Cafémetoden er velegnet til idéudvikling, videnspredning og forankring af fælles forståelse af temaer i større forsamlinger på 20 eller flere hundrede deltagere. Først besluttes ét fælles tema, og herunder dannes flere emner. Et forslag kunne være:

Hvordan skal vi bruge og udvikle vores kompetencer det kommende år?

1. Hvad er vi særligt gode til i forhold til brugerne/borgerne?
2. Hvornår lykkes vores kollegiale samarbejde bedst?
3. På hvilke områder kunne vi udnytte vores kompetencer endnu bedre?
4. Hvordan lærer vi på jobbet i dag – hvilke ”læring-på-jobbet” aktiviteter virker bedst?

Underemnerne kvalificeres eller udvikles ved at arbejde med dem i 5-7 mandsgrupper. Grupperne sidder ved hver deres bord – disse grupper kaldes caféer, og hver café har en cafévært, som har ansvar for at facilitere processen.

Runderne i en cafémetode vil typisk være:

1. Introducer processen for deltagerne og caféværtens rolle.
2. Deltagerne placerer sig ved bordene – det første sted, man sidder, er ens ”stamcafé”.
3. Første caférunde: Gennemføres i stamcaféerne.
4. Anden caférunde: Gæstevisit, hvor den eneste, der bliver siddende, er caféværten. De øvrige fordeler sig ved andre borde.
5. Tredje caférunde: Deltagerne går tilbage til stamcaféen.
6. Sammenfatning og evt. afrapportering i plenum.

Cafémetodens væsen er spredningen i flere emner under samme tema, fordybelsen gruppevis samt at gå på besøg i hinandens caféer. Med udgangspunkt heri kan metoden naturligvis udfoldes på mange måder.

Tid og ressourcer 
Der bør minimum afsættes 2 timer til at gennemføre cafémetoden. Der skal også afsættes tid til bagefter at bearbejde de tanker og ideer, der er blevet dokumenteret i de enkelte caféer.