- Vi er glade for, at du snart skal være vores nye kollega. Vi glæder os meget til at tage imod dig.

Sådan står der i det brev, alle medarbejdere i hjemmepleje og sygeplejen i Køge Kommune modtager godt to uger før, de starter i deres nye job.

I brevet beskrives det, hvordan de første dage på jobbet vil forløbe, hvem den ansattes 'makker' er, hvordan man bestiller uniformstøj, ID-kort og mange andre ting.

I Køge samarbejder man om at fjerne bøvl i hverdagen

Medarbejdere får også en velkomstfolder, der i et let forståeligt sprog og med tegninger og fotos forklarer, hvordan sygeplejen og hjemmeplejen er opbygget, og at man her "slipper fagligheden fri" og samarbejder med ledelsen om at fjerne unødigt bøvl i hverdagen.

Velkomstbrev og folder er en del af et større rekrutterings- og fastholdelsesprogram, der skal få flere til at søge job i hjemmeplejen og sygeplejen og holde fast i de nye medarbejdere, der allerede er kommet.

- Det skal være fedt at få job i Køge Kommune. Nyansatte skal have en oplevelse af, de bliver taget godt imod, at man har styr på tingene, og at man vil medarbejderne, siger social- og sundhedsassistent Tine Johnsen fra hjemmeplejen i Køge Kommune.

Hun er blandt de ledere og medarbejdere, der det sidste års tid har deltaget i et større projekt, hvor medarbejderne gennem metoden Samskabt styring inddrages i at finde nye løsninger og bruge deres faglighed.

Undren fra nyansatte satte gang i processen

I forbindelse med projektet, der har fået navnet "Slip fagligheden fri" og som Fremfærd har været en del af, har ledere og medarbejdere interviewet nyansatte om, hvordan de oplever at blive modtaget i hjemme- og sygeplejen. 

Her viste det sig, at der var stor forskel på, hvordan de følte sig modtaget.

- Nogle fik en god introduktion, mens andre oplevede en mindre god introduktion. Det skabte en del undren og frustrationer blandt de nyansatte. Konklusionen på interviewene var, at introforløbet kaldte på både struktur og tjeklister, siger Tine Johnsen. 

Medarbejdere og ledere har på workshops diskuteret, hvordan de konkret skal arbejde med rekruttering og fastholdelse, og valget er faldet på at udarbejde et introduktionsprogram, der foruden velkomstbrev og velkomstfolder, indeholder tjeklister til ledere og medarbejdere, makker-ordning, skabelon til stillingsannoncer og meget andet.

- Materialet er blevet til på baggrund af de tilbagemeldinger, vi fik, da vi holdt møde med nye medarbejdere. Det er et temmelig opfattende materiale, som er blevet testet af undervejs af teamledere. Der er en pakke til ledere om, hvad de skal huske at sende ud, og en pakke til medarbejdere. Vi har forsøgt at gøre det nemt og tydeligt, hvem der gør hvad i forhold til ansættelse, velkomst og introduktion, siger Maria Lindholm Kristensen, projektleder og chefkonsulent i Køge Kommune.

En del af introprogrammet består af en makker-ordning, hvor den nyansatte får en 'buddy' og fast støtteperson i den første tid. Som makker er ens job at tage imod den nye medarbejder, spise frokost sammen, besvare spørgsmål, introducere kollegaer osv.

Sygeplejerske har afprøvet materialet

Teamleder Ida Rongsted har afprøvet materialet bl.a. da hun i sommer ansatte en sygeplejerske, og det virker, fortæller hun.

- Sygeplejersken var rigtig glad for modtagelsen og savnede ikke noget. Hun følte, at der var styr på alle relevante detaljer, og at velkomstbrevet var skrevet personligt til hende. Hun var glad for at få telefonnumre til teamleder, teamkoordinator og TR, og for at få velkomstfolder og skema for de første 14 dage, siger Ida Rongsted.

Hun understreger, at arbejdet med rekruttering og fastholdelse ikke er gjort med at udarbejde et godt materiale. Det er en 'ongoing' proces.

- Det skal ligge på rygraden, at det er sådan, man gør. Vi arbejder på, at alle skal kende og bruge materialet, siger hun.

'Slip fagligheden fri' skal sælge Køge

Udarbejdelsen af det nye materiale har skabt en større forståelse af, hvad det er for værdier, der skal tiltrække nye medarbejdere til hjemmeplejen og sygeplejen.

Her spiller projekt "Slip fagligheden løs" en afgørende rolle. Det særlige ved projektet er, at man anvender Samskabt styring som metode til at udvikle bedre styring til gavn for kerneopgaven og borgerne.

Kernen i Samskabt styring er at inddrage alle, der har en 'aktie' i styringen, og i hjemmeplejen og sygeplejen i Køge Kommune er man så glade for metoden, at den nu bliver indarbejdet i MED-systemet.

Samtidig bliver Samskabt styring omdrejningspunkt for en arbejdsmiljødag i hjemmeplejen med deltagelse af arbejdsmiljørepræsentanter og ledere fra alle teams, så alle lærer at bruge metoden.

Medarbejdere og ledere undersøger og fjerner unødigt bøvl i hverdagen

Velkomstfolder

Samskabt styring er blevet et aktiv for kommunen, mener social- og sundhedsassistent Tine Johnsen.

- Jeg oplever, at Samskabt styring højner den faglige stolthed og arbejdsglæden. Vi kommer i spil som faggruppe og inddrages som medspillere med medansvar, siger hun. 

Samskabt styring udbredes til alle plejeteams

For teamleder Ida Rongsted har arbejdet med rekrutterings- og fastholdelsesprogrammet og kendskabet til Samskabt styring været en værdifuld cocktail. 

Hun har lært andre dele af organisationen at kende og har bl.a. fået sparring fra chefkonsulent Maria Lindholm Kristensen i forhold til at skrive jobopslag og dele jobopslagene på bl.a. Facebook. 

- Maria har hjulpet mig med at gøre mig selv mere tydelig, så man kan mærke, hvem jeg er som leder. Hun har også hjulpet mig med at give opslaget en større eksponering ved at bruge sociale medier. Det er ikke hokus-pokus, men ved at dele viden i organisationen kan vi skabe en forandring, der gør os interessante, siger Ida Rongsted.