Sammen om ny teknologi i kommunerne

Ny teknologi i kommunerne

Der er god grund til at forholde sig nysgerrigt og udforskende til, hvordan ny teknologi kan styrke velfærden i kommunerne, og hvordan man sikrer inddragelse og forbereder en god implementering. Bliv klogere på processen.

Af Bettine Romme Andersen 13/06/2022
Fremfærd

Når ny teknologi bare er et simpelt redskab, der uden besvær glider ind i den daglige opgaveløsning, er der ingen grund til at ofre den ekstraordinær opmærksomhed. En ny ovn i institutionskøkkenet, hæve/sænkeborde på kontoret eller en smart, sensorstyret belysning i lokalerne kan være gode investeringer, men næppe noget, der afgørende påvirker jeres opgaveløsning eller resultater.

Det er de teknologiske nyskabelser, der har potentiale til virkelig at gøre en forskel i hverdagen og for kerneopgaven, som det er nødvendigt at bruge ekstra omtanke, dialog og samarbejdskraft på. Her kan både de positive effekter og bivirkningerne af teknologien være størst, og sådanne teknologier kræver samtidig typisk en godt forberedt implementering, inden gevinsterne kan høstes.

Hvert af de kommunale velfærdsområder har sine specifikke teknologiske fremtidsudsigter, men der er også en række af især de digitale teknologier, der skønnes at være bredt relevante på tværs af hele det kommunale landskab – eller blive det i en nær fremtid. Det gælder ifølge KL’s teknologiradar blandt andet softwarerobotter, skærme og selvbetjeningsløsninger, apps, cloud computing, videoløsninger, sensorer, sikkerhedsteknologier, sociale teknologier og netværksteknologi. Se også faktaboksen Eksempler på teknologi i den kommunale hverdag.

Der er derfor stor sandsynlighed for, at mange af disse teknologier kommer på dagsordenen i jeres kommune i de kommende år – hvis de ikke allerede er det – og at de får følgeskab af andre, der endnu ikke er modne eller slet ikke opfundet. Alene udsigten til manglen på arbejdskraft må ventes at forstærke efterspørgslen efter teknologiske løsninger, som gør det muligt at levere samme eller højere velfærdsniveau uden at kunne ansætte tilsvarende flere medarbejdere.

Stor forskel på teknologiprojekter

Ligesom selve teknologierne er forskellige, er der betydelige forskelle på, hvad det kræver at indarbejde dem i hverdagen. At implementere et stort ESDHsystem i en hel kommune kan ikke sammenlignes med fx den lokale udvikling af en softwarerobot til en enkelt arbejdsgang. Kompleksiteten i processerne afhænger blandt andet af:

  • Hvor moden og velafprøvet teknologien er.
  • Projektets skala og ambitioner.
  • Om implementeringen går på tværs af organisatoriske grænser.
  • Hvilken grad af medarbejder- og borgerinddragelse der er behov for.
  • Hvor langstrakt processen er fra idé til ibrugtagning.

Hertil kommer forskelle i den organisatoriske sammenhæng, teknologien skal implementeres i. Hvor teknologivant er organisationen? Hvilke andre forandringsprocesser, er der i gang? Hvor aktivt bakker de forskellige ledelsesniveauer teknologien op? Hvordan er samarbejdsrelationerne? Osv.

Samtidig kan der være betydelig variation i, hvor store muligheder der er for lokal indflydelse på et teknologiprojekt. I den ene ende af skalaen ligger de initiativer, der udspringer lokalt eller er lette at præge ud fra jeres egne behov. I den anden ende findes implementering af store standardsystemer, der skal rulles ensartet ud over hele kommunen eller måske hele landet. Imellem de to yderpunkter ligger de mange projekter, hvor idéen eller impulsen måske kommer udefra eller oppefra, men hvor I har et spillerum til at påvirke beslutninger, præge forløbet og tilpasse løsningerne til jeres egne behov.

Med disse forskelle in mente giver nedenstående model et forenklet billede af de fire typiske hovedfaser i en digitaliserings- eller anden teknologiproces.

Teknologiprocessens typiske hovedfaser:

1. Idéudvikling

Det er her, idéer fødes, udforskes og afprøves. Idéerne kan udspringe fra medarbejderne og organisationen selv, eller de kan komme oppe- eller udefra. I idéfasen har man ideelt set ikke lagt sig fast på en bestemt teknologi eller løsningsmodel, men er åben over for alt, hvad der kan løse opgaven – uanset om det er (digital) teknologi eller ej.

2. Konsekvensvurdering

Her skal de ønskede effekter og forventede konsekvenser af projektet beskrives. Det er typisk her, man udarbejder en businesscase og en plan for, hvilke gevinster der skal høstes. Ud fra disse dokumenter overvejes det, om projektet samlet set “kan betale sig”. Læs mere under Kerneopgave: Hvad er formålet med og udbyttet af teknologien.

3. Udvikling/Anskaffelse

Indholdet i denne fase afhænger af, om man blot skal anskaffe en eksisterende standardløsning, tilpasse en teknologi til egne behov eller udvikle noget helt nyt. Uanset hvad skal man først beskrive kravene til løsningen, fx i en kravspecifikation.

