Autismeområdet

Dokumentation under lup: Borgerne får en mere sammenhængende hverdag

Medarbejdere og ledere på handicapområdet i Herning Kommune har endevendt al dokumentation. Det har lagt kimen til en ny dokumentationskultur, hvor medarbejderne bedre kan se formålet med den dokumentation, de laver. Processen har været lang og til tider skræmmende, erkender leder.

Af Irene Aya Schou 17/09/2019
Fremfærd

Voksen- og handicapområdet i Herning Kommune har det seneste halvandet år arbejdet på at skabe en fælles kultur for, hvordan man dokumenterer, og hvad man dokumenterer.

Projektet i Herning Kommune indgår som en del af Fremfærds rammeprojekt om samskabt styring, hvor målet er via inddragelse af alle led i styringskæden og på tværs af fagligheder at undersøge, hvad der spænder ben for løsningen af kerneopgaven, og hvordan man skaber bedre kvalitet for borgerne, større effektivitet og bedre arbejdsmiljø.

På handicapområdet har arbejdet bl.a. resulteret i en folder, der beskriver den overordnede ramme for dokumentation. Folderen fungerer som et katalog af viden, man kan gå tilbage til, hvis man bliver i tvivl om, hvorfor det giver mening at skulle dokumentere, hvordan man skal dokumentere, og hvem der egentlig stiller krav om dokumentation.

Fem termer og former for dokumentation

På botilbuddene Mosaikken, Thrigesvej, Fortuna og Nørrevænget, der alle er en del af Herning Kommunes tilbud til unge og voksne med diagnoser inden for autismespektret og ADHD, har man især arbejdet med at forbedre dokumentationen i den elektroniske, daglige journalføring.

Det er i journalen, man skriver og gemmer data om en borger, så kolleger, der møder ind på en vagt, kan blive klædt på til dagens arbejde. 

Det nye i dokumentationspraksis er ikke længere bare at skrive en kortere eller længere tekst, som kollegerne skal læse, men at strukturere teksten efter fem termer og former for dokumentation, der er opridset i den fælles folder. De fem termer er observation/iagttagelse, refleksion, hypotese, vurderinger og handlinger/tiltag.  

Hver medarbejder bruger nok i gennemsnit én time om dagen på dokumentation. Derfor er det vigtigt, at den dokumentation, vi laver, kan bruges til noget

Ved at dele dagbogsteksten mere op og bruge de fem betegnelser, bliver det nemmere for kolleger at se, hvad der er en observation, en refleksion eller en handling, når en kollega skriver om en borger.

- Vi har afholdt en intern workshop, hvor vi har øvet os i at bruge de nye termer på gamle dagbogsnotater. Det har gjort, at vi er begyndt at reflektere mere over, hvordan vi dokumenterer, så vi lærer at skrive kort og præcist og få det nødvendige med, siger Line Harring, der er socialpædagog på bostedet Mosaikken i Herning.  

Fra ustruktureret dagbog til søgbar tekst

For Laura Farcinsen, der er afdelingsleder for bostederne Thrigesvej og Nørrevænget, handler den nye dokumentationspraksis om at højne fagligheden og gøre brugen af dokumentation mere effektiv til gavn for borgerne. Ved at dele dagbogsteksten mere op, bliver det nemmere at søge i teksten i forbindelse med fx udarbejdelse af delmål og handleplaner.

Det bliver også muligt for medarbejdere at læse relevante afsnit fx observationer, når de møder ind på en vagt, og gemme resten til senere, hvor der er mere tid.

- Vi har valgt at fokusere på de fem termer, fordi det er det, der er mest brugbart i hverdagen, og som kommer til at give den største værdi for borgerne, siger Laura Farcinsen.

For Mia Andersen, der arbejder som socialpædagog på bostedet Nørrevænget, er det vigtigt at sætte lup på dokumentationspraksis, ikke mindst fordi dokumentation tager tid væk fra samværet med borgerne, som umiddelbart kan opfattes som ens kerneopgave.

- Hver medarbejder bruger nok i gennemsnit én time om dagen på dokumentation. Derfor er det vigtigt, at den dokumentation, vi laver, kan bruges til noget. Jeg har da oplevet at sidde og skive dagbog og tænke: Bliver det overhovedet læst? siger hun.

Dokumentation bliver redskab til højere faglighed

En anden vigtig ting ved projektet er, at det er blevet tydeligt, at dokumentation ikke bare et til for, at eksterne tilsyn kan se, hvad medarbejderne har lavet med borgerne, og at de får det, de har bestilt gennem handleplaner.

Det er også et redskab til internt at højne det faglige niveau, arbejdsglæden og skabe en mere sammenhængende hverdag for borgerne.

- Vores relation med beboerne bygger på, at vi er forudsigelige og troværdige. Her er skriftlig dokumentation vores eneste mulighed for at sikre, at vi handler på samme måde, så én kollega ikke aftaler noget den ene dag, og en anden kollega gør noget helt andet dagen efter, siger socialpædagog Line Harring.

Samskabt styring kræver, at man slipper kontrollen

For Laura Farcinsen handler god dokumentationskultur om, at medarbejderne kan se meningen med den dokumentation, de laver. Her spiller den lokale kontekst en afgørende rolle.

- Vi vil for alt i verden undgå, at medarbejderne føler, at de laver dokumentation for dokumentationens skyld, for er der noget, man bliver syg af, er det at udføre opgaver, man ikke føler skaber værdi for borgerne. Derfor må hver arbejdsplads tage stilling til, hvad borgerne på deres sted har gavn af og tilrettelægge dokumentationen efter det. Alligevel giver det mening at tale om en fælles dokumentationskultur for hele handicapområdet, siger hun.

