SPARK-forløbet i Hjørring

SPARK-forløb hjalp med at prioritere og overskue digitale bunker

Stor travlhed og et nyt sagsbehandlingssystem skabte daglig frustration hos kommunale visitatorer i Hjørring. Et SPARK-forløb hjalp medarbejdere og ledere med at fokusere på de udfordringer, de kan løse, og det boostede det psykiske arbejdsmiljø.

Af Signe Tonsberg 01/10/2019

Vi løber hurtigere, end vi kan, og alligevel vokser det digitale bjerg af sager, vi skal behandle.

Sådan var fornemmelsen hos medarbejderne i Hjørring Kommunes sundhedsforvaltning i afdelingen Myndighed Ældre. Her arbejder 20 visitatorer blandt andet med at behandle ansøgninger om pleje- og ældreboliger, hjemmehjælp, rehabilitering og aflastning.

- Vi var frustrerede over ikke at nå det, vi skulle. De digitale dynger hobede sig op, uden at vi kunne se en løsning på det, fortæller Anne Marie Kjærgaard, der er tillidsrepræsentant for afdelingens ergo- og fysioterapeuter.

APV viste, at afdelingen var under pres

Et nyt it-sagsbehandlingssystem betød sammen med et stigende antal ansøgninger, at borgerne måtte vente mere end rimelig tid på afgørelser.

Situationen slog også igennem i arbejdspladsvurderingen, der viste, at det psykiske arbejdsmiljø i afdelingen var under pres.

- Vi havde været pressede gennem længere tid, og vi havde en oplevelse af, at det ikke blev lysere. Vi kunne faktisk ikke se en løsning på, hvordan vi kom videre, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Stine B. Thorsø.

Spejlægsmodellen zoomer ind på det, vi kan påvirke

Samtidig med, at medarbejdere og ledelse i fællesskab forsøgte at løse udfordringerne, tog leder Ingelene Schelde kontakt til SPARK for få hjælp.

SPARK-konsulent Karin Thomassen kom med forskellige værktøjer, som kunne hjælpe med at navigere i de mange opgaver og booste arbejdsglæden trods den konstante travlhed – og involvere hele medarbejdergruppen i processen.

Et af de redskaber, hun bragte i spil, var ’spejlægsmodellen’. Det er et værktøj, som kan hjælpe med at skille de faste vilkår, som ikke kan laves om, fra de forhold, man har mulighed for at ændre. Spejlæggets æggehvide illustrerer de faste vilkår, som man ikke kan ændre, mens den gule blomme symboliserer det, som man kan ændre.

- Modellen gør det meget tydeligt, at der er nogle vilkår, som vi ikke kan ændre. For os betød det overblik, at vi i højere grad begyndte at fokusere på de ting, som vi har mulighed for at påvirke, fortæller Ingelene Schelde, der er daglig leder for afdelingens 20 visitatorer.

Skarpere prioritering skaber plads til de vigtige møder

I Myndighed Ældre kan man for eksempel ikke ændre antallet af ansøgninger, der tikker ind eller kravene fra politikerne. Til gengæld kunne man skrue på afdelingens deltagelse i forskellige kommunale projektgrupper. Normalt deltager både en visitator og en leder fra afdelingen. Nu er det oftere kun leder Ingelene Schelde, der deltager.

- Det er et konkret udslag af, at vi sammen med SPARK-konsulenten fik listet ideer op til ændringer, vi rent faktisk kunne lave, forklarer hun.

Man er også begyndt at holde en del udskrivningsmøder med sygehusene via Skype, og det sparer medarbejderne for mange timers transporttid. Det frigør til gengæld tid til, at man kan deltage i de møder, der vedrører de komplicerede borgerforløb.

Caféeftermiddag boostede arbejdsglæde og dialog om løsninger

MED-udvalget ønskede gennem samarbejdet med SPARK-konsulenten også i højere grad at få inddraget de øvrige kolleger i afdelingen.

- Vi ville gerne involvere vores kolleger og have dem til at tage ejerskab, så alle bidrager og tager ansvaret for vores arbejdsglæde, forklarer AMR Stine B. Thorsø.

Den konkrete løsning blev, at MED-udvalget inviterede alle i afdelingen til en temaeftermiddag om arbejdsglæde. Den blev afviklet som et uforpligtende cafémøde.

Møde gav fællesskab og nyttigt input fra kolleger

- Vi havde lavet spørgsmål på forhånd, som vi skulle diskutere. Snakken løb simpelthen afsted, og der kom en masse på bordet, siger TR Anne Marie Kjærgaard.

