samskabt styring Køge

Fra bøvl til løsning: I Køge ved de at vejen er lang og bumpet - men også fuld af energi

Hvordan kommer man fra ting, der bøvler, til løsninger, der gavner borgerne? Det har ledere og medarbejdere på ældreområdet i Køge Kommune eksperimenteret med. Læs om, hvad der sker, når hele styringskæden involveres i at finde løsninger. Når alt er i spil, og gamle roller udfordres.

Af Irene Aya Schou 24/02/2020
Fremfærd

Det behøver ikke at tage lang tid at komme fra Bøvl til Løsning.

Afstanden mellem de to jyske småbyer med navnene Bøvl og Løsning er 62 kilometer, og turen er beregnet til at tage 46 minutter i bil.

Analyser bøvlet inden du går i løsnings-mode

Helt så hurtigt kommer de dog ikke fra bøvl til løsning i Køge. Her er ledere og medarbejdere i gang med den fjerde heldags-workshop over en periode på et halvt år.

At komme fra bøvl til løsning kræver nemlig benarbejde og stor tålmodighed, fortæller Tine Johnsen, der er social og sundhedsassistent i hjemmeplejen i Køge Kommune.

- Det er vigtigt, at man venter med at gå i løsnings-mode, til man har vendt og drejet bøvlet og set det fra alle vinkler, siger Tine Johnsen, der sammen med en halv snes medarbejdere og ledere er samlet omkring et bord i et mødelokale på Køge Rådhus denne mandag i februar.

Hele styringskæden involveres i at finde løsninger

Deltagerne på workshoppen repræsenterer godt 400 ledere og medarbejdere fra hjemmeplejen, sygeplejen, visitationen og afdelingen for hjælpemidler i Køge Kommune.

De er alle i gang med en proces, der skal skabe mere mening og mindre bureaukratiet i form af bedre og mere smidige borgerforløb.

Indsatsen foregår i et samarbejde med Fremfærd, og metoden, der anvendes, hedder samskabt styring. Den går ud på at involvere hele styringskæden og medarbejderne i at få alt det på bordet, der er besværligt - og bagefter finde løsninger.

Bøvl koges ned til tre overordnede temaer

Ledere og medarbejdere har allerede på tre tidligere workshops fundet og prioriteret det bøvl, som de vil arbejde videre med. De har sat bøvlet under lup gennem interviews af borgere og inddragelse af kolleger.

Derefter er bøvlet presset gennem en tragt og komprimeret til, hvad der bedst kan beskrives som store bouillonterninger, og tilbage står tre overordnede temaer, som medarbejdere og ledere skal arbejde videre med: 

  1. Borgerforløb på tværs
  2. Vagtlag og videndeling 
  3. Rekruttering og fastholdelse 

Borgerinterview som forberedelse på løsning

- Målet med denne fjerde workshop er at finde én til to løsninger inden for hvert tema. Løsningerne skal være så konkrete, at I bagefter kan gå ud og teste, om de fungerer i praksis, siger Jo Gadegaard, der er konsulent i FOA og denne dag faciliterer workshoppen. 

Tine Johnsen arbejder med temaet vagtlag og videndeling. Det handler om at skabe bedre sammenhæng og vidensdeling på tværs af faggrupper og vagtlag - dag-, aften- og nattevagter.

Der er mange problemstillinger knyttet til dette tema og dermed også mange mulige løsninger. For at blive klogere på temaet har Tine Johnsen sammen med resten af arbejdsgruppen interviewet borgere og talt med teamledere og en stor gruppe aftenvagter. 

Valgmuligheder diskuteres - og beslutning træffes

På workshoppen diskuterer ledere og medarbejdere, hvilke løsninger indenfor det specifikke tema om videndeling mellem vagtlag, de skal gå videre med.

Skal de gå efter forskudt arbejdstid og overlap i vagterne? Skal mødestrukturen ændres? Skal man insistere på blandede dag- og aftenvagter på frivillig basis eller en rotationsordning for nyansatte, så de introduceres for alle slags vagter? Eller er løsningen at få flere ressourcepersoner i aftenvagten, så medarbejderne også i ydertimerne kan få støtte og sparring.

- Hvad vil I gå videre med? spørger Jo Gadegaard fra FOA og kigger rundt i gruppen.

- Ressourcepersoner i aftenvagten, lyder svaret fra Tine Johnsen og arbejdsgruppen, der forestiller sig en løsning, hvor forflytningsvejledere og andre ressourcepersoner også er på vagt efter klokken 15, så aftenvagterne og i sidste ende borgeren kan få gavn af deres kompetencer.

Kontaktperson og onboarding-program?

Snakken går også i plenum om de andre to temaer. Hvordan får man bedre borgerforløb? Skal der være en kontaktperson? Skal der være mere tid til første besøg? Eller er tværfagligt samarbejde vejen frem?

Og hvad med rekruttering og fastholdelse? Er løsningen en mentor-ordning eller et onboarding-program? Skal man blive bedre til at indsamle erfaringer og 'undren' fra nyansatte og fratrådte medarbejdere. Eller ligger svaret i en ændret kultur, hvor man i højere grad er nysgerrig på sig selv og sine kolleger og husker at tale om det, der gør det 'fedt' at gå på arbejde?

Mulighederne er mange, og valgene svære. Nogle løsninger er allerede ved at blive implementeret i andre regi, fx arbejder personaleafdelingen på et onboarding-program.

Rundt om løsningen og test

Efter at have udvalgt mulige løsninger, går ledere og medarbejdere ud i de tre arbejdsgrupper, de allerede har arbejdet i. Det er tid til gruppearbejde. Med sig har de et arbejdsark med en række spørgsmål, som de skal overveje.

