Når SPARK – Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne – er ude på kommunale arbejdspladser, så samarbejder de med MED-udvalg og TRIOer.

Og her er noget af det vigtigste at lære TRIOer og MED-udvalg selv at inddrage deres kolleger i forhold til de udfordringer, man som arbejdsplads står overfor. Medarbejdernes input giver en pejling på, hvor TRIO/MED kan sætte ind med tiltag, der kan forbedre det psykiske arbejdsmiljø. SPARKs grundtanke er, at arbejdspladser selv skal have kompetencer til at lede inddragende processer, så man ikke er afhængig af eksterne konsulenter fremover.

Her får du et af de redskaber, som SPARK lærer TRIO/MED at bruge: Trappen – en guide til dialogiske processer.

Hvad får I ud af redskabet?

Processens design sikrer, at alle kommer til orde, og at der er tid til både individuel refleksion, gruppedrøftelser og opsamling i plenum. Undervejs får deltagerne indsigt i de facetter omkring arbejdsspørgsmålet, som er blevet drøftet undervejs.

Processen giver TRIO/MED værdifulde og konkrete input til prøvehandlinger, der kan forbedre det psykiske arbejdsmiljø, og samtidig bidrager processen til en større grad af indflydelse, medansvar og ejerskab for den fælles trivsel og arbejdsglæde.

Før I går i gang: Find et arbejdsspørgsmål

Inden I går i gang, skal I have fundet et konkret arbejdsspørgsmål til processen – hvad ønsker I, at medarbejderne skal drøfte? Vælg et overordnet emne. Det kan fx være spørgsmål som:

• ’Hvordan sikrer vi bedre overlevering mellem vores vagtlag?’
• ’Hvordan kan vi inddrage de pårørende i samarbejdet om borgeren?’
• ’Hvordan deler vi bedst vores viden og erfaringer i vores samarbejde?’
• ’Hvordan kan vi bringe mere faglighed ind i vores fællesmøder?’
• ’Hvordan passer vi på den gode tone mellem os, når vi er pressede på tid/opgaver?’

Det er vigtigt, at arbejdsspørgsmålet er utvetydigt formuleret, så I undgår misforståelser og dermed ikke får det udbytte af processen, I havde håbet på.

I kan, inden I designer jeres dialogproces, evt. lade jer inspirere af denne lille video om procesfacilitering:

Dialogprocessen – sådan gør I

Estimeret tidsforbrug: 1 time og 15 min.

Step 1: Forklar formålet med processen

(5 minutter)

I har samlet jeres kolleger. Nu er det tid til at sætte nogle ord på formålet med dette møde/workshop: Hvorfor laver TRIO/MED denne proces, og hvad skal det bruges til? Hvad får vi ud af det som arbejdsplads?

Det er vigtigt, at formålet med processen og koblingen til psykisk arbejdsmiljø fremtræder klart, inden I tager fat på selve processen.

Det kan være en god ide at lade andre TRIO/MED-medlemmer introducere formål og proces fremfor lederen – det kan give et andet følgeskab til processen, når det er kolleger, der stiller sig frem.

Step 2: Intro til metode, forventningsafstemning og produktkrav

(5 minutter)

Giv en kort, overordnet intro til trinene i dialogprocessen, og forklar, at der er et produktkrav i form af konkrete forslag til TRIO/MEDs videre arbejde.

Step 3: Kør processen

(1 time afhængigt af deltagerantal)

Selve dialogprocessen gennemføres via følgende trin: (se også denne artikels illustration)

1. Individuel refleksion over arbejdsspørgsmålet. (ca. 5 min)
2. To og to præsenterer I jeres tanker for hinanden – stil uddybende spørgsmål hvis behov. (ca. 10 min)
3. Makkerparrene samles herefter i grupper på 4-6 personer. I gruppen præsenterer en fra hvert makkerpar kort deres tanker og forslag. (ca. 10 min)
4. Gruppen drøfter forslagene og udvælger to ideer - fx på baggrund af lavthængende frugter (hvad er nemmest at gennemføre), eller hvad der har størst betydning for det psykiske arbejdsmiljø eller andet. Noter de to forslag på papir. Gruppen vælger også en talsperson. (ca. 15 minutter)
5. Talspersonen for gruppen præsenterer forslagene i plenum. (tidsforbrug afhænger af størrelsen på arbejdsplads, men ca. 2 min per gruppe). TRIO/MED noterer undervejs, fx på flipover eller powerpoint. Alternativt kan TRIO/MED samle gruppernes skriftlige forslag ind efter præsentationen.
6. TRIO/MED reflekterer højt sammen om, ’hvad er vi blevet klogere på nu i forhold til tiltag’. (ca. 5 min)
7. TRIO/MED runder af og fortæller deltagerne, hvad næste skridt er, hvornår de hører videre til processen, og om de kan forvente at blive inddraget yderligere (ca. 5 min)

Drøft forslag og vælg prøvehandlinger (efter dialogprocessen)

TRIO/MED drøfter nu de indkomne forslag på et TRIO/MED-møde og udvælger 1-2 forslag, I vil arbejde videre med som en prøvehandling.

Lav en handleplan for prøvehandlingen: Hvad vil vi gøre? Hvorfor er det vigtigt for os at gøre det? Hvordan vil vi handle? Hvornår skal det ske? Hvem skal gøre det? Hvilke ressourcer har vi brug for? Hvordan kan vi sikre os mod benspænd og afhjælpe dem, hvis de opstår?

Læs mere om prøvehandlinger

Praktiske overvejelser inden afvikling af dialogprocessen:

• Gruppeinddeling – hvordan skal grupperne sammensættes?– skal det være fagfællesskabet eller fx det nære daglige samarbejde, som I grupperer efter? Tænk over hvilken sammensætning, der vil give gode og praksisnære drøftelser
• Aftal i TRIO/MED, hvem der gør hvad før, under og efter dialogprocessen, så rollefordelingen er på plads, og I kender jeres opgaver.
• Materialer: sørg for skriveredskaber og notatpapir til hver deltager, meget gerne med arbejdsspørgsmålet påtrykt

Se, hvordan SPARK lærte et bibliotek at bruge procesfacilitering: Bibliotekets MED-udvalg blev proceskonsulenter