Sønderborg sørger for at onboarde medarbejderne

Stine tog sagen i egen hånd og sikrede en god start til nye kolleger

Indførelsen af et introduktionsprogram og en mentorordning har skabt et langt bedre arbejdsmiljø og mindre gang i svingdøren i afdelingen for børn og unge i Sønderborg Kommune.

Af Bettine Romme Andersen 25/10/2019

Det er dyrt og besværligt med udskiftning i medarbejderstaben. Derfor kan det betale sig at tage godt imod nye medarbejdere, så de føler sig velkomne og gerne vil blive længe på arbejdspladsen.

Den erfaring har socialrådgiver og TR Stine Pekruhn gjort på nærmeste hold, da hun for nogle år siden oplevede et dårligt arbejdsmiljø med medarbejderflugt i sin afdeling for børn og unge i Sønderborg Kommune.

Derfor besluttede hun at gå til ledelsen og præsentere sin idé om at sætte introduktionen af nye kolleger langt mere i system.

- Vi havde nogle episoder førhen, hvor man bare fik en sagsstamme i hånden og så værsgo at gå i gang. Og det tænkte jeg, ikke var den rigtige måde at tage imod nye og nyuddannede på, siger Stine Pekruhn.

Hendes initiativ blev modtaget med kyshånd af myndighedsleder Karina Meyer Olesen, som selv tidligere havde arbejdet som socialrådgiver i afdelingen.

- Jeg kunne mærke, at Stine bare ville det, og så var det en fælles retning, vi kunne gå, siger Karina Meyer Olesen.

Velkomst og hilse på-møder

Med inspiration fra en række materialer om onboarding af nye medarbejdere udarbejdet af KL og Socialrådgiverforeningen satte Stine Pekruhn et introduktionsprogram i søen, og hun startede selv som mentor, da afdelingen kort efter skulle udvide og ansætte en del nyuddannede socialrådgivere på samme tid.

De første uger af introduktionsprogrammet handler om de praktiske ting i forhold til it-programmer og systemer, hilse på kolleger og samarbejdspartnere samt information om alt fra kaffemaskinen til kantinen.

- Vi begynder altid med en introduktionsperiode på 14 dage til alt det praktiske, og så starter vi en mentorordning op efter det, fortæller Stine Pekruhn.

Mentorprogrammet tilbydes både nyansatte og nyuddannede, men varigheden af ordningen aftales individuelt alt efter behov. Men for nyuddannede kan mentorordningen løbe i op til et år, og de første møder ligger fast i kalenderen helt fra start.

- De faste møder er vigtige for, at den nyuddannede ikke bare er overladt til at spørge en tilfældig kollega, som måske ikke har tid til at hjælpe. Hos mentor kan man sparre om både det faglige, men også alt muligt andet, fortæller Stine Pekruhn.

Læs også: Introprogram fastholder nyansatte: Thea følte sig hurtig nyttig

Mentorordning i gruppe eller solo

Stine Pekruhn har prøvet både at arbejde helt klassik som mentor med én nyansat, men hun har også prøvet at være mentor for en mindre gruppe nyansatte.

- Det har været godt, fordi de nyuddannede hurtigt har fået et netværk indbyrdes, hvor de har kunnet bruge og lære af hinanden. På den måde har jeg også kunnet lave nogle temaer, eksempelvis hvordan laver man en børnesamtale, eller hvordan udarbejder man en børnefaglig undersøgelse, siger hun.

Udfordringen ved en gruppe er, at nogle måske putter sig og ikke siger så meget. Derfor skal det stadig være muligt at få sin mentor på egen hånd, mener Stine Pekruhn.

- Det er rigtig vigtigt, at de tør åbne sig og spørge om de ting, som de går med. Derfor er der også nogle, som får en kombination af gruppeforløb og egen mentor-tid, siger hun.

Fastholdelsen af medarbejdere går meget bedre

Introprogrammet har kørt i fire år, og Stine Pekruhns idé om at bruge krudt på de nye medarbejdere har givet pote.

- Der er ikke længere så stort et medarbejderflow igennem vores afdeling mere, så det går absolut meget bedre med fastholdelsen, og medarbejderne vil gerne blive, siger hun.

Og den udlægning bakker myndighedsleder Karina Meyer Olesen op om.

- Vi har ikke haft nogle opsigelser af betydning de senere år, og når vi slår en stilling op, får vi langt flere ansøgninger end tidligere, siger lederen.

Tilbagemeldingerne fra de medarbejdere, som har været igennem onboarding-programmet, er også positive.

- De nyansatte siger, at det er rart, at de får et program, inden de starter, og de beskriver også, at det er rart at have en mentor, fortæller Stine Pekruhn.

Myndighedsleder Karina Meyer Olesen peger på at det tillidsfulde samarbejde, som de har opbygget i TRIO, har været med til at skabe de gode resultater.

Fagligt boost for Stine

Udviklingen af opstartsprogrammet har for Stine Pekruhn været et kæmpe fagligt boost, fortæller hun.

- Jeg bruger sin faglighed på en ny måde, fordi jeg har skullet arbejde ind i organisationen, og det giver helt nye arbejdsopgaver, hvor jeg har skullet bruge den mere coachende og faciliterende tilgang.

Som mentor er det vigtigt, at man ikke dikterer og fortæller, hvordan det skal være, men hjælper på vej, påpeger hun.

- Man skal hjælpe dem med at finde deres egen rådgiver-stil, og de skal coaches den vej hen, hvor de selv finder løsningen, siger hun.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Gode råd om onboarding

Hvis du som Stine Pekruhn vil lave et introprogram på din arbejdsplads til nye kolleger, så giver Stine Pekruhn her sine gode råd:

  • Ledelsesopbakning: Man skal have sin ledelse 100 procent med, så der er tid til at implementere det.
  • Én ansvarlig: Der skal være udpeget en person, som er ansvarlig for programmet. Det kan være en koordinator eller mentoren.
  • Kulturen skal være moden: Kulturen i afdelingen skal være klar til at modtage nye, så alle er bevidste om egen adfærd, og hvordan man hjælper nyankomne.
Arbejdsmiljøpris

Stine Pekruhn og Karina Meyer Olesens afdeling - Modtagelsen Børn og Unge - har netop vundet Sønderborg Kommunes arbejdsmiljøpris 2019.

- Det er alles fortjeneste, for det har været et stort arbejde, som vi er glade for helt uventet at få anerkendelse for, siger myndighedsleder Karina Meyer Olesen.