Hjælpemidler i Skanderborg

Nyt fællesskab blandt terapeuter: Når en har et problem - har alle et problem

Et stort arbejdspres fjernede fokus fra kerneopgaven, men et SPARK-forløb har hjulpet medarbejdere og leder i afdelingen for hjælpemidler i Skanderborg Kommune med at prioritere og tænke som en helhed.

Af Bettine Romme Andersen 16/04/2020

For halvandet år siden var stemningen dårlig, medarbejdere sagde op, og der var ikke overskud til kollegial støtte og hjælp.

- Vi ville gerne hjælpe hinanden, men der var bare ikke overskud til det, siger hjælpemiddelterapeut og vikarierende tillidsrepræsentant, Nina Klein Christensen.

Fælles opgave frem for individuelle løsninger

Men nu er stemningen vendt til en spirende optimisme, hvor terapeuterne i afdelingen for hjælpemidler i Skanderborg Kommune kan se ud over deres egen næsetip og håndtere udfordringerne som en fælles opgave i stedet for at finde individuelle løsninger.

Grunden til forandringen skal findes i en proces, hvor medarbejdere og leder har sat fokus på at forbedre samarbejdet og blive bedre til at prioritere i kerneydelserne.

Ressourcer og opgaver hang ikke sammen

En væsentlig årsag til, at det psykiske arbejdsmiljø haltede, var et stort arbejdspres.

Vi kunne ikke få enderne til at mødes og flere sagde op, fortæller afdelingsleder Tove Norre Andersen.

- Sagsbehandlingstiden var lang, og mængden af opgaver var så stor, at ikke alle opgaver blev afsluttet. Det havde vi brug for hjælp til at løse, siger Tove Norre Andersen.

Derfor søgte afdelingen et forløb hos SPARK- Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne, som tilbyder skræddersyet hjælp til at forbedre det psykiske arbejdsmiljø på kommunale arbejdspladser.

- Det var gået i hårdknude for os, og vi havde brug for at få blikket tilbage på kerneopgaven, siger Mona Svendsen, som er ergoterapeut og faglig koordinator.

Medarbejdere inddrages

Som led i udviklingsprocessen blev der nedsat et udvidet TRIO-udvalg med leder, arbejdsmiljørepræsentant, tillidsrepræsentant og en medarbejderrepræsentant.

Sammen med SPARK-konsulent Karin Thomassen satte de gang i et arbejde, hvor definerede, hvad de gerne ville forandre.

Dernæst blev leder og medarbejdere inddraget i en brainstorm om, hvad der skulle til for at få opgaver og ressourcer til at hænge bedre sammen.

- Vi kunne se i besvarelserne fra medarbejderne, at tidspresset ikke blev oplevet som et fælles problem. Derfor blev det også til individuelle løsninger. Vi havde brug for at komme tilbage til at tænke som en helhed, så "hvis jeg har et problem med at løse en opgave, så har alle et problem", siger arbejdsmiljørepræsentant Marian Højgaard Popp om udfordringen.

Fokus på at ændre arbejdsgange

Det stod klart for den udvidede TRIO, at der var brug for at se med helt nye øjne på strukturen i afdelingen, hvis de skulle bryde den cirkel, de var havnet i.

Som led i det arbejde introducerede SPARK-konsulent Karin Thomassen gruppen for Systemmodellen, som hjælper med at forstå og ændre på arbejdsgange. Her gik de meget undersøgende til værks for at finde ud af, hvor arbejdspresset kom fra, og hvordan de samarbejdede på tværs.

Det førte til, at afdelingen satte gang i et LEAN-forløb med kommunens egne konsulenter.

LEAN-forløb afslørede tidsrøvere

- Vi nedsatte en arbejdsgruppe, som sammen med LEAN-konsulenterne skulle identificere tidskrævende procedurer og tidsrøvere, fortæller Mona Svendsen.

Det foregik ved, at arbejdsgruppen tegnede arbejdsgangene op på et stort papir og gennemgik dem skridt for skridt.

Tegningen viste, at mange mails blev læst flere gange af forskellige terapeuter, at nogle sager lå stille, når nye mere hastende sager kom ind - og det medførte mange henvendelser fra borgere, som spurgte til status på deres sag.

- Vi oplevede, at det var uklart, hvem der skulle løse de forskellige indkomne sager og i hvilken rækkefølge, så der var en uklar prioritering i hele sagsgangen, siger Nina Klein Christensen.

Desuden manglede relevante oplysninger på mange ansøgninger, hvilket er tidskrævende at indhente.

Der arbejdes nu på at udbygge ansøgningsskemaerne og henvendelser fra plejen og de trænende terapeuter, så alle relevante oplysninger kommer med fra opstart af sagsbehandlingen.

