Meget er sket, siden Forebyggelse, Træning og Rehabilitering i Faaborg-Midtfyn Kommune søgte hjælp hos SPARK til bedre mødekultur og en større forståelse af forskellen mellem TRIO og MED-udvalg med det formål at understøtte konstruktive dialoger om det psykiske arbejdsmiljø.

Mødelederrollen går nu på skift blandt ledere og medarbejderrepræsentanter i TRIO. Referentopgaven går også på skift, og dagsordenspunkter er nu tidsangivet. Møderne er blevet bedre, og der er indlagt 2 & 2 dialoger og tavse refleksioner undervejs.

Desuden har TRIO-medlemmerne fået styr på, hvad forskellen på MED og TRIO er, og hvornår dialogen skal tages i henholdsvis MED-udvalget og TRIO.

- Det har skabt mere energi omkring TRIO-møderne, og det har skubbet til dynamikkerne på møderne, så de bliver mere effektfulde, siger afdelingsleder hos Forebyggelse, Træning og Rehabilitering, Anne Bro. 

MED og TRIO blev skilt ad

Arbejdspladsen søgte SPARK, Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne, fordi de oplevede, at TRIO-mødet var blevet et mini MED-møde, og de havde svært ved at placere punkter på de forskellige møder, fortæller Pia Huth, der er tillidsrepræsentant for fysioterapeuterne.

- Vi ønskede at blive skarpe på, hvad TRIO's kerneopgave er, og hvad MED's kerneopgave er, så vi kan tage dialogen det rigtige sted og også inddrage kolleger og medarbejdere siger hun. 

SPARK-konsulent Karin Thomassen besøgte arbejdspladsen og forklarede den 9-personer store TRIO, at TRIO-mødet er et uformelt sparringsrum til at vende aktuelle spørgsmål om hverdagens opgaveløsning, mens MED-udvalget er et mere formelt organ, der bruges til at drøfte love, regler og rammer for arbejdets udførelse. 

- Karin var god til at afdække og afklare vores fokus med os, så da vi havde fået skilt MED og TRIO ad, kunne vi fokusere på, hvad vi egentligt gerne ville med vores TRIO. Den skulle være mere involverende og handlende, og for at blive det, krævede det, at vi grundlæggende arbejdede med vores mødekultur, siger Lotte Rørby Lagoni, der er leder af Forebyggelse, Træning og Rehabilitering i Faaborg-Midtfyn Kommune. 

Arbejde med mødekultur

Arbejdet med mødekulturen blev således det egentlige fokuspunkt i SPARK-forløbet, der strakte sig over fire møder over et års tid. TRIO's oplevelse var, at møderne savnede dynamik og fremdrift, og alt for ofte kom til at handle om, at faggrupper og afdelinger gav statusser til hinanden fremfor egentlig dialog.

- Vi var blevet for låst i egen struktur og dagsorden og måde at mødes på – og gav ikke opgaverne fri i TRIO eller til andre i afdelingen. Vi brugte heller ikke TRIO til at gøre punkter klar til MED, siger afdelingsleder Anne Bro.

Hvad er formålet med punktet?

På møderne med SPARK-konsulent Karin Thomasson har TRIO arbejdet med at, hvordan de optimerer dagsordener, referater og mødestyring.

De fik udviklet og testet en skabelon for, hvordan de laver dagsorden og referat. Som TRIO behøver man ikke at skrive et mødereferat, men arbejdspladsen vurderer, at det giver værdi at lave et referat, men er i overvejelse omkring, hvordan den skal laves, og om referatet evt. kan laves visuelt.

Også mødestrukturen blev gennemgået. Hvordan starter man et møde? Hvem sætter punkter på dagsordenen? Hvordan tager man mandatet som mødestyrer? Hvordan fokuserer man samtalen? Hvem konkluderer på det, der bliver sagt?

- Den nye skabelon betyder, at man ikke bare smækker et punkt på dagsordenen. Nu er der krav til, hvordan man skriver et punkt på: Hvad er formålet med punktet? Og hvad vil vi gerne opnå? Det har gjort os mere nysgerrige på, hvad vi vil have ud af snakken, siger Pia Huth, der er tillidsrepræsentant for terapeuterne og selv er uddannet fysioterapeut.

Se skabelon for dagsorden og referat

Snup det praktiske redskab

Mødeleder går på skift

Under drøftelserne gik det op for TRIO, hvor betydningsfuldt det er at skifte mødeleder. Tidligere havde Lotte Rørby Lagoni mødeledelsen fast. Nu skifter de mødeleder hver gang.

- Det er lidt angstprovokende at skulle være mødeleder, men det gør også, at det bliver gjort forskelligt fra gang til gang, og at vi får en anden dynamik. Jeg har oplevet, at en af mine kolleger startede mødet med mindfulness. Det har vi aldrig gjort før. Og i går lavede vi motion under mødet, fordi mødelederen bestemte det, siger Lisbeth Thrane, der er social- og sundhedsassistent og tillidsrepræsentant for trænings- og aktivitetsafdelingen.

TRIO har erfaret, at rotation på mødelederrollen fremmer tryghed og fælles ledelse, og for leder Lotte Rørby Lagoni er det skønt at kunne deltage som menigt medlem. 

- Det er mindre et præstationsrum for mig end førhen, hvor jeg som mødeleder følte, at jeg havde hele forpligtigelsen til at lave det bedst mulige møde. I dag er det ansvar mere delt, og jeg er meget taknemlig over at have dygtige medarbejdere, der griber de bolde, vi deler mellem hinanden, siger hun. 

Læg små dialog-processer ind

TRIO har fundet frem til en række ting, som de vil tage fat på for at forbedre møderne bl.a. at 'tjekke ind' ved mødestart, gøre brug af små dialogprocesser undervejs, lade referentopgaven gå på skift og øve sig i perspektivskifte. Perspektivskiftet kan fx handle om, hvordan tiltag ser ud fra borgerens perspektiv, og her kan en mere visuel tilgang med flipover og tusch ofte tilføje noget ekstra til møderne.

Det betyder også, at målet om at blive en levende og involverede TRIO, er rykket tættere på.

- TRIO er godt på vej til at opleves som handlende og mere inddragende i forhold til at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø. Vi er der ikke helt endnu. Det kræver i den grad øvelse at fralægge sig gamle vaner, men vi har fået kæmpe inspiration til arbejdet, lyder det fra TRIO'en.