange, der ikke kender ordningen – eller som ikke ved, hvordan de kan bruge den.
Nogle fravælger inventar på forhånd på grund af fordomme om kvalitet eller udseende. Derfor er det vigtigt, at kommunikationen ikke kun når indkøbsafdelingen, men også dem, der arbejder med drift, vedligehold og indretning – det vil sige dem, der reelt håndterer inventaret.
Men kommunikation alene er ikke nok. Kultur og mindset skal ændres gennem løbende dialog, synlighed og gode historier, der viser, at genbrug faktisk fungerer i praksis.
I Slagelse Kommune har designguides hjulpet med at skabe en klar stil og indretning med brugte møbler. Her er to eksempler på mødelokaler – de må gerne være forskellige fra hinanden, men skal bestå fx af de samme stole (om end de er forskellige farver).
Også kontorlokaler i Slagelse Kommune er indrettet udelukkende med kommunens egne genbrugsmøbler. Også her har designguides været brugt for at skabe en ensretning i stil.
I Kolding Kommune har man lavet små postkort-flyers, der kan uddeles til kommunens institutioner.
Større ønske om tværkommunalt samarbejde
Mange kommuner deler allerede erfaringer og inspirerer hinanden, men der efterspørges stadig et mere formaliseret tværkommunalt samarbejde, hvor platforme og værktøjer kan deles. Det er noget, Randers Kommune aktivt arbejder på – læs mere om deres erfaringer i casen nedenfor.
I Rebild Kommune kører møbelcirkulationen ikke på store systemer eller avancerede lagre. Den kører, fordi mennesker hjælper hinanden hver dag.
Ordningen har eksisteret i over 15 år og er blevet en del af hverdagen, netop fordi den bygger på et stærkt netværk af tekniske servicemedarbejdere og pedeller, der tager ansvar for, at inventaret finder vej videre.
- Det er ikke noget, der afhænger af én person – vi har alle sammen et ansvar for, at tingene flytter sig, fortæller Jørgen Kragelund, der er teknisk servicemedarbejder.
Dag-til-dag styring – uden lager og uden bøvl
Hvor mange kommuner arbejder med centrale lagre, har Rebild valgt en anden vej. Her er der ingen møbelbank. I stedet styres alt dag til dag af de folk, der kender bygningerne bedst: De tekniske servicemedarbejdere.
Når en institution står med overskudsinventar, sendes der bare en besked – og inden længe er inventar på vej til en ny destination.
- Vi får tingene flyttet, når de skal flyttes – vi har ikke brug for at samle det hele på et lager, lyder det fra Jørgen.
Denne fleksible tilgang betyder, at inventaret ikke hober sig op, og at flowet aldrig går i stå.
Et netværk, der løfter i flok
Samarbejdet i Rebild fungerer, fordi det er enkelt og velkendt. De bruger de samme kanaler, som de i forvejen bruger til drift: Telefon, mail og sms. Når en stol, et bord eller et skab bliver ledigt, sendes der et billede rundt til netværket af pedeller – og hurtigt melder en sig: “Den kan vi godt bruge!”
To-fire gange om året mødes pedelgrupperne for at dele erfaringer og koordinere på tværs. Her deles gode historier, løsninger på udfordringer, og nye aftaler falder på plads.
En kultur, der holder ordningen i live
Selvom modellen er uformel, fungerer den, fordi der er skabt en kultur for samarbejde. Det er blevet naturligt at hjælpe hinanden, ingen holder inventar tilbage, og alle er en del af løsningen.
Den løbende dialog – både på telefonen og til pedelmøderne – betyder, at inventar flyttes effektivt, og at cirkulationen fortsætter år efter år. Uden store investeringer, uden komplekse systemer – men med en stærk kultur, hvor alle hænder løfter i flok.
