SPARK i Hillerød

Efter SPARK-forløb arbejder hele afdelingen sammen om at forenkle

Et SPARK-forløb har sat skub i en ny kultur hos medarbejdere og ledelse i Visitation og Hjælpemidler i Hillerød. Nu er medarbejderne med til at luge ud i processerne og finde enklere måder at gøre tingene på i fællesskab.

Af Signe Tonsberg 03/02/2020

Der står fire store glaskrukker med lilla, lyserøde og grønne bolde på et bord i afdeling for Visitation og Hjælpemidler i Hillerød Kommune.

’Jeg synes det gik godt’, står der på et skilt ved den ene krukke, og ’Jeg synes ikke det fungerede’ ved den anden. Krukker og bolde er et af de mange aftryk, som et SPARK-forløb har sat i afdelingen.

Sagsbehandlerne smider en bold i en af krukkerne, hver gang de har brugt deres pc på hjemmebesøg hos en borger. Og i takt med at krukkerne bliver fyldt, får man lavet en synlig og meget konkret optælling af, hvordan det fungerer, når de ansatte har deres bærbare med på borgerbesøg.

- Det er jo en anden måde at lave en optælling på end et regneark, forklarer tillidsrepræsentant for afdelingens ergo- og fysioterapeuter Maja Holm Larsen.

Der var brug for at finjustere og fjerne spild

Der er 28 ansatte i Visitation og Hjælpemidler. Sammen sørger de for, at fx ældre borgere og borgere med handicap i Hillerød får de rigtige hjælpemidler, den bolig og den støtte, som de har brug for. Og i dét arbejde er der forståeligt nok mange processer at holde styr på. Det var derfor, MED-udvalget gerne ville have besøg af en SPARK-konsulent.

Medarbejderne i afdelingen var tidligere underopdelt efter faglige opgaver i fire mindre fraktioner. De blev slået sammen som et led i kommunens vision om én borger – én indgang for små fire år siden.

I dag har Visitation og Hjælpemidler fire teams, der arbejder tæt sammen. Men selvom der er fælles procedurebeskrivelser, kan der alligevel hurtigt opstå nogle individuelle forskelle.

- Man arbejder jo typisk tæt sammen med sit eget team, og så udvikler man indimellem nogle individuelle måder at gøre tingene på. For at vi ikke skulle udvikle de fire teams i hver sin retning - måske med dobbeltarbejde til følge - var vi nødt til at kigge på opgaverne samlet, forklarer Lisbeth Riis-Hansen, der er medarbejderrepræsentant og sagsbehandler.

SPARK-metoder har bredt sig som ringe i vandet til alle medarbejdere

SPARK-konsulenten var på besøg fire gange.

- Vi begyndte med at tale om, hvordan vi kunne skabe forandringer på en god måde. Men SPARK-konsulenten gik til det ved at sige, at vi måske hellere skulle se på, hvordan vi kunne forenkle og skabe mindre spild. Dén måde at se det på var rigtig god at bringe tilbage til medarbejdergruppen. For her var vi enige om, at ingen gider spild, forklarer sektionsleder Maja Schmidt Jensen.

Hele ideen med SPARK-forløbet var, at MED-udvalget gerne ville klædes på til at udbrede værktøjerne fra SPARK til kollegerne. Og det er i høj grad lykkes.

- Alle i afdelingen er vant til at arbejde meget selvstændigt og har holdninger til meget. Derfor var det godt, at SPARK kunne klæde os på som MED til at styre den proces. På nogle af møderne med konsulenten øvede vi nogle af de processer, vi skulle have med kollegerne. Det fungerede godt, fortæller tillidsrepræsentant Maja Holm Larsen.

Medarbejderrepræsentant Lisbeth Riis-Hansen supplerer:

- Det er vigtigt for os at inddrage alle medarbejdere i processen på en god måde, så folk bliver hørt. Det at kigge på processerne skulle ikke bare være noget, der foregik i MED.

Arbejdsgrupper skaber udvikling

I dag er afdelingens medarbejdere delt ind i otte arbejdsgrupper, hvor der sidder tre-fem medarbejdere i hver. Alle grupper har et MED-medlem knyttet til som facilitator. Hver gruppe arbejder med at udvikle nye arbejdsmetoder eller med at forenkle forskellige processer eller arbejdsgange. Nogle af afdelingens faste møder bliver vekslet til møder i arbejdsgrupperne, så der er tid til arbejdet.

- Det er ikke noget, man skal forsøge at finde tid til i hverdagen. Arbejdet er en del af den planlagte tid, forklarer sektionsleder Maja Schmidt Jensen.

Overblik giver forståelse for hinandens arbejde og arbejdsgange

MED-udvalget møder op til interviewet med Viden på Tværs med en stor pose med pertentligt sammenrullede plancher. Og det er ikke usædvanligt, at plancherne fra SPARK og det efterfølgende udviklingsarbejde bliver taget med og rullet ud til møderne.

- Vi har fået nogle redskaber til at kigge på processerne. Vi arbejder med det som et mindset i afdelingen, at man tænker, ’hvad kan vi gøre ved det’, hvis der er noget, der generer eller irriterer, fortæller sektionsleder Maja Schmidt Jensen, mens hun og kollegerne ruller en fire meter lang procesbeskrivelse med post-its med arbejdsgange ud og hænger op på væggen.

Den blev til efter SPARK-forløbet på en virksomhedsdag for alle ansatte i afdelingen.

Den lange planche hedder en ’svømmebane’, hvilket er et andet ord for et procesdiagram, hvis formål er, at skabe overblik over forskellige arbejdsgange og hvem, der gør hvad.