4. Implementering og drift

I denne fase skal den færdige løsning implementeres og sættes i drift. Det indebærer, at rutiner og processer skal revideres, teknologien skal tilpasses, og medarbejderne skal klædes kompetencemæssigt på til at kunne bruge den.

Kilde: BFA: Digitalisering og det gode arbejde

Afhængig af jeres placering i organisationen og beslutningsprocessen kan I drøfte og påvirke projektet i alle fire hovedfaser.

I de tidlige faser er det særlig vigtigt at afklare, hvad det er for et behov, teknologien eventuelt kan løse, og hvilke fordele og ulemper den ventes at have.

I senere faser vil der være fokus på, hvordan I kan skabe de nødvendige forudsætninger for at få udnyttet teknologien bedst muligt i den daglige drift.

Læs mere under Inddragelse: Hvordan skal vi samarbejde om god implementering.

Eksempler på teknologi i den kommunale hverdag

Der er masser af eksempler på, at ny teknologi allerede er blevet en integreret del af den kommunale opgaveløsning – og har bidraget til at højne kvalitet og brugeroplevelser. Her blot nogle udvalgte.

Dagtilbud og skole: Der er teknologi i mødet mellem lærere, pædagogisk personale og børn og unge. Det gælder fx ved brug af apps og læringsplatforme, virtuel (fjern-)undervisning, brug af droner og sensorer i natur og teknik eller matematik. Børn arbejder også med faglige temaer som teknologi og teknologiforståelse. Kommunikationen mellem lærere, pædagoger og forældre er i høj grad digital, fx via AULA.

Social og sundhed: Medarbejderne bruger digital teknologi i arbejdet med udsatte grupper og ældre borgere, fx skærmbesøg og touchskærme, samt velfærdsteknologi i form af fx løfterobotter og faldsensorer. Der er også projekter i gang, hvor avancerede dataanalyser kan understøtte, at borgere med særlige behov får den rette indsats, fx de nødvendige hjælpemidler.

Beskæftigelse: Jobcentrene benyttede under coronanedlukningen virtuelle møder med ledige, og der er eksempler på, at borgere kan afprøve mulige job eller uddannelser via virtual reality. På beskæftigelsesområdet kan sagsbehandlere vælge at inddrage algoritmer, som kan forudsige, om en ledig er i risiko for at blive langtidsledig.

Teknik og miljø: Data fra fx droner og sensorer anvendes til at optimere vedligeholdelse og initiativer til fx grøn omstilling. Mange kommuner bruger også digital teknologi i forbindelse med byudvikling til at inddrage borgernes adfærd, viden og synspunkter.

Administration: Det administrative arbejde er i høj grad digitaliseret – lige fra fagsystemer på de enkelte velfærdsområder, over ERP-systemer til økonomi- og ressourcestyring til de ESDH-systemer, der styrer håndteringen af sager og dokumenter. Selvbetjening og softwarerobotter (RPA) er nogle af de områder, der er i vækst.

Kommunernes teknologiradar

For at skabe et overblik over, hvor langt ude i horisonten forskellige nye teknologier befinder sig, har KL udarbejdet en Teknologiradar. Radaren viser, hvilke teknologier der dels vurderes modne, dels har en vis udbredelse i kommunerne. Der er udviklet en radar for hvert af de kommunale fagområder og én samlet. Radaren opdateres årligt, og den nyeste udgave kan altid findes på videncenter.kl.dk

Publikation: "Sammen om ny teknologi"

Sådan får vi det bedste ud af de digitale muligheder:

 

Ny teknologi er ofte digital

Når man taler om teknologi i kommunerne, betyder “ny teknologi” næsten altid digital teknologi og digitalisering. Det er en velbegrundet forenkling.

For der findes selvfølgelig mange andre former for teknologi: elevationssenge, rendegravere og whiteboards er også teknologi. Men dels har næsten al ny teknologi nu et element af noget digitalt, dels er det her, der sker de store nybrud, hvor en ny teknologi ikke bare er en lille forbedring af en velkendt.

Derfor skelnes i denne udgivelse ikke skarpt imellem, om en ny teknologi er digital eller ej. De fire grundspørgsmål er således også relevante, uanset hvilken ny teknologi der er tale om.

Sammen om ny teknologi

Her på siden finder I inspiration til, hvordan I sammen kan gribe en teknologiproces an i jeres kommune.

"Sammen om ny teknologi" er en publikation, som sætter fokus på fire grundspørgsmål, som alle parter i teknologibeslutningen med fordel kan overveje sammen.

Publikationen er især henvendt til chefer, ledere, tillidsvalgte og samarbejdsfora i kommunerne, som står foran eller midt i vigtige teknologibeslutninger. Den kan fx bruges som oplæg til drøftelser i MED-udvalg, i chef- og ledergrupper eller mellem ledere og medarbejdere på den enkelte arbejdsplads.

Publikationen bygger dels på interview med eksperter og praktikere på området, og dels på eksisterende viden om ny teknologi og digitalisering.

Det er Fremfærds bestyrelse, som står bag.