Rosenholm

Ny dokumentationskultur på vej i Herning: Vi skriver mere faglige ting i dagbogen

Handicapområdet i Herning Kommune går nye veje i jagten på en mere meningsfuld styring af kerneopgaven. På bostedet Rosenholm er medarbejderne blevet bedre til at skelne mellem, hvad der er observation, refleksion og vurderinger, når de dokumenterer i de elektroniske dagbøger.

Af Irene Aya Schou 27/09/2019
Fremfærd

Bostedet Rosenholm i Herning, der huser mennesker med nedsat psykisk og fysisk funktionsevne, har gennem halvandet år arbejdet med at skabe mere meningsfuld styring af kerneopgaven og en ny dokumentationskultur.

Det er sket i et Fremfærd-projekt om afbureaukratisering og samskabt styring, hvor voksen- og handicapområdet og psykiatriområdet i Herning Kommune har været inddraget.

- Dokumentationskravet i det pædagogiske arbejde er blevet større. Det er vigtigere end nogen sinde at kunne dokumentere og beskrive, at vi arbejder målrettet, og at der er en sammenhæng mellem bestilling, pædagogiske handleplaner, mål og opfølgning. Men det er en lang proces at arbejde med dokumentation, for det er svært at finde ind til kernen og få skabt et fælles sprog, siger afdelingsleder på Rosenholm Lene Mølgaard Johansen. 

For socialpædagog på Rosenholm Helle Hammer har arbejdet med dokumentation været både spændende og forvirrende. 

- Det med dokumentation er virkelig fluffy, og der gik meget lang tid, før jeg kunne forklare mine kolleger, hvad det var, jeg lavede, når jeg tog til workshop i Fremfærd. Men på sigt giver det mening og højner fagligheden, fordi vi får en anden forståelse af, hvordan tingene hænger sammen, siger hun. 

Fokus på dokumentation

I projektet, der samtidig er en del af et større afbureaukratiseringsprojekt under Fremfærd, er ledere og medarbejdere fra 35 arbejdspladser under Handicap og Psykiatri i Herning Kommune blevet klædt på til arbejde med styring og dokumentation hjemme i deres egen organisation.

Undervejs på en række workshops faciliteret af Fremfærd er der i arbejdsgrupper blevet talt om, hvorfor der dokumenteres, hvad der dokumenteres, hvilke lovgivninger, bekendtgørelser og tilsyn, der stiller krav om dokumentation, og ikke mindst, hvordan man dokumenterer.

Elektroniske dagbøger gøres mere faglige

På Rosenholm har især de elektroniske dagbøger været i fokus. Det er her, man skriver og gemmer data om en borger, så kolleger, der møder ind på en vagt, kan blive klædt på til dagens arbejde. Dagbogen fungerer også som dokumentation til myndigheder og tilsyn.

Derfor er den elektroniske dagbog nøglen til at styrke faglighed og samarbejde. Kan man få toptunet dagbogs-skriveriet, så medarbejderne ikke skriver tætskrevne A4-sider om stort og småt men i stedet få linjer om det, der er vigtigt for andre at vide?

Og kan man dele teksten mere op, så det klart fremgår, hvad der er observation og refleksion, hvilket vil gøre det nemmere at søge i de elektroniske dagbøger, når der fx skal evalueres på borgernes delmål?

Ja, lyder svaret fra socialpædagog Helle Hammer:

- Det er en kunst at skrive dagbog, for de bløde værdier kan være vigtige. Det kan være afgørende at skrive, at Torben har fået bøf til aftensmad, fordi det gør, at kollegerne har noget at tale med Torben om. Andre gange kan det være en irrelevant oplysning.

Flere observationer og færre synsninger

I forbindelse med projektet er der på handicapområdet blevet udarbejdet en folder, der bl.a. indeholder en række termer, man kan bruge, når man dokumenterer. Her skelnes der mellem observationer, refleksioner, hypoteser, vurderinger og tiltag.  

Observationer er beskrivelser af fakta, refleksioner er overvejelser og tanker, man gør sig, hypoteser er antagelser, der danner grundlag for en afprøvning. Vurderinger underbygger den hypotese, man har, og fører til handlinger. Tiltag er konkrete handlinger i forhold til den faglige vurdering eller den pædagogiske handleplan.

Alle medarbejdere på Rosenholm har fået udleveret folderen. De fem termer er blevet lamineret og ligger spredt rundt på bostedet, og nu øver alle sig på at bruge de nye begreber i den elektroniske dagbog. Det er vigtigt, at der er en balance mellem de forskellige termer, så refleksioner og 'jeg synes' ikke kommer til at fylde for meget. 

- Der har været en tendens til synsninger. Det øger fagligheden, når vi får flere observationer på, og vi bliver bedre til at beskrive, hvordan vi inddrager borgerne. Vi er også begyndt at italesætte: ’Husk på, hvor mange der skal læse det, du skriver, og hvor mange timer, vi bruger på det’, siger afdelingsleder Lene Mølgaard Johansen.