Prioriteringsliste og ny opgavefordeling

På baggrund af de to processer med SPARK og LEAN har afdelingen besluttet en ny struktur og organisering, som træder i kraft i foråret 2020.

Alle terapeuter er blevet inddelt efter kompetencer og ønsker i tre nye grupper (Modtagelse, Center og Back), og der er besluttet en rotationsordning mellem grupperne.

- Vi arbejder nu på at reducere gennemløbstiden og minimere den tid, hvor en sag ligger stille, samt at sikre et flow, der overholder de standarder, der er sat for sagsbehandlingstiden. Der er også lavet en prioriteringsliste, siger hjælpemiddelterapeut Nina Klein Christensen.

Ergoterapeut og faglig koordinator Mona Svendsen tror på, at den nye opgavefordeling vil komme borgerne til gavn.

- Ved at vi får sagerne bedre belyst fra start, vil borgerne forhåbentligt få de rette hjælpemidler første gang. Og for nogle borgere vil det betyde hurtigere hjælp, mens det for andre vil betyde længere ventetid, men det giver et mere ens serviceniveau for borgerne i samme type sager, siger hun.

Håb og mere overskud i afdelingen

Afdelingens arbejde med at forbedre det psykiske arbejdsmiljø har skabt en helt ny forårskåd stemning.

- Alle er inddraget, og der er stor energi i det og forventning til, at det bliver godt. Alle har også fra dag ét givet udtryk for, at der skulle ske noget andet, for vi kan ikke blive ved på samme måde, siger hjælpemiddelterapeut Nina Klein Christensen.

Tillidsrepræsentant Mette Nissen Vittrup Lund hæfter sig ved, at processen har skabt mere stabilitet i afdelingen.

- Inden vi gik i gang, var der mange, der rejste, men nu er der kommet nye stabile kræfter ind, så der er et håb og en meget bedre grundstemning, siger Mette Nissen Vittrup Lund og suppleres af Nina Klein Christensen.

- Vi er mere fælles om det, og vi bliver ikke væltet så meget omkuld, som det måske kunne opleves tidligere, vi hjælper hinanden på en anden måde.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst

Fra venstre: Nina Klein Christensen, Tove Norre Andersen, Mette Nissen Vittrup Lund, Marian Højgaard Popp og Mona Svendsen.

Om afdelingen for hjælpemidler
  • Afdelingen for hjælpemidler i Skanderborg støtter borgere med varige lidelser eller handicap med at finde de rette hjælpemidler, så borgerne kan føre en så normal og selvstændig tilværelse som muligt.
  • Hjælpemidler kan både være personlige, som særligt fodtøj, høreapparater, briller, bleer mv. men kan også være til udlån som eksempelvis rollator, badebænk, toiletstol eller siddepuder.
Den udvidede TRIO's ønske om forandringer:

- At terapeutgruppen bliver fælles om at løse kerneopgaven: "Sammen med borgeren skaber vi fundament for et meningsfuldt liv"

- At kunne prioritere i opgaverne

- At kunne se sig selv og sit bidrag som en del af helheden i forhold til økonomiske som personalemæssige ressourcer samt forventningsafstemning om opgaveløsningen

SPARKS tilbud
SPARK

SPARK tilbyder støtte og sparring til jeres lokale TRIO/MED, sådan at I selv bliver bedre i stand til at handle på de udfordringer, I oplever i jeres psykiske arbejdsmiljø. 

Læs mere om SPARKs tilbud her.

Systemmodellen

Læs mere om Systemmodellen, som findes i BFA materialet "Før arbejdspresset bliver for stort".

Ansøg nu
SPARK

Læs mere om, hvordan SPARK kan hjælpe jeres arbejdsplads.

Det tilbyder SPARK

Søg et gratis forløb med en SPARK-konsulent .

Se hvordan I søger her. 

Ny opgavefordeling i afdelingen for hjælpemidler

Alle terapeuter er inddelt i tre grupper:

Modtagelsen klarer administrative opgaver, som ikke kræver hjemmebesøg. Funktionen kan klares af alle, og opgaven skal løses samme dag eller næste dags morgen. Man tager ikke sagerne med sig ud af modtagelsen.

Center er opgaver, som kræver hjemmebesøg og/eller mere sagsbehandling. Der etableres opgaveklynger i centeret. Formålet med de faglige klynger er at give medarbejderne mulighed for at tilegne sig en særlig viden inden for et bestemt område.

Back behandler sager af længerevarende karakter og med få snitflader til modtagelse og center. Det drejer sig om alle handicapbiler, børne- og boligsager. Terapeuterne i back varetager ikke modtagelse/center funktionen.