Hos Randers kommunale tandpleje er det en torsdag morgen i november, og på tandklinikken i Biografgade er cirka 15 medarbejdere og ledere efterhånden ved at indfinde sig i mødelokale 2, hvor de skal have tredje møde med konsulent Mille Trøst Simonsen fra SPARK. Hun har været der to gange før, for tandplejen i Randers er én af de arbejdspladser, der har sendt en ansøgning til SPARK og fået bevilget et forløb, der sætter fokus på psykisk arbejdsmiljø.

Blandt mødedeltagerne er der både tandlæger, tandplejere og klinikassistenter, så alle tre faggrupper, der har deres daglige gang i tandplejen er repræsenteret.

Til stede er både MED-udvalg, AM-udvalg og ledelse, og i det daglige sidder deltagerne på flere forskellige klinikker rundt om i kommunen. De har søgt SPARK om støtte under temaerne ’Usikkerhed og utryghed som kan skabes af forandringer og omstillinger’ og ’Problemer i samarbejdet mellem medarbejdere og/eller ledere på arbejdspladsen’. Det har blandt andet været besparelser, der har givet ændringer i tandplejens arbejde.

LÆS OGSÅ: Det kan SPARK hjælpe med

Mille Trøst Simonsen begynder dagen med at samle op på sidste møde og sætte rammerne for dagen. Det gjorde hun også første gang, hun var der, og både Hanne Blaabjerg, der er tillidsrepræsentant for klinikassistenterne og Lars Høvenhoff, der er leder af tandplejen, husker, at det første møde begyndte lidt følende.

- Det tog lang tid at præsentere os, for det skulle Mille selvfølgelig have på plads. Men efter det snakkede vi videre, hun vendte tilbage til noget af det, vi havde sagt. Og så tænkte jeg: ”Hold da op, hun er skarp”. Hun ramte jo lige netop ned i, at der foregår noget her, der aldrig bliver sagt. Det var en god oplevelse, for det er rigtigt. Der foregår en masse ting under alle de fine ord, vi bruger, som ikke bliver sagt, siger Hanne Blaabjerg.

Lars Høvenhoff fortæller:

- Hun ramte ret hurtigt noget af det, vi bøvler med. Hun kom hurtigt ind til kernen af det, og så fik vi sat fokus på to områder. Det ene var kommunikationen, og det andet var stressfaktorer, siger han.

LÆS OGSÅ: Fra frustration til håb: Nu kan vi se handlemuligheder

Kommunikation og stressfaktorer

Netop det med kommunikationen og for eksempel at få sagt de lidt sværere ting til hinanden, har der været fokus på gennem tandplejens forløb.

 - Det har givet mig en bredere fornemmelse af, hvor jeg har de andre henne, siger Hanne Blaabjerg.

Denne torsdag formiddag har hun de andre lige ved siden af sig i mødelokalet. Mille Trøst Simonsen præsenterer dagens benspænd, altså opmærksomhedspunkter i forhold til deltagernes egen læring, og holder et oplæg om kerneopgaven, det er nemlig den, det handler om i dag. I første omgang skal de formulere den på 10 minutter, og grupperne går flittigt i gang.

Der har været nogle forandringer i tandplejen i Randers blandt andet i form af nedskæringer, og det har betydet, at der i perioder har været opgaver, der blev nedprioriteret, uden at det dog er afstemt, hvilke opgaver, der er vigtigst. Det skal dagens øvelser hjælpe med at sætte fokus på. 

- Det job, vi har, er meget baseret på en kalender. Jeg kigger over på patientsystemet, og det er fyldt ud med navne fra tidlig morgen til sen eftermiddag. Abdul har tid kl. 8 og Camilla kommer kl 8.20, og sådan går dagen. Og så sker der nogle gange et skred i det, hvis der kommer nogle nødbehandlinger og der er nogle, der er syge eller på kursus. Det er der nogle af de ansatte, der kan have lidt svært ved, for vi er nok en speciel type mennesker, der er lidt ordnung muss sein over det, siger Lars Høvenhoff, der er leder af tandplejen.

Det kan være en stressfaktor i hverdagen, som skal løses, og som var en af grundene til at Lars Høvenhoff og Hanne Blaabjerg sendte en ansøgning afsted til SPARK.

- Folk går selvfølgelig ikke i sort over kalenderudfordringen, for det er den fornemmeste opgave at løse det, men det skal bare ikke ske hver dag i en måned. Så bliver det jo til stress og ukontrolleret bøvl, siger han.