Der blev for eksempel talt om, hvad der giver arbejdsglæde for den enkelte. Responsen var overvældende.

- Alle kollegerne var meget engagerede, for det var vedkommende for alle, forklarer Stine B. Thorsø og suppleres af tillidsrepræsentant for sygeplejerskerne Annette Jensen:

- Vi fik en masse brugbart input fra kollegerne, og det var også rart at få italesat, at arbejdspres påvirker arbejdsglæden, og at vi ikke kan gøre noget ved mængden af arbejdsopgaver.

Netop fællesskabet og sammenholdet er udslagsgivende.

- Når man er presset, kan man godt have en oplevelse af, at man er alene i det. Det er godt at få sagt højt, at vi er fælles om det, siger leder Ingelene Schelde.

Ikke samme panik som for et år siden

SPARK-forløbet har betydet flere konkrete ændringer i afdelingen, men den største ændring er nok mental. Det er ledere og medarbejdere enige om.

- Jeg føler ikke, vi har den samme panik i afdelingen som for et år siden. Vi har fået en anden indstilling. Vi er bevidste om, at vi kun kan nå det, vi kan nå, siger Stine B. Thorsø.

Leder Ingelene Schelde genkender billedet:

- Jeg oplever, at vi har ændret vores fornemmelse af opgaven, så vi i højere grad fokuserer på de ting, vi kan ændre.

SPARK-forløb har styrket socialt sammenhold

SPARK-forløbet har været med til at styrke det sociale sammenhold i afdelingen. Det er blevet sat i system, at kollegerne tager ud og spiser sammen inden sommerferien og inden jul. Den slags betyder noget for det psykiske arbejdsmiljø.

- Vi investerer i samarbejdet. Vores afdeling er et godt eksempel på, at det betyder rigtig meget, at gruppen fungerer socialt. Når man har det godt sammen, kan man faktisk klare et større pres udefra, end hvis man har det dårligt kollegerne imellem, mener Stine B. Thorsø.

Medarbejderrepræsentant Inger B. Jensen er enig:

- Vi bruger hinanden til sparring og har ofte brug for at mingelere rundt med opgaverne i hverdagen. Det kræver rigtig meget kollegialt samarbejde, og at alle er villige til at give sig en gang imellem, forklarer hun.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst

Plancherne fra SPARK-forløbet hænger stadig på væggen i afdelingen.

- Det betyder, at vi dagligt bliver mindet om, hvad vi snakkede om. Når det hænger så synligt, så forsvinder det ikke bare i hverdagen, siger leder Ingelene Schelde.

Kort om Myndighed Ældre, Hjørring Kommune
  • Myndighed Ældre er en del af Hjørring Kommunes Sundheds-, Ældre- og Handicapforvaltning.
  • Afdelingen tæller en administrativ medarbejder, en leder og 20 visitatorer, der enten er uddannet sygeplejersker, ergoterapeuter eller fysioterapeuter.
  • Hjørring Kommune har 65.000 indbyggere og andelen af ældre er stigende.
Spiralsamtale skabte dialog på cafemøde
  • Et af de SPARK-redskaber, der var i brug på cafemødet i Hjørring, var ’spiralsamtalen’.
  • Spiralsamtalen er en ramme for en række samtalerunder om det samme emne.
  • Kernespørgsmålet var ’Hvad giver dig arbejdsglæde?’
  • Medarbejdergruppen arbejdede først i plenum med spørgsmålet.
  • Derefter var der gruppearbejde i mindre grupper, som alle drøftede spørgsmålet ’Hvad kan fremme arbejdsglæden på vores arbejdsplads?'
  • Derefter blev forslagene fremlagt i plenum, man kunne stille uddybende, nysgerrige spørgsmål, og til sidst blev forslagene prioriteret, og der blev lavet en fælles handleplan.
SPARK gav boost til møder: Klarere dagsordner og referater

SPARK-forløbet har sat et meget konkret aftryk på MED-møderne, der har taget en ny type dagsorden og referat i brug.

Dagsorden og referat er nu struktureret i kasser. Det fremgår også tydeligt, hvad formålet med dagsordenspunktet er og hvilken type beslutning, der er truffet.

- Det giver os bedre overblik end før og fungerer rigtig godt. Det strammer op på hvert punkt, fordi formålet bliver præciseret, og der er tidsestimat på. Det gør noget godt for strukturen på mødet, forklarer leder Ingelene Schelde.

Tillidsrepræsentant for sygeplejerskerne Anette Jensen uddyber:

- Den nye type referat er nemmere at afkode, og gør det på den måde nemmere for os at kommunikere til vores kolleger, hvad vi arbejder med i MED.