Ældrekonference

Haderslev efter ét år med samskabt styring: Mange problemer løste sig selv

Hvad er fordele og ulemper, når man som kommune vil udvikle styring og fjerne bureaukrati og hverdagsbøvl sammen med medarbejderne. Det ved de i Haderslev Kommune, der delte ud af deres erfaringer på KL's Ældrekonference.

Af Irene Aya Schou 24/09/2019
Fremfærd

Interessen var stor, da Haderslev Kommune og repræsentanter for Fremfærd holdt workshop om afbureaukratisering, tillid og samskabt styring på KL's Ældrekonference i Kolding.

I workshoppen fortalte to konsulenter fra Haderslev Kommune om, hvordan man på ældreområdet har forsøgt at gøre op med unødig styring og bøvl i hverdagen og få flere ressourcer til kerneopgaverne.

Det er sket via et samarbejde med Fremfærd og gennem metoden samskabt styring, hvor ledere og medarbejdere i fællesskab undersøger udfordringer og forsøger at udvikle nye løsninger.

Problemer viser sig at være ’småting’

I Haderslev har sosu-personale, sygeplejersker og folk fra visitationen igennem det seneste år arbejdet på at identificere og få bugt med hverdagsbøvlet. Det er sket over fem workshops.

- Vi gik fra 41 til 9 udfordringer, og i den proces oplevelse vi, at mange af de ting, vi troede var problemer, viste sig at være småting, som vi selv kunne løse, fortalte Mathias Kresten Kolstrup, der er konsulent i Haderslev Kommune og har været projektleder på projektet.

Han fortalte, at man i projektperioden har forbedret samarbejdet mellem udfører og visitation og sikret, at hjælpemidler mod tryksår hurtigere kommer ud til borgerne. Samtidig har man i kommunen et klart billede af, hvad der bøvler på ældreområdet, og hvad der kan gøres ved det.

Samskabt styring kræver tid, ledelse og stram styring

Men Haderslev Kommune har også oplevet, at der er mange faldgruber, når man som kommune vil udvikle styring sammen med medarbejderne. Det kræver tid, ledelse og stram styring af processen.

- At udvikle styring sammen med medarbejderne kræver ikke mindre ledelse men mere ledelse. Det kræver stor ledelsesmæssig tilstedeværelse at opbygge og vedligeholde tillidsfulde relationer, sagde Tom Bjerregaard, der er sociolog, specialkonsulent i FOA og har været tilknyttet projektet.

LÆS OGSÅ: Medarbejdere fandt problemet og løste det selv: Nu får borgerne hurtigere hjælpemidler

Afbureaukratisering handler ikke altid om at fjerne regler

De godt 100 fremmødte til workshoppen ville især gerne vide, om det kan lade sig gøre at fjerne bureaukrati og skabe mere tid til kerneopgaven gennem samskabt styring.

- Ja, svarede Marie Ramskov Balch fra KL, der er partskonsulent i Fremfærd og har været tilknyttet projektet. 

Hun understregede, at bureaukrati ikke blot er dokumentation, regler, lovgivning og styring men for mange arbejdspladser forstås bredt som, ”det der bøvler og frustrerer i hverdagen”.

- Vi har oplevet, at bureaukratiet er blevet skarpere. Vi har ikke smidt så meget ud, men vi har lavet tingene om, så de ikke er så besværlige og på den måde frigivet tid til kerneopgaven, sagde Marie Ramskov Balch med henvisning til projektets teoretiske grundlag, tillidsforsker Tina Øllgaard Bentzens ’Fire F’er’.

Her handler afbureaukratisering ikke altid om at fjerne bureaukrati, men også om at forandre, forankre og fastholde.

Ledelsen skal sige: I må gerne bruge tid på det her

En tilhører i salen ville gerne vide, hvorfor medarbejderne ikke bare tager ansvar af sig selv, og hvorfor det skal gøres til et stort projekt at skabe tillid mellem ledere og medarbejdere.

Det handler i høj grad om en kulturændring, der udfordrer både ledere og medarbejdere, sagde Pia Baumgarten, der er konsulent i Haderslev Kommune, uddannet antropolog og i en periode har haft ansvaret for projektet.

-  Det kræver viden og metoder at gå fra at tænke: ’Det er bestemt oppefra. Det kan jeg ikke gøre noget ved’ og til at sige: ’Hvor stammer det fra? Lad os undersøge det’. Og så kræver det ledere, der klart og tydelig siger til medarbejderne: ’Vi prioriterer det her. I må gerne bruge tid på det’, sagde Pia Baumgarten.

Otte kommuner gør det på otte forskellige måder

Også Tom Bjerregaard fra FOA understregerede, at medarbejdere skal 'frem i skoene' og turde deltage.

- Skal vi have medarbejderne til at åbne posen og sige, hvad de tænker og bidrage med løsninger, så skal der skabes et virkelig trygt rum, de kan gøre det i. Det synes jeg lykkedes i Haderslev, sagde han. 

En vigtig pointe, når man arbejder med styring, er, at det ikke er gjort med at invitere medarbejderne ind i styringsrummet én gang.  

- Man skal løbende se på sine arbejdsgange med kritiske øjne, og så skal man finde sin egen model for samskabt styring. Vi har været ude i otte kommuner, og endnu har ingen gjort det ens, siger Marie Ramskov Balch fra KL.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst:

Fra venstre: Mathias Kresten Kolstrup, Haderslev Kommune, Pia Baungarten, Haderslev Kommune, Marie Ramskov Balch, KL, og Tom Bjerregaard, FOA. 

Kort om projektet i Haderslev:

Haderslev Kommune er én blandt otte kommuner, der eksperimenterer med samskabt styring i Fremfærd-regi. Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde, og hvor alle, der har aktier i en given regel, inddrages.

I Haderslev er ca. 70 medarbejdere og ledere fra Senior og Rehabilitering inddraget i processen med at identificere og prioritere udfordringer og udvikle nye løsninger - en proces der strækker sig over fem workshops, og som tog sin begyndelse i foråret 2018. 

Disse 9 udfordringer blev der arbejdet med:
samskabt styring

Medarbejdere og ledere på ældreområdet i Haderslev Kommune har identificeret og udvalgt disse 9 udfordringer, som de har arbejdet med.

  1. Rekruttering og fastholdelse
  2. Delegering af SUL (sundhedslovsydelser) til hjælpere
  3. Udlevering af PN (betegnelse for medicin udover det, som lægen har udskrevet)
  4. Digitale ansøgninger til hjælpemidler
  5. Akuthjælpemidler
  6. Tryksårsforebyggende hjælpemidler
  7. Flere assistenter i aftenvagt
  8. Blebevilling
  9. Utilsigtede hændelser
Hvad er samskabt styring?

Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde og forudsætter ændrede roller og kompetencer hos såvel topchefer, ledere, MED, forvaltningsmedarbejdere og de medarbejdere, der arbejder tæt på borgerne. Det er dermed meget mere end et forløb. Det er et nyt mindset, hvor ledere og medarbejdere løbende samskaber bedre styring.

Læs her, hvorfor Fremfærd og en række kommuner arbejder med samskabt styring

Hør adjunkt Tina Øllgaard Bentzen, RUC, fortælle, hvordan rollerne ændrer sig, når man arbejder med samskabt styring.