LÆS OGSÅ: Her rydder de op i det, der bøvler

De fire grupper, som sidder og arbejder med at formulere kerneopgaven flere steder i tandplejen har gode snakke om, hvad sådan en kerneopgave skal bestå af. Tandsundhed går igen i flere forslag til en formulering af kerneopgaven, men der melder sig også spørgsmål om, hvor ambitiøst den skal formuleres. Hver af grupperne kommer frem til en kerneopgave, og så er det tid til kaffepause og croissanter.

Et stort udvalg

At tandplejen har valgt at sammensætte en stor gruppe, der deltager i SPARK-møderne har både fordele og ulemper.

- Det har givet lidt udfordringer i forhold til at være så mange. Vi kendte jo ikke alle sammen hinandens sprog og retorik, men det har i hvert fald givet os en bedre kommunikation på tværs af grupperne, siger Hanne Blaabjerg.

Mille Trøst Simonsen møder som SPARK-konsulent oftest mindre grupper, og jo flere mennesker, jo flere forskellige interesser er der også ind i det, hun kommer med.

- De kom fra forskellige steder og forskellige teams, så det var også forskellige ting, der fyldte. For eksempel var der nogle, der ville have fokus på, hvad de skulle gøre, hvis der for eksempel manglede én på normeringen, og andre synes at noget andet er det vigtigste, siger hun.

Derfor har hun også organiseret arbejdet i grupper, når hun besøger tandplejen. Andre gange tager de fat om opgaver alle sammen.

Konkret arbejde

Efter kaffepausen er det tid til næste del af gruppeopgaven. Der skal brainstormes på alle de opgaver, der bliver løst i løbet af en dag, og alt skal skrives ned på post-its og sættes op på et stort stykke pap. Det bliver meget konkret for dem alle, hvad de egentlig fylder deres dag med. Der er mange opgaver, de måske ikke tænker så meget over i hverdag, men som bliver gjort meget synlige ved at blive skrevet ned.

Dagens store udfordring kommer, da de skal til at prioritere alle de nedskrevne opgaver i forhold til den kerneopgave, de fandt frem til tidligere på dagen.

- Der bliver nogle opgaver, som ikke er så vigtige i forhold til andre. Når de skal skære ned og skære ind til benet, skal det hjælpe dem med at få et overblik over, hvilke opgaver de har. Så de har mulighed for i hverdagen at prioritere opgaverne og kigge på, hvad der er vigtigst i forhold til udførelsen af deres fælles kerneopgave, siger Mille Trøst Simonsen.

Den tankegang bliver også fulgt ude i grupperne.

- Hvis lokummet brænder, hvad kan vi så tage ud? lyder det i en gruppe, og der er ikke enighed alle steder om, hvad der er vigtigst.

- Øvelsen var rigtig fin. Nu har vi et billede af, hvad vores kerneopgave er, og hvor vi skal sætte ind. Jeg tror ikke, vi er enige, men vi har et redskab til at sige: Kan vi gøre det her på en anden måde, siger Hanne Blaabjerg.

Netop diskussionen om prioritering er Lars Høvenhoff også glad for.

- Jeg tror, at folk fra alle tre faggrupper har godt af at tage diskussionen og få en eller anden konsensus om, at når vi står i en bestemt situation, så er det ok enten at melde afbud til patienter eller lave en prioritering, siger Lars Høvenhoff.

Videre til de andre

Ikke alle medarbejdere har været med i forløbet med SPARK, og nu skal Lars Høvenhoff også brede det ud til resten af medarbejdergruppen og også lave øvelsen på et personalemøde.

- Det er et fedt forløb, og det er givende, og vi er heldigvis mange mennesker involveret. Det er tæt på 1/3 af alle ansatte, så det er forholdsvist nemt at få bredt ud i institutionen, siger han.

Hanne Blaabjerg er enig i, at det har været et godt forløb, der har givet nogle gode værktøjer til kommunikationen internt.

- Vi har fået sat i spil, at vi skal være oppe i helikopterperspektiv, og vi skal kunne kommunikere om det, der er svært, vi kan ikke bare stikke hovedet i busken og tænke, det går nok over. Mit ønske for SPARK-forløbet var, at vi havde en tilkendegivelse om, at det her, det handler ikke om at såre dig, fordi du sidder med den her opgave. Det handler om, at vi skal have et overordnet blik på, hvordan tandplejen har det, hvordan opgaverne skal være fordelt, og hvordan vi kommunikerer med hinanden, siger hun.

Hen mod slutningen af formiddagen samler Mille Trøst Simonsen op på dagens øvelse, og de får alle hørt pointer fra de andres gruppearbejde. Der følges op på dagens benspænd, så de kan formulere konkrete handlinger, de kan gå i gang med – det vil sige næste skridt. Næste gang de mødes er til et afsluttende evalueringsmøde i januar.