- Vi har ikke haft tid til at kigge på vores udfordring. Vi er nødt til at passe vores kerneopgave først.

En kvinde med gråt hår og briller har taget ordet. Med mikrofonen i hånden fortæller hun, hvorfor tidspres gør det vanskeligt for almindelige medarbejdere på ældreområdet at kaste sig ind i kampen for afbureaukratisering.

Sammen med to kollegaer skulle hun kigge nærmere på en konkret udfordring. Men den ene kollega er syg, den anden er på ferie, og hun selv har haft drøntravlt.

Kom med ind i maskinrummet

Vi er i Haderslev, nærmere betegnet i VUC Syd's smukke bygninger ved havnefronten. Klokken er lidt over 9 en blæsende tirsdag i oktober, og godt 40 kvinder og nogle få mænd har placeret sig omkring de store runde borde.

Normalt ville de være på arbejde i hjemmeplejen, på plejecentret eller i visitationen, men denne dag er de inviteret helt ind i maskinrummet - der hvor ledere og udviklingskonsulenter normalt befinder sig.

Mens kaffen drikkes, og den sidste bid ostemad fortæres, fortæller Mette Rauch, afdelingsleder for Senior og Rehabilitering i Haderslev Kommune, hvad dagens program er.        

- Sidste gang nåede vi frem til 41 temaer og udfordringer, hvor vi kunne se, at der var muligheder for afbureaukratisering. I har nu været hjemme og undersøge disse temaer. Opgaven gik på at være små detektiver og blive klogere på, hvad udfordringerne gik ud på. Var der nogle, der ændrede sig meget? Var der nogle der forsvandt? Det skal vi arbejde videre med i dag. 

70 medarbejdere og ledere inddrages

Haderslev Kommune er én blandt otte kommuner, der eksperimenterer med samskabt styring i Fremfærd-regi. Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde, og hvor alle, der har aktier i en given regel, inddrages.

I Haderslev er ca 70 medarbejdere og ledere fra Senior og Rehabilitering inddraget i processen med at identificere og prioritere udfordringer og udvikle nye løsninger - en proces der strækker sig over fem workshops, og som tog sin begyndelse i foråret. 

Denne workshop er den tredje i rækken og har overskriften "prioritering og kvalificering af udfordringer." Opgaven er at finde ud af, hvad man skal stille op med de 41 meget forskelligartede udfordringer, som kom på bordet ved sidste workshop og begynde at kigge på løsninger, hvis der er tid til det. 

Den gode udfordring

- I har været hjemme og snakke med kolleger og måske undersøge, om de har det samme problem andre steder f.eks. på et andet plejecenter. Nu skal vi sammen beslutte, hvilke udfordringer vi skal vælge at arbejde videre med, for 41 er for mange.

Marie Ramskov Balch fra KL er partskonsulent i Fremfærd og har været tilknyttet projektet. Hun går frem og tilbage mellem deltagerne og trykker med jævne mellemrum på computeren, når en ny slide skal op på det sorte bagtæppe.

Mens hun gennemgår én af slide'ne, "Den gode udfordring" - om forskellen på at vælge en god og en mindre god udfordring, gør deltagerne sig klar til at fortælle kolleger og ledere, hvad de er blevet klogere på efter deres detektivarbejde.

IPads på plejecentre

En mørkhåret kvinde med briller fortæller, at den udfordring, hun skulle kigge på, allerede er ved at blive løst. 

- Vi ville gerne have iPads på plejecentret, fordi der ofte er kø til computerne, når vi skal dokumentere, men det viser sig efter at have talt med lederen, at der allerede er noget igang på det område, siger kvinden, mens en anden medarbejder oplever, at hun er oppe imod negativitet fra hendes kolleger, når hun fortæller om projektet.

 - De siger: "Hvad nytter det. Der sker jo ikke noget alligevel." Det er ikke til at opdrive motivation, siger hun.

En anden kvinde fortæller, at hun sammen med en lille arbejdsgruppe har undersøgt en udfordring omkring besværlig registrering af utilsigtede hændelser. Gruppen har udarbejdet et lille spørgeskema til kollegerne - både i hjemmeplejen og på plejecentret - for at få styr på problemets omfang.

-  I hjemmeplejen er der ikke en eneste, der har udfyldt spørgeskemaet, og på plejecentret har vi fået 12 besvarelser ud af 45. Det må betyde, at problemet ikke er så stort, siger kvinden. 

Manglende information

Snakken går frem og tilbage om de 41 udfordringer, der blev identificeret for en måned siden. 

Selvom en del udfordringer er forsvundet, er der stadig nogle tilbage, bl.a. viser det sig, at der i kommunen er tre depoter for akutte hjælpemidler. Men der er ingen udbringningsordning. Det betyder, at de pårørende selv skal sørge for at afhente bækkenstole, lifte og tunge madrasser.

Også samarbejdet mellem udfører og visitation fylder. Her synes medarbejdere i hjemmeplejen, at det tager for lang tid at få et hjælpemiddel ud til borgeren, og at visitationen er en stopklods.