Dokumentation er som at skrælle et løg

Helle Hammer er ikke i tvivl om, at det øger fagligheden og på sigt frigiver tid til kerneopgaven at sætte fokus på hvorfor og hvordan, der dokumenteres. 

- Det bliver nok aldrig sådan, at medarbejderne jubler over dokumentationen, men nu kan vi se sammenhængen mellem den daglige dokumentation, handleplaner og borgernes mål. Vi kan se, at det skaber værdi for borgerne, når vi arbejder struktureret, siger hun. 

Projekt 'Meningsfuld styring i kerneopgaven' har været i gang i godt halvandet år og har fulgt flere spor. Når det har taget så lang tid at arbejde med dokumentation og styring, skyldes det ifølge Lene Mølgaard Johansen, at man langsomt skræller flere og flere lag af for til sidst at komme ind til kernen. 

Samskabt styring som metode

- Der gik lang tid, før vi i arbejdsgruppen fik sporet os ind på, hvad det egentlig var, vi sad der for, og hvad det skulle ende med. Vi talte i øst og vest, fordi man kan dokumentere på så mange forskellige måder. Det var først, da folderen kom, at jeg kunne sige: 'Nååå, det er det, jeg har lavet,' siger afdelingslederen. 

Samtidig har man i Fremfærd-projektet valgt at bruge samskabt styring som en ny tilgang til afbureaukratisering. Metoden bygger på, at medarbejderne inddrages i styringsprocessen, hvilket har været lærerigt, fortæller socialpædagog Helle Hammer.

- Jeg har fået et indblik i, hvordan ledelsen arbejder og har kunnet give mit indspark i forhold til ’folk på gulvet’, siger hun.

Også mødet med ledere og medarbejdere fra andre arbejdspladser under Handicap og Psykiatri har været givtigt. Det gælder ikke mindst sagsbehandlerne i visitationen, hvor der tidligere har været en dem-og-os-holdning.

- Nu ser vi dem meget mere som kolleger, vi godt kan ringe til og som også ønsker beboerne det bedste, siger Helle Hammer.  

Dokumentationssystem understøtter nyt sprog

Projektet har først og fremmest betydet øget dialog om egen dokumentationspraksis på Rosenholm. Dokumentation tages op på personalemøder, temadage, i lederteamet og foran kaffemaskinen. 

- Mine kolleger kommer til mig og siger, at de synes, vi skriver dagbog på en anden måde, og at vi ikke skriver helt så langt. Vi er ikke i mål, men fagligheden er kommet mere til syne, siger Helle Hammer.  

Næste skridt bliver at implementere et nyt dokumentationssystem, der underbygger det sprog, medarbejderne nu har fået, så den elektroniske dagbog automatisk lægger op til, at man tænker i observationer, refleksioner, hypoteser og effekt.

- Det nye system bliver mere stringent end det, vi har nu. Vi kan lave observationer på bestemte fokuspunkter fx udadreagerende adfærd i en uge eller 14 dage i stedet for at blive ved med bare at skrive tekst, siger afdelingsleder Lene Mølgaard Johansen. 

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Kort om projektet:

Projektet ’Meningsfuld Styring i Kerneopgaven’ gennemføres i en hel forvaltningsafdeling, Handicap og Psykiatri, det specialiserede voksenområde i Herning Kommune.

Projektet kører i to forskellige spor. Handicapområdet, der er præsenteret i dette eksempel, arbejder med dokumentationskulturen. Psykiatri, Misbrug og Udsatte arbejder på at skabe bedre sammenhæng for borgere med komplekse problemer, der skal have hjælp fra flere tilbud. Hver arbejdsplads stiller med to-tre deltagere til et fælles forløb med fire heldagsworkshops.

Deltagerne bliver klædt på til at gå ud på egne arbejdspladser og undersøge, hvad der spænder ben for løsningen af kerneopgaven hos dem. Derefter er de med til at udvikle og afprøve nye løsninger. I arbejdsgruppen arbejder deltagerne på tværs af arbejdspladserne og af udfører og myndighed. Ledelsen er også med til alle workshops.

Projektet Meningsfuld styring i kerneopgaven er støttet af Fremfærd Særlige Behov og er en del af Fremfærds indsats Mere kerneopgave – mindre bureaukrati.

Afdelingsleder Lene Mølgaard Johansen

Det er indgroet i vores kultur og dagligdag, at vi skal mærke efter, hvordan vores borgere har det og gerne vil have det, men vi glemmer ofte at skrive observationerne ned fx ’jeg så og jeg mærkede’.

Pædagog Helle Hammer

En refleksion kan fylde tre A4-sider, og en refleksion kan fylde fire linjer, og det kan være den samme refleksion, man skriver. Her er der kommet mere fokus på, hvordan man skriver den refleksion.