- Hvad kræver løsningen for at lykkes – både i forhold til tid, penge, hjælpemidler, it-systemer, ændring af fysiske rammer, ledelse og kolleger? Hvem vil være de største kritikere af løsningen? Og hvordan kan man vide, at løsningen virker, spørger Jo Gadegaard fra FOA og deler papirer ud.

Snak om modstand på forhånd

Tine Johnsen og resten af vagtlags-arbejdsgruppen diskuterer, hvordan løsningen med flere ressourcepersoner i aftenvagten ser ud i praksis. Hvad skal hun og resten af arbejdsgruppen gøre over de næste to måneder for at prøve ideen af?

Efter drøftelserne præsenterer arbejdsgrupperne deres resultater for hinanden. I Tine Johnsens gruppe betyder løsningen, at kolleger, ikke mindst ressourcepersonerne, skal acceptere ændrede arbejdstider i en testperiode.

- Det kan skabe modstand, selvom det sker på frivillig basis. Så løsningen kræver meget dialog både med ledelsen, ressourcepersoner, aftenvagter og vagtplanlæggere, siger Tine Johnsen.

Samskabt styring fremmer ligeværdigt samarbejde

Klokken er 13, og workshoppen er forbi. For ældre- og sundhedschef Maiken Ruders har dagen været rigtig god.

- Det er dejligt at mærke den energi, der er i rummet. Ledere, medarbejdere og specialister er sammen i opgaveløsningen. Det, synes jeg, er helt fantastisk, siger hun.

For Maria Lindholm Kristensen, projektleder og chefkonsulent i Køge Kommune, er samskabt styring en metode, som bidrager til at komme hele vejen rundt om en problemstilling.

- Der er en systematik, der gør, at man stopper op og undersøger udfordringerne, inden man går i løsnings-mode. Det er sjovt og svært på samme tid, siger hun. 

De dilemmafyldte roller

For social- og sundhedsassistent Tine Johnsen har dagen budt på udfordringer, ikke mindst fordi hun også er tillidsrepræsentant.

- Jeg ved, at blandede vagter er et ømt punkt for nogle af mine kolleger. Derfor er det lidt farligt for mig som tillidsrepræsentant at bringe det i spil. Her er kunsten at tænke kreative løsninger samtidig med, at man husker sin TR-kasket, siger hun.

Tine Johnsen understreger, at den største udfordring ved samskabt styring er, at det tager lang tid at skabe nye og varige løsninger. 

- Det er ret omfattende og kræver meget arbejde. Jeg skal også hjem og passe mit helt almindelige arbejde. Men jeg har fået en forståelse for, at hvis man skruer ét sted, så ændrer det noget alle andre steder, siger hun.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Kort om projektet i Køge
  • Indsatsen handler om at anvende samskabt styring som en metode til at udvikle bedre styring til gavn for kerneopgaven og borgerne gennem involvering af chefer, ledere og medarbejdere på tværs af hele styringskæden.
  • Køge Kommune gennemfører indsatsen i samarbejde med KL og FOA i regi af Fremfærd. 
  • Hjemmeplejen og samarbejdet mellem myndighed og driften er udpeget som fokusområde. 
  • Læs mere om projektet her
Samarbejde med Fremfærd

#slipfaglighedenfri foregår i et samarbejde med Fremfærd, der består af KL og de faglige organisationer i Forhandlingsfællesskabet.

Fremfærd har erfaringer fra andre kommuner med at involvere hele styringskæden og medarbejderne i at identificere bøvl og finde løsninger, når arbejdsgange, processer og rutiner spænder ben for kerneopgaven. Denne erfaring i samskabt styring er en stor støtte, lyder det fra Køge.

- Det er en kulturændring, vi er i gang med. Det er en helt ny måde at tænke på, hvor vi alle bidrager til problemløsningen. Derfor er det afgørende med klare spilleregler og en køreplan, der holder os på sporet, siger social- og sundhedsassistent Tine Johnsen.

Hun tøver ikke med at kalde samskabt styring for en befriende måde at arbejde på.

- Jeg er begejstret. Vi kommer i spil som faggruppe, og det øger den faglige stolthed, at man hører på os frontmedarbejderne. Vi tager ejerskab for beslutningerne, og det højner arbejdsglæden, siger hun. 

Læs mere om samskabt styring her

Projektleder Maria Lindholm Kristensen
Maria Lindholm Kristensen samskabt stryring Køge

"Det, at man samler ledere og medarbejdere, gør, at der kommer flere perspektiver i spil og dermed andre løsninger. I denne proces har vi også inddraget borgerne, og denne inddragende og tillidsbaserede styring er en rigtig god måde til at finde meningsfulde løsninger på de udfordringer, der ikke er ligetil. Og det er en metode og et samarbejde vi kan bruge på andre områder og på nye dagsordner.”

Ældre- og sundhedschef Maiken Ruders
Maiken Ruders samskabt styring Køge

"Styrken ved samskabt styring er, at det åbner for en bred dialog, hvor man kan tale om alt. Tidligere kunne der være en tendens til, at man sagde: 'Det er et vilkår. Det kan vi ikke gøre noget ved.' Nu er alt på bordet." 

Social- og sundhedsassistent Tine Johnsen
tine Johnsen samskabt styring Køge

"Samskabt styring bringer medarbejderne tæt på ledelsesarbejdet og det at træffe beslutninger. Pludselig er vi blevet medspillere og skal kunne dele viden i et tillidsfuldt rum. Det er dilemmafyldt, især som tillidsrepræsentant. Samtidig er det enormt inspirerende."