Når ny teknologi bare er et simpelt redskab, der uden besvær glider ind i den daglige opgaveløsning, er der ingen grund til at ofre den ekstraordinær opmærksomhed. En ny ovn i institutionskøkkenet, hæve/sænkeborde på kontoret eller en smart, sensorstyret belysning i lokalerne kan være gode investeringer, men næppe noget, der afgørende påvirker jeres opgaveløsning eller resultater.

Det er de teknologiske nyskabelser, der har potentiale til virkelig at gøre en forskel i hverdagen og for kerneopgaven, som det er nødvendigt at bruge ekstra omtanke, dialog og samarbejdskraft på. Her kan både de positive effekter og bivirkningerne af teknologien være størst, og sådanne teknologier kræver samtidig typisk en godt forberedt implementering, inden gevinsterne kan høstes.

Hvert af de kommunale velfærdsområder har sine specifikke teknologiske fremtidsudsigter, men der er også en række af især de digitale teknologier, der skønnes at være bredt relevante på tværs af hele det kommunale landskab – eller blive det i en nær fremtid. Det gælder ifølge KL’s teknologiradar blandt andet softwarerobotter, skærme og selvbetjeningsløsninger, apps, cloud computing, videoløsninger, sensorer, sikkerhedsteknologier, sociale teknologier og netværksteknologi. Se også faktaboksen Eksempler på teknologi i den kommunale hverdag.

Der er derfor stor sandsynlighed for, at mange af disse teknologier kommer på dagsordenen i jeres kommune i de kommende år – hvis de ikke allerede er det – og at de får følgeskab af andre, der endnu ikke er modne eller slet ikke opfundet. Alene udsigten til manglen på arbejdskraft må ventes at forstærke efterspørgslen efter teknologiske løsninger, som gør det muligt at levere samme eller højere velfærdsniveau uden at kunne ansætte tilsvarende flere medarbejdere.

Stor forskel på teknologiprojekter

Ligesom selve teknologierne er forskellige, er der betydelige forskelle på, hvad det kræver at indarbejde dem i hverdagen. At implementere et stort ESDHsystem i en hel kommune kan ikke sammenlignes med fx den lokale udvikling af en softwarerobot til en enkelt arbejdsgang. Kompleksiteten i processerne afhænger blandt andet af:

• Hvor moden og velafprøvet teknologien er.
• Projektets skala og ambitioner.
• Om implementeringen går på tværs af organisatoriske grænser.
• Hvilken grad af medarbejder- og borgerinddragelse der er behov for.
• Hvor langstrakt processen er fra idé til ibrugtagning.

Hertil kommer forskelle i den organisatoriske sammenhæng, teknologien skal implementeres i. Hvor teknologivant er organisationen? Hvilke andre forandringsprocesser, er der i gang? Hvor aktivt bakker de forskellige ledelsesniveauer teknologien op? Hvordan er samarbejdsrelationerne? Osv.

Samtidig kan der være betydelig variation i, hvor store muligheder der er for lokal indflydelse på et teknologiprojekt. I den ene ende af skalaen ligger de initiativer, der udspringer lokalt eller er lette at præge ud fra jeres egne behov. I den anden ende findes implementering af store standardsystemer, der skal rulles ensartet ud over hele kommunen eller måske hele landet. Imellem de to yderpunkter ligger de mange projekter, hvor idéen eller impulsen måske kommer udefra eller oppefra, men hvor I har et spillerum til at påvirke beslutninger, præge forløbet og tilpasse løsningerne til jeres egne behov.

Med disse forskelle in mente giver nedenstående model et forenklet billede af de fire typiske hovedfaser i en digitaliserings- eller anden teknologiproces.

Teknologiprocessens typiske hovedfaser:

1. Idéudvikling

Det er her, idéer fødes, udforskes og afprøves. Idéerne kan udspringe fra medarbejderne og organisationen selv, eller de kan komme oppe- eller udefra. I idéfasen har man ideelt set ikke lagt sig fast på en bestemt teknologi eller løsningsmodel, men er åben over for alt, hvad der kan løse opgaven – uanset om det er (digital) teknologi eller ej.

2. Konsekvensvurdering

Her skal de ønskede effekter og forventede konsekvenser af projektet beskrives. Det er typisk her, man udarbejder en businesscase og en plan for, hvilke gevinster der skal høstes. Ud fra disse dokumenter overvejes det, om projektet samlet set “kan betale sig”. Læs mere under Kerneopgave: Hvad er formålet med og udbyttet af teknologien.

3. Udvikling/Anskaffelse

Indholdet i denne fase afhænger af, om man blot skal anskaffe en eksisterende standardløsning, tilpasse en teknologi til egne behov eller udvikle noget helt nyt. Uanset hvad skal man først beskrive kravene til løsningen, fx i en kravspecifikation.

4. Implementering og drift

I denne fase skal den færdige løsning implementeres og sættes i drift. Det indebærer, at rutiner og processer skal revideres, teknologien skal tilpasses, og medarbejderne skal klædes kompetencemæssigt på til at kunne bruge den.

Kilde: BFA: Digitalisering og det gode arbejde

Afhængig af jeres placering i organisationen og beslutningsprocessen kan I drøfte og påvirke projektet i alle fire hovedfaser.

I de tidlige faser er det særlig vigtigt at afklare, hvad det er for et behov, teknologien eventuelt kan løse, og hvilke fordele og ulemper den ventes at have.

I senere faser vil der være fokus på, hvordan I kan skabe de nødvendige forudsætninger for at få udnyttet teknologien bedst muligt i den daglige drift.

Læs mere under Inddragelse: Hvordan skal vi samarbejde om god implementering.