De mange post-its giver et unikt overblik over alle de arbejdsgange og delopgaver, der er, når afdelingen bliver kontaktet af hjemmeplejen om hjælp til en borger.

- Det var en vild øjenåbner at se vores processer brudt ned på denne her måde. Og det er også noget af det, kollegerne har sagt. Det giver en helt anden forståelse for hinandens arbejde og arbejdsgange. Pludselig forstår man, hvorfor tingene kan tage tid, siger Hanne Diget, der er HK’er og arbejdsmiljørepræsentant.

Vi taler om forenkling frem for forandring

I de forskellige arbejdsgrupper udvikler man lige nu på mange af processerne. Og det er blandt andet derfor, at der står bolde i glaskrukker på bordet i afdelingen.

- Vi er i gang med at undersøge, om det kan give mening at have vores computer med på borgerbesøg, så vi noterer direkte på den, mens vi er der, fortæller medarbejderrepræsentant Lisbeth Riis-Hansen.

Fælles for alle forenklinger er, at man har et mål, og at man går systematisk til værks og i højere grad forsøger at finde fakta og data i stedet for at støtte sig op ad fornemmelser.

- Vi skal have nogle facts på bordet. Er det her noget, vi synes og tror, eller er det fakta, siger Lisbeth Riis-Hansen.

Sektionsleder Maja Schmidt Jensen supplerer:

- Vi er blevet bedre til at bruge data. Der kan være mange synsninger i et rum, men når vi har data, kan vi bedre løse det, forklarer Maja Schmidt Jensen.

Det kan fx være data på antallet af opkald fra borgere eller et overblik over, hvor ofte medarbejdernes pc’er rent faktisk løber tør for strøm ude hos borgerne eller ikke har netadgang.

Der skal være en gulerod

Der er en tegning af en lysende orange gulerod på den planche, der handler om pc’er og hjemmebesøg. Og det er der god grund til. For guleroden er et billede på målet, man arbejder sig hen imod.

- Der skal være en gulerod og en mening med det. Vi gør ikke det her for forandringens skyld. Vi gør det for at forenkle, fjerne spild og få et bedre arbejdsmiljø, siger tillidsrepræsentant Maja Holm Larsen.

Sektionsleder Maja Schmidt Jensen supplerer:

- Vi skal lave ændringer og forbedringer, fordi de giver mening i vores hverdag - ikke fordi ledelsen siger det. Det giver langt mere mening, når vi starter nedefra og kigger på, hvad vi bokser med i hverdagen og ser på, hvordan kan vi gøre noget ved det, frem for at ændringerne kommer oppefra.

Har skabt ejerskab og et fælles mindset

MED-udvalget er enige om, at SPARK-forløbet og metoderne har sat gang i en bevægelse i afdelingen.

- Det var et virkelig positivt forløb, som vi har fået meget ud af. Det er blevet en del af vores mindset og den måde, vi arbejder på i afdelingen, siger tillidsrepræsentant Maja Holm Larsen.

En af grundideerne med SPARK er netop, at MED-udvalget bliver klædt på til selv at fortsætte udviklingsarbejdet med resten af kollegerne. Og det er til fulde lykkes i Hillerød.

- Der er en større interesse i afdelingen for, hvad vi arbejder med i MED. Vi oplever, at en del af ejerskabet er flyttet fra MED og ud i hele gruppen, siger sektionsleder Maja Schmidt Jensen.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst

MED-udvalget i visitation og hjælpemidler i Hillerød Kommune (fra venstre) sektionsleder Maja Schmidt Jensen, tillidsrepræsentant for ergo- og fysioterapeuterne Maja Holm Larsen, medarbejderrepræsentant Lisbeth Riis-Hansen og arbejdsmiljørepræsentant og HK’er Hanne Diget.

Hvordan var SPARK-forløbet?
SPARK i Hillerød

Hanne Diget, HK og arbejdsmiljørepræsentant:

”SPARK-forløbet har betydet, at vi er blevet bedre til processer. Nu starter vi med at sætte et mål, og så finder vi ud af, hvordan vi kommer derhen – i stedet for bare at køre ud ad en tangent.”

Lisbeth Riis-Hansen, medarbejderrepræsentant:

”Det var et meget positivt forløb. Vi glædede os til møderne og følte virkelig, at vi fik noget med derfra.”

Maja Schmidt Jensen, sektionsleder:

”Konsulenten var god til at lytte. Han hjalp os med at komme ud af vores indforståethed, og så havde han en masse redskaber i tasken, uanset hvilken retning vi fik talt os i.”

Maja Holm Larsen, tillidsrepræsentant for ergo- og fysioterapeuterne:

”Hvis ikke vi havde haft SPARK-konsulenten på, kunne vi godt være kørt af sporet i processen.”

Grafisk facilitering rykker både for borgere og kolleger
grafisk facilitering

Alle i Visitation og Hjælpemidler har været på kursus i grafisk facilitering, som Hillerød Kommune har udbudt.

Her har de lært, hvordan man kan bruge tegning og modeller til at forklare komplekst stof.

Og grafisk facilitering er effektivt både i forhold til borgerne og i arbejdet med at forenkle internt.

- Det er hundrede gange nemmere, hurtigere og mere konkret at fremlægge med grafisk facilitering end at stå med et langt powerpoint-oplæg, hvor folk går død efter fem minutter, siger sagsbehandler og medarbejderrepræsentant Lisbeth Riis-Hansen.

Ansøg nu
SPARK

Læs mere om, hvordan SPARK kan hjælpe jeres arbejdsplads.

Det tilbyder SPARK

Søg et gratis forløb med en SPARK-konsulent .

Se hvordan I søger her.