Her viser det sig, at udfordringen er at få nok information fra hjemmeplejen ind til visitationen, så de kan behandle ansøgningen og kan handle på den her og nu.

- Vi skal sikre, at alle oplysningen kommer ind fra start, for gør de det, bliver der sagsbehandlet indenfor et døgn, siger en kvinde, der har udforsket netop den problemstilling.

"Bøvlet kommer fra os selv"

Partskonsulent Marie Ramskov Balch samler op på de foreløbige udmeldinger og siger, at eksemplet med manglende information til visitationen er et godt eksempel på, at man skal vide præcis, hvad problemet er, for at man kan løse det.

- Ellers risikerer man at løse noget forkert, siger hun. 

For afdelingsleder Mette Rauch, der er øverste leder for de godt 2000 medarbejdere i Senior og Rehabilitering, giver arbejdet med samskabt styring god mening. Al forandring er svær, ikke mindst når drifttoget kører, men samarbejdet med Fremfærd giver en metode til, hvordan man kan løse problemer næste gang, noget bøvler.   

- Vi har det med at tænke: "Det er nok lovgivningen. Det kan vi ikke gøre noget ved". Men ofte kommer bøvlet fra os selv. Her skal vi skabe en kultur for, hvordan vi løbende kan undersøge og løse problemer, siger hun. 

En medarbejder giver hende ret og siger, at kolleger ofte skaber problemer for hinanden ved at sige: "Det er også bare dem i visitationen."

Bed din leder om tid

Snakken går om tidspres og kerneopgave. Men også om vigtigheden af kommunikation. En medarbejder i hjemmeplejen siger, at hun skal arbejde over, hvis hun skal nå at undersøge de ting, der bøvler, og at det er et problem, at der kører så mange projekter samtidig.  

- Der skal sættes tid af ledelsesmæssigt til dette arbejde, siger hun.

En kollega omkring bordet understreger, at man som medarbejdere også skal huske at bede sin leder om tid, hvis man er med i et projekt som dette, der kræver hjemmearbejde. Det har hun gjort og fået den. 

Udfordringer vendt på hovedet

Op ad formiddagen er 41 udfordringer blevet reduceret til 14, der alle hænges op på væggen i forhold til to kriterier: Er problemet let eller svært at løse? Giver en løsning af problemet stor eller lille værdi for kerneopgaven.

Medarbejdere og ledere skriver sig alle på mindst en udfordring, som de vil arbejde videre med. 

Marie Ramskov Balch understreger, at de tilstedeværende ikke skal løse udfordringen selv. De har bare rollen som tovholdere.

- Det er det, samskabt styring handler om - at skabe styring sammen. I skal byde nogle op til dans og forsøge at løse udfordringen sammen med andre, der har en aktie i at finde en løsning. Det er i høj grad en kommunikationsopgave og en opgave, der handler om inddragelse, siger hun. 

Omvendt brainstorm

Der er en time til frokost, og mens deltagerne gør sig klar til buffeten, tager Tom Bjerregaard, sociolog og konsulent i FOA ordet. Han er også tilknyttet projektet og skal fortælle om, hvordan man bedst finder løsningsmuligheder. 

Han forklarer, at forandringer i en organisation er som en slags undtagelsestilstand. Derfor skal man være ekstra opmærksom på kommunikationen og på, hvordan man modtager andres ideer. 

- Det er let at lade sig begrænse og tænke: "Det kan ikke lade sig gøre. Det har vi prøvet." For at overvinde modstand er det vigtigt at have en metode til ideudvikling, så man får flest mulige ideer på bordet, siger Tom og demonstrerer én af metoderne nemlig negativ eller omvendt brainstorm, der går ud på at komme med alt det, der skal til for, at man ikke når målet.    

LÆS OGSÅ: Kan man skabe et nyt afbureaukratiserings-mindset på ældreområdet?

- Jeg elsker den metode, fordi den kortslutter og provokerer hjernen, så man tænker alternativt, siger Tom Bjerregaard og afprøver metoden på deltagerne:

 - Hvordan kan man sikre, at der er for få hjælpemidler i depotet? At så få mennesker som overhovedet muligt kender depotet? Og at afhentningen bliver så besværlig som mulig?

Der grines højlydt, og eksemplet vækker genklang. Bagefter kan man vende det hele 180 grader på hovedet og komme med alle løsningsforslagene.

Kulturskifte på vej

For Pia Baumgarten, der er uddannet antropolog og har ansvaret for projektet i Haderslev Kommune, er samskabt styring med til at skabe et klima, hvor man godt må stille spørgsmål ved reglerne og italesætte, når noget bøvler.

- Det vil være den ultimative succes at få en kultur i vores organisation, der gør, at hver gang, vi har noget bureaukrati, der ikke fungerer, kan vi ændre på det, fordi medarbejderne gør opmærksom på problemet og selv bidrager med løsninger, og lederne lytter og siger: 'Lad os undersøge det nærmere,' siger hun.