I projektet har hver arbejdsplads stillet med to-tre deltagere til et fælles forløb med fire heldagsworkshops, faciliteret af Fremfærd. Laura Farcinsen har oplevet arbejdet med en fælles dokumentationskultur som værende en lang og til tider ’ubehagelig’ proces.

Lang, fordi det tager tid for arbejdspladser med forskellig tilgang til dokumentation at indkredse emnet og nå ind til kernen. Ubehagelig, fordi processen har bygget på, at hele den lokale styringskæde og medarbejderne skal være med til at stille diagnosen og finde kuren, også kaldet samskabt styring, hvilket har været en til tiden kaotisk fremgangsmåde.

- Vi er vant til i hverdage at skulle være super effektive og hele tiden vide, hvad vi gør hvor, hvordan og hvornår. I dette projekt var det ikke tydeligt fra start, hvor vi skulle hen. Vi afsøgte et stort felt, før vi landede på noget. Det er en udfordring, men det er samtidig en præmis. Ellers er det jo ikke samskabt, siger Laura Farcinsen.

Ny indlæring kræver aflæring af gamle vaner

Selv om Herning Kommune er nået langt i forhold til at få implementeret en ny dokumentationskultur på handicapområdet, er man ikke i mål.

Faktisk er det først nu, at den fælles ramme og forståelse af dokumentation, der er skabt i den store arbejdsgruppe og udtrykt i folderen, skal masseres ind på de enkelte arbejdspladser.

- Udfordringen er, at når man tror, man er færdig, så står man over for et endnu større bjerg, for nu skal resten af medarbejderne igennem et miniformat af det samme, siger Laura Farcinsen, der til hjælp i formidlingsarbejdet har visualiseret hele forløbet gennem en række tegninger, der nu hænger på personalekontoret på bostedet Nørrevænget. 

For socialpædagog Mia Andersen er det en udfordring at skulle ændre vaner og bruge nye termer i den elektroniske dagbog.   

- De nye medarbejdere, der er startet hos os, er bedre til at bruge det end os. De skal ikke aflære noget gammelt. Vi andre skal lige i gang, siger hun.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Hvad er samskabt styring?

Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde og forudsætter ændrede roller og kompetencer hos såvel topchefer, ledere, MED, forvaltningsmedarbejdere og de medarbejdere, der arbejder tæt på borgerne. Det er dermed meget mere end et forløb. Det er et nyt mindset, hvor ledere og medarbejdere løbende samskaber bedre styring.

Læs her, hvorfor Fremfærd og en række kommuner arbejder med samskabt styring

Hør adjunkt Tina Øllgaard Bentzen, RUC, fortælle, hvordan rollerne ændrer sig, når man arbejder med samskabt styring. 

 

Billedtekst

Pædagog Mia Andersen (tv), Laura Farcinsen, afdelingsleder og pædagog Line Harring (th).

Kort om projektet:
FRemfærd særlige behov

Projektet ’Meningsfuld Styring i Kerneopgaven’ gennemføres i en hel forvaltningsafdeling, Handicap og Psykiatri, det specialiserede voksenområde i Herning Kommune.

Projektet kører i to forskellige spor. Handicapområdet, der er præsenteret i dette eksempel, arbejder med dokumentationskulturen. Psykiatri, Misbrug og Udsatte arbejder på at skabe bedre sammenhæng for borgere med komplekse problemer, der skal have hjælp fra flere tilbud. Hver arbejdsplads stiller med to-tre deltagere til et fælles forløb med fire heldagsworkshops.

Deltagerne bliver klædt på til at gå ud på egne arbejdspladser og undersøge, hvad der spænder ben for løsningen af kerneopgaven hos dem. Derefter er de med til at udvikle og afprøve nye løsninger. I arbejdsgruppen arbejder deltagerne på tværs af arbejdspladserne og af udfører og myndighed. Ledelsen er også med til alle workshops.

Projektet Meningsfuld styring i kerneopgaven er støttet af Fremfærd Særlige Behov og er en del af Fremfærds indsats Mere kerneopgave – mindre bureaukrati.

De fem termer i dokumentationen:

Når medarbejderne på handicapområdet i Herning Kommune laver dokumentation, skelner de mellem disse termer: 

1. Observationer/ Iagttagelser:

Beskrivelse og gengivelse af fakta, ”hvad jeg så/hørte” (handlingen), som er nøgtern og objektiv uden indblanding af egne følelser og vurderinger.

2. Refleksioner: 

Faglig refleksion over den indsats, vi leverer (jeg tror, jeg tænker).

3. Hypoteser:

Opstil mulige hypoteser på baggrund af personens forudsætninger, dine observationer og den faglige refleksion. Marker evt. den, du tror mest på.

4. Vurderinger

Faglige vurderinger som underbygger hypoteser og fører til handlinger.

5. Handlinger/tiltag

Stillingtagen og ageren i forhold til den faglige vurdering og den pædagogiske handleplan. Beslutningen i forhold til den konkrete handling tages typisk i fællesskab i teamet.

Det er vigtigt, at der er en balance mellem de forskellige termer og former for dokumentation. Der er en tendens til, at refleksioner kommer til at fylde for meget. Det er også vigtigt at kunne gå tilbage og sortere i dokumentationen og fx se, hvilke hypoteser kollegaerne har haft.

Download folder om dokumentation